فصل هفدهم، بخش ۵۴، سازماندهي به انجمن‌ دائمي

§ 54 -سازماندهي به انجمن‌ دائمي

وقتي قرار باشد يك انجمن دائمي تشكيل شود، سازماندهندگان اغلب همان مسير يك نشست توده‌اي‌ را طي مي‌كنند، جز اينكه وقتي سازماني در حال شكل گيري است، نشست‌ها بايد با دقت محدود به افرادي شود كه علاقه‌ آنان به تأسيس سازمان معلوم باشد. به اين دليل، معقول است براي دعوت مدعوان به جاي بيانيه‌ عمومي به نامه‌ يا تماس شخصي متوسل شد.

نخستين نشست تأسيسي

نخستين نشست، كه بهتر است قسمت كار در آن مختصر گرفته شود، گاهي پس از صرف ناهار يا شام برگزار مي‌شود. در اين نشست‌هاي تأسيس سازمان، در صورت تمايل مي‌توان دعوت به دستور را چند دقيقه پس از زمان پيش‌بنيي شده اعلام كرد.

انتخاب مسؤلان موقت، و گفتگوهاي مقدماتي. وقتي شخص تعيين شده جلسه را به دستوردعوت كرد، مي‌گويد: «نخستين كار انتخاب يك رئيس است». مانند نشست‌ توده‌اي، كسي كه جلسه را به دستور دعوت مي‌كند مي‌تواند هم يك رئيس موقت را نامزد كند هم بلافاصله از صحن بخواهد تا اشخاصي را براي رياست موقت جلسه نامزد كنند و نامزدها به صورت شفاهي اخذ رأي مي‌شوند. وقتي رئيس موقت در جايگاه خود قرار گرفت، يك منشي نيز مثل مورد نشست‌ توده‌‌اي، انتخاب خواهد شد (نگا ك: ص.31-530).

سپس رئيس جلسه از اعضائي كه بيشترين علاقه را در تأسيس انجمن دارند درخواست مي‌كند تا اطلاعات پسزمينه‌اي را ارايه دهند يا خودش مي‌تواند صحبت كند. مي‌توان از ديگران نيز خواست تا نظراتشان را ابراز كنند، اما رئيس نبايد اجازه دهد هيچ كس نشست را در انحصار خود درآورد.

تصويب قطعنامه‌اي در مورد تشكيل يك انجمن. پس از صرف زمان معقول براي اين مذاكره‌ غيررسمي، كسي بايد قطعنامه‌اي شامل طرح اقدام مشخص ارايه دهد. كساني كه نشست را برنامه‌ريزي كرده‌اند از پيش بايد يك قطعنامه‌ مناسب را آماده كرده باشند، كه در اساس بايد به شكل زير باشد:

تصويب شد، كه نظر اين نشست اين است كه انجمني براي . . . [توصيح هدف انجمن] اكنون تشكيل شود‍ [يا تشكيل خواهد شد].

اين قطعنامه، وقتي حمايت شود، از سوي رئيس قرائت مي‌شود، و براي مذاكره و اصلاح مفتوح خواهد بود. بايد خاطر نشان ساخت كه چنين قطعنامه‌اي فقط يك بيانيه‌ي هدف است، و تصويب آن انجمن را به وجود نمي‌آورد. ايجاد انجمن مستلزم تصويب آئين‌نامه و امضاء طومار عضويت است كه در ادامه توضيح داده مي‌شود. اگر نشست بزرگ باشد، معمولاً بهتر است كه قطعنامه، جز در مورد يك بيانيه مختصر هدف، قبل از صحبت‌هاي مقدماتي ارايه شود.

ساير كارهاي مرتبط با سازماندهي‌. پس از تصويب قطعنامه‌ سازماندهي به انجمن، گام‌هاي بعدي معمولاً عبارتند از:

1) طرح و تصويب پيشنهادي مبني بر اينكه كميته‌اي مركب از تعداد مشخصي از اعضاء از سوي رئيس جلسه منصوب شوند تا پيش‌نويس آئين‌نامه را تدوين كنند- و اگر ثبت انجمن ضروري باشد، مشاوره با يك وكيل به نحوي كه در ادامه توصيف شده است.

2) طرح و تصويب پيشنهادي مبني بر تعيين تاريخ، زمان و مكان نشست بعدي(22)، كه در آن گزارش كميته‌ آئين‌نامه ارايه خواهد شد. اگر تعيين زمان و مكان نشست بعدي عملي نباشد، پيشنهاد مي‌تواند به اين صورت مطرح شود: «وقتي نشست خاتمه مي‌يابد، تا فراخوان رئيس جلسه به تعويق بيافتد».

3) طرح و تصويب پيشنهادي مبني بر مسؤل ساختن كميته‌ آئين‌نامه براي تهيه‌ نسخه‌هايي از پيش‌نويس تكميل شده و توزيع آن‌ها در ميان تمام كساني كه در نشست بعدي حضور خواهند يافت. در اين ارتباط،‌ كساني كه در پي تشكيل يك انجمن هستند بايد هزينه‌هاي مربوطه را بر عهده بگيرند، و صرف‌نظر از اينكه سازماني شكل بگيرد يا نه، اين هزينه‌ها را متقبل شوند. هزينه‌هاي ورودي يا عضويت نمي‌تواند به نام انجمن گردآوري و دريافت شود تا وقتي كه به نحو موصوف در اين بخش، سازماندهي آن كامل شود. در آن صورت هزينه‌‌هاي صرف شده را مي‌توان جبران كرد.

كار ديگر پيش از ختم نشست مي‌تواند شامل مذاكره‌ غيررسمي در مورد هدف‌ها و ساختار انجمن مورد نظر باشد كه مي‌تواند به كميته‌ تدوين آئين‌نامه مدد برساند (زير را بنگريد).
وقتي كار نشست اول تمام مي‌شود و پيشنهاد ختم جلسه به تصويب مي‌رسد (نگا ك: ص. 36-534) رئيس يا مي‌گويد: (1) «اين نشست تا نشست بعدي در . . . [تاريخ، ساعت و مكان نشست بعدي] به تعويق مي‌افتد، يا مي‌گويد (2) «اين نشست تا نشست بعدي بنا دعوت رئيس به تعويق مي‌افتد».

كار كميته‌ آئين‌نامه

اصول كلي راهنماي تدوين پيش‌نويس آئين‌نامه در 56 ارايه مي‌شود. تهيه و مطالعه‌ آئين‌نامه‌هاي سازمان‌هاي مشابه انجمن در دست تأسيس براي كميته‌ پيش‌نويس مفيد خواهد بود، هرچند كاربرد مواد مندرج در آن‌ها در مورد انجمن جديد بايد با دقت مورد ارزيابي قرار بگيرد. مشاوره به يك متخصص امور پارلماني نيز براي كميته مفيد است.

اگر انتظار مي‌رود انجمن مالك اموال غيرمنقول خود باشد، ارث به آن تعلق بگيرد، كاركناني را به استخدام درآورد،‌ و از اين قبيل، در آن صورت نياز است كه طبق قوانين ايالتي كه در آن تأسيس مي‌شود به ثبت برسد (نگا ك: صص. 11-10). در چنين حالتي، كميته‌ آئين‌نامه بايد اختيار داشته باشد كه يك يا چند نفر از اعضائش براي كسب اطلاعات و مشاوره در ارتباط با الزامات قانوني كه بايد در تدوين پيش‌نويس آئين‌نامه مورد توجه قرار بگيرند با يك وكيل مشورت كنند. اگر قرار است انجمن به ثبت برسد، همان وكيل بهتر است پيش‌نويس منشور يا اسناد ثبتي ديگر را، كه كميته پيش از آئين‌نامه براي بررسي به دومين نشست سازماني ارايه مي‌دهد، تدوين كند، مگر آنكه براي تأخير در اين امر دليلي وجود داشته باشد (زير را بنگريد).

همانگونه كه پيش‌تر خاطر نشان شد، منطقي است كه نسخه‌هايي از پيش‌نويس آئين‌نامه‌ تهيه شده به صورت يك خط در ميان، تكثير شود و در اختيار تمام اعضائي كه در نشست سازماني بعدي حضور مي‌يابند فرار بگيرد. اگر لازم باشد مي‌توان اين نسخه‌هايي را از طريق پست به تمام افرادي كه در نشست بعدي حضور مي‌يابند ارسال كرد.

دومين نشست سازماني

قرائت و تصويب صورتجلسه. با مسؤلان موقتي كه در نشست قبلي انتخاب شدند و تا انتخاب مسؤلان دائم به خدمت خود ادامه خواهند داد، نخستين قلم از كارها در دومين نشست سازماني قرائت و تصويب صورتجلسه‌ نشست اول، با تصحيح‌هاي ضروري است.

بررسي و تصويب آئين‌نامه‌ پيشنهادي. پس از تأييد صورتجلسات، معمولاً گزارش كميته‌ آئين‌نامه استماع مي‌شود. اگر منشور ثبتي پيشنهادي وجود داشه باشد اول آن سند تقديم خواهد شد. مجمع مي‌تواند پيش‌نويس منشور را اصلاح كند، اما نتيجه‌ هر نوع تعديلي بايد از سوي وكيلي كه سند مصوب به وي ارايه‌ خواهد شد، در چارچوب قوانين ثبتي ايالت مشخص، وارسي شود.

اگر منشور ثبتي پيشنهادي وجود نداشته باشد، رئيس كميته‌ آئين‌نامه، پس از كسب صحن براي ارايه‌ پيش‌نويس، به ترتيب زير صحبت مي‌كند:

رئيس كميته‌: آقاي رئيس، كميته‌ منصوب براي تدوين آئين‌نامه‌ پيشنهادي در مورد پيش‌نويسي كه در ادامه تقديم خواهد شد به توافق رسيد و به من دستور داد تا تصويب آن را پيشنهاد كنم. [طرح پيشنهادي را به طور كامل قرائت مي‌كند. اعضاء نيز از روي نسخه‌هاي خود دنبال مي‌كنند، مگر آنكه از قرائت اوليه‌ آن صرف نظر شود، سپس تصويب سند را به اين شرح پيشنهاد مي‌دهد:] جناب رئيس، از طرف كميته، تصويب اين آئين‌نامه را پيشنهاد مي‌كنم.

اين پيشنهاد به حمايت نياز ندارد، زير از سوي كميته‌اي با بيش از يك نفر تدوين شده است. از آنجا كه آئين‌نامه‌ معمولاً ماده ماده يا بحش بحش مورد بررسي قرار مي‌گيرد (نكا ك: 28)، رئيس مسأله را به شكل زير قرائت مي‌كند:‌

رئيس: مسأله مورد بحث تصويب آئين‌نامه پيشنهادي از سوي كميته است. رئيس كميته [يا منشي] اكنون آئين‌نامه‌ را، ماده به ماده يا بخش به بخش قرائت مي‌كند. هر ماده يا هر بخش، پس از قرائت مورد مذاكره يا اصلاح قرار مي‌گيرد. وقتي اصلاح يك ماده يا بخش كامل شد، بعدي قرائت و بررسي مي‌شود. تا وقتي تمام مواد يا بخش‌ها بررسي نشده باشند، هيچ كدام از آن‌ها به تصويب نخواهد رسيد.

هر ماده يا بخش جداگانه قرائت مي‌شود، هر ماده با دقت از سوي رئيس كميته‌ آئين‌نامه، به نحو مدكور در فوق، تشريح مي‌شود؛ و پس از آنكه آخرين ماده يا بخش تكميل شد، رئيس اين فرصت را فراهم مي‌آورد تا بندها و بخش‌هاي اضافي افزوده شوند و هر نوع ناهماهنگي از بين برود يا ناهماهنگي‌هايي كه در جريان اصلاح بروز پيدا كرده‌اند كنترل شوند:

رئيس: اكنون كل آئين‌نامه‌ در معرض اصلاح است. آيا اصلاحيه‌ ديگري وجود دارد؟

اگر، در هر مرحله از بررسي آئين‌نامه، روشن شود كه اصلاحيه‌‌ها يا اضافات مهمي لازم است اما مستلزم بررسي و زمان بيشتر خواهد بود، پيشنهاد ارجاع مجدد آئين‌نامه‌ پيشنهادي به كميته (13) همراه با اين دستور كه كميته گزارش خود را در نشست بعدي كه زمان آن مي‌تواند تعيين شود ارايه دهد طبق دستور است. اين نشست سوم در تشكيل يك سازمان، هرچند در بسياري از موارد غيرضروري است،‌ در موارد ديگر اغلب منجر به درك بهتر و گسترش عضويت مي‌شود. در هر صورت، در نشست دوم يا سوم، هنگامي كه اصلاحيه‌ ديگري مطرح نباشد، تصويب آئين‌نامه به رأي گذاشته مي‌شود:‌

رئيس: تصويب آئين‌نامه به نحوي كه اصلاح شده به رأي گذاشته مي‌شود. كساني كه با تصويب اين آئين‌نامه موافقند بگويند آري. . . مخالفان بگويند، خير. . . [و به اين ترتيب،‌ به روش معمول رأي‌گيري شفاهي انجام مي‌شود].

هنگام بروز ترديد، رئيس بايد، اگر لازم باشد، با بلند كردن دست رأي‌ بگيرد، دستور شمارش بدهد؛ يا يك عضو تشكيك آراء كند (29)، همانگونه كه در صفحه‌هاي 50-48 توصيف شده است، مي‌تواند پيشنهاد شمارش آراء را مطرح سازد. بر خلاف اصلاح يا بازنگري آئين‌نامه‌ سازماني كه قبلاً تأسيس شده باشد (57)، تصويب آئين‌نامه‌اي كه از طريق آن يك انجمن ايجاد مي‌شود فقط به اكثريت آراء نياز دارد. اين آئين‌نامه به محض تصويب اعتبار مي‌يابد. رأي منفي نسبت به تصويب آن مي‌تواند تجديدنظر شود، اما رأي مثبت قابل ‌تجديد‌نظر نيست.

تنفس براي ثبت‌نام. پس از تصويب آئين‌نامه، فقط كساني كه به انجمن ملحق شوند حق دارند در اخذ رأي اقدام‌هاي بيشتر شركت كنند. به همين خاطر، در اين مرحله، نشست براي ثبت‌نام اعضاء اعلام تنفس مي‌كند. پذيرش بلافاصله‌ عضويت مشروط به امضاء يك ورقه مدرك دائم است كه منشي موقت آن را از پيش آماده كرده است كه بايد با اسناد اصلي سازمان بايگاني شود. اين امضاء انعقاد قرارداد براي اطاعت از آئين‌نامه، و تعهد نسبت به پرداخت حق عضويت (اگر پيش‌بيني شده باشد)‌ و ورودي براي سال اول يا هر مدت زماني كه پيش‌بيني شده باشد، در همان لحظه است. به اشخاصي كه به صورت‌ امضاء مي‌دهند «اعضاء مؤسس» مي‌گويند. منشي موقت، تا انتخاب و احراز سمت خزانه‌دار بايد رسيد و سند مبالغ دريافتي را تهيه كند و ارايه دهد.

قرائت فهرست و انتخاب مسؤلان دائم. پس از تنفس رئيس موقت منشي موقت را به قرائت فهرست اعضاء دعوت مي‌كند، و منشي موقت نيز فهرست را مي‌خواند. سپس رئيس مي‌گويد: «كار در دستور بعدي معرفي نامزد‌ و انتخاب مسؤلان دائم بر اساس آئين‌نامه است».
روند‌هاي معرفي نامزدها و انتخاب آنان به نحوي است كه در 46 توصيف شده است، و انتخابات، اگر آئين‌نامه مقرر كرده باشد، كه معمولاً بايد چنين باشد با ورقه است. اعضائي كه مي‌توان به آنان رأي داد به كساني كه نامزد شده‌اند محدود نمي‌شود، زيرا هر عضوي آزاد است به هر عضو ديگري كه آئين‌نامه وي را فاقد صلاحيت اعلام نكرده باشد،‌ رأي بدهد. پس از آنكه رأي‌گيري تكميل شد، رئيس نتايج را اعلام مي‌كند. در صورتي كه يك شرط مندرج در آئين‌نامه به نحو ديگري مقرر نكرده باشد (صص.79-578) مسؤلان انتخابي جديد بلافاصله جايگزين مسؤلان موقت مي‌شوند.

هر كار اساسي ديگر. وقتي مقامات سمت‌ها را بر احراز كردند و رئيس جديد سازمان در جايگاه خود نشست، بايد نسبت به انجام هر كاري كه مستلزم توجه بلافاصله باشد اقدام كند. در يك انجمن جديد معمولاً اهميت دارد كه رئيس سازمان فرصت داشته باشد تا پس از بررسي فهرست اعضاء با دقت به انتصاب كميته‌ها توجه كند. بنا بر اين اغلب منطقي است كه اين موضوع تا نشست بعدي پيش از نخسين مجمع عادي انجمن به تعويق بيافتد. با اين همه، رئيس ممكن است لازم بداند كه رئيس بعضي از كميته‌ها، مانند كميته‌ عضويت و برنامه‌ريزي را،‌ بلافاصله منصوب كند.

وقتي كار نشست تكميل شد،‌ يا وقتي نشست تعويقي پيش‌بيني شد، پيشنهاد ختم جلسه در دستور است. اگر تصويب شود، رئيس نتيجه را اعلان و ختم جلسه را اعلام مي‌كند.

نشست‌هاي بعدي انجمن به نحو موصوف در 3 و 4 برگزار مي‌شود. براي اطلاعات بيشتر در ارتباط با سازماندهي به يك فدراسيون از طريق كنوانسيون نمايندگان انجمن‌هاي عضو آتي به 60 بنگريد.