دستورنامه رابرت، فصل هیجدهم، بخش ۵۶: محتوا و تركيب آئين‌نامه‌

§56 - محتوا و تركيب آئين‌نامه‌

اهميت و ماهيت آئين‌نامه

اساسنامه و/يا آئين‌نامه‌‌ يك انجمن، همانگونه كه در 2 توضيح داده شد، قواعد اساسي خود انجمن در رابطه با خودش به مثابه يك سازمان را، به جز آنچه كه بايد در منشور ثبتي يك انجمن به ثبت رسيده درج شود، دربر‌مي‌گيرد. بر اساس آنچه كه انجمن‌هاي عادي امروزي ترجيح مي‌دهند، اساسنامه و آئين‌نامه- كه روزگاري جدا بودند- يك سند را تشكيل مي‌دهند كه در اين كتاب به آن آئين‌نامه گفته مي‌شود (هرچند بعضي سازمان‌ها آن را اساسنامه مي‌نامند، يا- به‌رغم آنكه يك سند بيشتر نيست، به آن اساسنامه و آئين‌نامه مي‌گويند). بيان دقيق خصوصيات اساسي آئين‌نامه، در معناي يك سند نوع تركيبي آن،‌ و رابطه‌اش با انوع قواعد ديگري كه يك سازمان مي‌تواند داشته باشد در 2 ارايه شده است، كه بايد در ارتباط با اين بخش قرائت شود. چون آئين‌نامه در اين معنا مهم‌ترين قواعدي است كه يك سازمان بايد براي خودش تدوين كند، و چون بعضي ملاحظات كه بر ساختار آئين‌نامه به مثابه سندي واحد و نه مجموعه‌اي از قواعد جداگانه،‌ تأثير مي‌گذارند، بايد مورد توجه قرار بگيرند، در ادامه جزئيات بيشتري مطرح مي‌شود.

محتواي آئين‌نامه بر حقوق و تكاليف اعضاء يك سازمان، اعم از اينكه در مجمع عمومي حاضر باشند يا غائب، و بر ميزان كنترل بر جزئيات امور انجمن كه قرار است عامه اعضاء براي خود حفظ يا واگذار كنند، تأثير مهمي دارد. به جز آن چه كه قواعد انجمن ممكن است به نحو ديگري مقرر كنند، مجمع انجمن (يعني، اعضاء‌ حاضر در يكي از نشست‌هاي عادي يا نشست‌هاي به شيوه‌ مناسب فراخوان شده‌ انجمن) قدرت كامل و انحصاري دارد كه از سوي كل انجمن عمل كند، و اين كار را با اكثريت آراء انجام مي‌دهد. هر نوع محدوديت يا تفويض اختيار دائم قدرت مجمع در ارتباط با انجمن به مثابه يك كل، فقط طبق آئين‌نامه- يا طبق منشور ثبتي يا اساسنامه‌ جداگانه- اگر هر يك از اين دو وجود داشته باشد، امكان‌پذير است.

كميته‌ تدوين آئين‌نامه

انتصاب كميته. همانطور كه در 54 توضيح داده شد، وقتي انجمن جديدي در دست تأسيس باشد، كميته‌ تدوين آئين‌نامه پيشنهادي معمولاً در نخستين نشست سازماني تعيين مي‌شود يا، اگر يك انجمن موجود بخواهد آئين‌نامه‌ خود را مورد بازنگري كامل قرار دهد، درست مانند هر يك كميته‌ ويژه مي‌تواند در هرنشت عادي تشكيل شود.

كميته‌ تدوين آئين‌نامه‌ پيشنهادي به طور كلي بهتر است بزرگ باشد، و عاقل‌ترين اشخاص در دسترس، كساني كه نسبت به قواعد انجمن علاقه‌ ويژه‌اي دارند، و كسان ديگري كه هنگام بحث در مورد تصويب آئين‌نامه احتمالاً وقت زيادي خواهند گرفت را، در بربگيرد. افراد دست به قلم از نوع مورد نياز بايد عضو كميته باشند مگر آنكه قرار باشد يك پارلمانتارين پروفشن‌گرا قرار باشد عملاً پيش‌نويس را تهيه كند. حتي اگر قرار باشد اعضاء اين كميته پيش‌نويس را تهيه كنند، يك پارلمانتارين اغلب مي‌تواند به عنوان يك مشاور كمك بزرگي باشد.

در صورتي كه احتمال ثبت انجمن وجود داشته باشد كميته بايد با توجه به ملاحظات صفحه‌ 40-539 با يك وكيل مشورت كند. اگر قرار است انجمن به ثبت برسد،‌ كميته اطلاعات لازم براي تهيه‌ پيش‌نويس منشور ثبتي مناسب را، كه آئين‌نامه بايد با آن هماهنگ باشد، در اختيار وكيل قرار مي‌دهد. كميته بايد اين منشور را پيش از ارايه به مجمع بررسي كند.

مباحث اوليه؛ عوامل مؤثر بر محتواي آئين‌نامه. كميته معمولاً كار خود را- با حضور كل كميته - با بحث كلي در مورد محتواي مورد نظر آئين‌نامه شروع مي‌كند. در كنار بررسي آئين‌نامه‌ موجود (در صورت بازنگري آئين‌نامه)، مطالعه‌ آئين‌نامه تعدادي از انجمن‌هاي مشابه، يا در صورت امكان، شعبه‌هاي ديگر همان انجمن ملي يا ايالتي نيز مفيد است. با اين همه، پيش از آنكه مواد آئين‌نامه اسناد ديگر به عنوان الگو مورد استفاده قرار بگيرد، تفاوت‌هاي احتمالي بين وضعيت سازمان‌هاي ديگر با سازماني كه آئين‌نامه‌اش در دست نگارش است بايد با دقت تحليل شود.
اگر واحدي كه آئين‌نامه‌‌ آن در دست تدوين است زيرمجموعه‌ يك سازمان مادر يا يك تشكيلات عالي‌تر است، مانند يك انجمن ملي يا ايالتي (يا هر دو)، يا يك فدراسيون، مقررات آئين‌نامه تشكل‌هاي سطوح بالاتر در مورد بخش‌هاي زيرمجموعه بايد مورد توجه قرار بگيرد. آئين‌نامه‌ يك واحد زيردستي بايد فقط در موارد ضروري با آئين‌نامه يك تشكل بالادستي منطبق باشد. به عنوان نمونه، اگر تشكل مافوق تعداد اعضاء شعبه‌ي خود را به 200 نفر محدود كرده باشد، آئين‌نامه بايد اين محدوديت را قيد كند يا رقم كم‌تري را مشخص سازد. اما واحد مادون نبايد مقرراتي را از اسناد ديگر تصويب كند كه كاربرد محلي ندارند، و آئين‌نامه‌ تشكل مافوق نبايد چنين چيزي را الزامي كند.
براي اعطاء آزادي عمل بيشتر به سازمان در چارچوب هدفش، آئين‌نامه نبايد موانع و جزئيات بيش از حد ضرورت را تعيين كند.
توصيف مواد اساسي آئين‌نامه كه از صفحه 553 شروع مي‌شود اطلاعات اجمالي در خصوص چارچوبي را ارايه مي‌دهد كه نيازهاي مشخص يك انجمن در تعيين محتواي آئين‌نامه‌اش بهتر است در اين چارچوب مورد بررسي قرار بگيرد. يك مجموعه‌ الگو از قواعد تيبپ كه بايد از سوي يك انجمن كوچك محلي مستقل تصويب شود از ابتداء صفحه 565 ارايه مي‌شود. چنين نمونه‌اي فقط مي‌تواند نشان دهد كه يك سند نوعي از اين دست چگونه تركيب مي‌شود، هرچند، متناسب با هر سازمان مشخص، مقررات بايد متفاوت باشد، مقررات اضافي بايد گنجانده يا مقررات غيرلازم بايد حذف شود.

پيش‌نويسِ آئين‌نامه؛ تشكيل زيركميته‌(ها). پس از كنفرانس‌هايي پيرامون نكات پيش‌گفته، كميته بايد يك زيركميته‌‌ تهيه‌ پيش‌نويس، يا اگر آئين‌نامه طولاني و پيچيده باشد، چند زيركميته هر كدام براي تهيه‌ تعدادي از مواد آئين‌نامه تشكيل دهد. بعداً زيركميته‌ ديگري براي حذف ناسازگاري‌ها، يك‌سان سازي سبك، و تضمين اينكه، تا حد امكان، هر چيز مرتبط با يك موضوع خاص در يك ماده يا در مواد مجاور گنجانده‌ شده‌اند، لازم خواهد شد.

تركيب آئين‌نامه تا حدودي با نسخه پاكنويس عادي، كه در آن بيشترين توجه بر وضوح و دقت در انتخاب كلمه‌ها، ساختار جمله‌ها، و نقطه‌گذاري است، تفاوت دارد. در آئين‌نامه، مانند هر نوع سند حقوقي ديگر، هر علامت نقطه‌گذاري‌ تأثير مهمي دارد؛ و آنچه كه حذف مي‌شود به اندازه‌ي آنچه كه مي‌آيد مهم است. قطعيت معنا و كاربرد از رواني متن اهميت بيشتري دارد و اگر تحقق هر دو ممكن نشود دومي را بايد فدا كرد. هر جمله بايد به نحوي نوشته شود كه نقل خارج از متن آن غيرممكن باشد؛ يعني، يا معناي كامل آن بايد بدون ارجاع به جمله‌هاي قبل يا بعد روشن باشد، يا بايد به نحوي نوشته شود كه خواننده را مجبور سازد به جملات مجاور رجوع كند - مثل شروع جمله با «هر عضو به نحوي انتخاب مي‌شود . . . ». استثناء‌ها يا شروط بايد حتي‌المقدور در همان جمله‌ مربوطه بيايند- كه اغلب مي‌تواند با جمله‌هاي پاياني با عبارات آغازيني از اين دست همره شود: «به استثناء. . . » يا «به شرط اينكه . . . ». جايي كه چنين فني كاربرد نداشته باشد، يك جمله دست كم بايد يك اشاره يا يك ارجاع به استثناءهاي كاربرد خود داشته باشد- مانند «جز مورد ماده‌ي شش، بخش دوم اين آئين‌نامه، مسؤلان بايد . . . ».
مقرراتي با ماهيت موقت يا مربوط به ساز و كار انتقال از آئين‌نامه‌ قديم به آئين‌نامه‌ بازنگري شده نبايد در آئين‌نامه ذكر شوند (نگا ك: صص.79-578).
در ارتباط با گنجاندن مقرراتي با ماهيت دستور‌نامه تحت آئين‌نامه بنگريد به صفحه‌‌هاي 16 تا 17.
بازنگري انتقادي از سوي كل كميته. پس از آنكه نخستين پيش‌نويس آئين‌نامه‌ آماده شد، بايد از سوي كل كميته مورد بازنگري انتقادي قرار بگيرد. تأثير همه‌جانبه‌ احتمالي هر ماده‌ بايد مورد ارزيابي قرار بگيرد،‌ و توجه ويژه‌اي بايد معطوف به حذف هر نوع ناسازگاري و ابهام باقي مانده شود. بسيار بهتر است كه زمان كافي صرف بررسي آئين‌نامه پيش از تصويب آن شود تا اينكه اصلاح سريع آن ضرورت يابد.

ارايه‌ي گزارش. پس از تصويب آئين‌نامه‌ پيشنهادي از سوي كميته، گزارش كميته به مجمع ارايه مي‌شود و به صورت بند بند و ماده به ماده مورد بررسي قرار مي‌گيرد، و هرگاه يك ماده از بيش از يك بخش تشكيل شده باشد، بخش به بخش بررسي خواهد شد. روش كار همانطور است كه در صفحه‌هاي 42-542 و در قسمت 28 توصيف شده است به جز اينكه:

الف) به ويژه در مورد بازنگري آئين‌نامه، پيشنهاد تصويب آن‌ها مي‌تواند شامل شرايط مربوط به دوره‌ انتقال باشد، آنگونه كه در صفحه‌ي 79-578 توصيف شده است؛ و
ب)‌ بازنگري آئين‌نامه با رأي مورد نياز براي اصلاح آئين‌نامه موجود به تصويب مي‌رسد (ص64-562)، در حاليكه آئين‌نامه‌اي كه انجمني را ايجاد مي‌كند با اكثريت آراء تصويب مي‌شود.

در جريان ارايه گزارش كميته‌ آئين‌نامه به مجمع، رئيس كميته بايد هر بخش را توضيح دهد- و در مورد بازنگري آئين‌نامه- بايد روشن سازد كه در هر ماده چه چيزي جديد است يا با ماده‌ي مشابه در اساسنامه‌ موجود چه تفاوت‌هايي دارد.

محتواي مواد آئين‌نامه

مواد اساسي آئين‌نامه. در حاليكه تعداد مواد آئين‌نامه‌ را اندازه و فعاليت‌هاي سازماني تعيين مي‌كند كه آن‌ها را به تصويب مي‌رساند، و در بعضي موارد موادي بيش از آنچه كه در ادامه آمده مورد نياز خواهد بود، براي يك انجمن متوسط كفايت مي‌كند كه موادي به شرح سرفصل‌هاي شماره شده زير را در آئين‌نامه‌اش بگنجاند. توصيف مقررات مندرج در اين مواد، هرچند كامل نيست، در چارچوب‌بندي آئين‌نامه كمك مي‌كند. مادها عموماً با شماره‌هاي رومي مشخص مي‌شوند و بخش‌ها با شماره‌هاي عربي (همچنين بگريد به آئين‌نامه نمونه از اغاز صفحه 565).
ماده I : نام. در انجمن‌هاي ثبت نشده، نام كامل، دقيق و با املاء درست بايد قيد شود. با اين همه، در انجمن‌هاي ثبتي يا در انجمن‌هايي كه اساسنامه‌هاي جداگانه دارند، آئين‌نامه مي‌تواند اين ماده را حذف كند، چرا كه نام رسمي سازمان در منشور ثبتي يا اساسنامه قيد مي‌شود. اگر نام انجمن در هر دو جا بيايد، و مغايرتي بين آن‌ها بروز كند، نامي كه در سند مافوق ذكر شده باشد رسمي است.
مادهII: هدف. در انجمن‌هاي غيرثبتي، هدف انجمن بايد در يك جمله‌ بيان شود، جنبه‌ها يا مراحل مختلف به ترتيب يا در زيربندهاي شماره‌گذاري شده، نوشته و با نقطه ‌ويرگول از هم جدا مي‌شوند. اين جمله از نظر كاربرد بايد كلي باشد، چرا كه چارچوبي را ارايه مي‌دهد كه در نشست‌هاي انجمن تحت همان چارچوب مسائل طرح و بررسي مي‌شوند- طرح مسائلي خارج از هدف انجمن مستلزم اجازه‌ي دو سوم آراء است. به خاطر همان دليلي كه در اشاره به نام انجمن در بالا گفته شد، اين ماده نيز مي‌تواند در انجمن‌هايي كه به ثبت مي‌رسند يا اساسنامه جداگانه دارند از آئين‌نامه حذف شود. بعضي انجمن‌ها ترجيح مي‌دهند هدف خود را در مقدمه‌ آئين‌نامه اعلام كنند، در اين حالت، مقدمه پيش از ماده‌ يك قرار مي‌گيرد و شماره‌ ساير موادي كه در ادامه‌ مي‌آيد در صورت لزوم اصلاح مي‌شود. اين تمهيد به ويژه براي انجمن‌هايي كه سال‌ها پيش به ثبت رسيده‌اند و منشور ثبتي آن‌ها هنوز هدف‌ انجمن را با اصطلاح‌هاي مدرن يا با وضوح بيان نكرده باشد مفيد خواهد بود.
ماده III: اعضاء. معمولاً ماده‌ي مربوط به اعضاء از چند بخش تشكيل مي‌شود و به عنوان نمونه، اين موضوع ها را در بر مي‌گيرد:1) انواع عضو- مانند «عضو فعال»، «عضو وابسته» و از اين قبيل- با اعلام تفاوت‌هاي آن‌ها،‌ و محدوديت‌هاي هر دسته. 2) شرايط يا صلاحيت عضويت، همراه با رويه‌هاي درخواست و پذيرش عضويت، شامل روش بررسي و اخذرأي در مورد تقاضا‌هاي عضويت. در صورتي كه الزام‌هاي مالي اعضاء پيچيده باشد، يك بخش از اين ماده نيز بايد اين شرايط را اعلام كند؛ 3) حق عضويت و حق وروديه لازم، تاريخ(ها)ي پرداخت (اعم از سالانه، شش‌ماهه، سه‌ماهه، و غيره)، زمان و رويه‌ صدور اطلاعيه‌ به اعضاء بدهكار، و مدتي كه پس از آن عضويت به خاطر عدم پرداخت سلب مي‌شود. پيش از آنكه عضوي به خاطر اين بدهكاري‌ها و تحت مقرراتي سرانجام لغو عضويت شود، حق رأي وي را نمي‌توان سلب كرد مگر انكه آئين‌نامه مقرر كرده باشد. براي اعضاء نمي‌توان پرداخت اضافي علاوه بر ميزان تعيين شده تعيين كرد مگر آنكه آئين‌نامه مقرر كرده باشد. اگر مقررات لازم در ارتباط با الزام‌هاي مالي اعضاء نسبت به انجمن پيچيده‌تر از آن باشد كه در يك بخش بيان شود، چنين مقرراتي مي‌توانند در ماده‌ جداگانه‌ بعدي اعلام شوند.
بعضي از سازمان‌ها حضور در نسبتي از نشست‌ها يا حداقل تعيين شده‌اي از مشاركت در فعاليت‌هاي انجمن را به عنوان شرط تداوم عضويت الزامي اعلام مي‌كنند؛ اين شرايط نيز فقط وقتي در آئين‌نامه قيد شود الزام‌آور خواهند بود.
گاهي اوقات اين ماده مقررات مربوط به (5) استعفاء؛ و (6) اعضاء افتخاري را نيز در بر مي‌گيرد (نگا ك: ص.447 ).
در تشكيلات ايالتي يا ملي يا در يك فدراسيون، از واحدهاي محلي يا باشگاه‌هاي تشكيل‌‌دهنده، به جاي افراد به عنوان عضو در اين ماده نامبرده مي‌شود.
ماده IV: مسؤلان. همانگونه كه در 47 گفته شد، هر انجمني در اين ماده‌ از آئين‌نامه‌ خود بايد مقامات مورد نياز، از جمله‌ مسؤلان افتخاري، و نحوه‌ انتخاب يا انتصاب آنان را، مشخص كند. مسؤلان به ترتيب رتبه فهرست مي‌شوند، به نحوي كه رئيس بايد اولين نام باشد، نائب رئيس يا نائب رئيس اول نفر بعدي است (مگر آنكه انجمن رئيس منتخب هم داشه باشد؛ بنگريد: ص.441)، و به همين ترتيب. مديران معمولاً در گروه مقامات دسته‌بندي مي‌شوند.
معمولاً آنچه كه لازم است در مورد وظايف مسؤلان گفته شود (جداي از ارجاع‌هاي موردي در مواد ديگر، كه به وظايف خاص مربوط مي‌شوند) مي‌تواند در بخشي گنجانده شود كه مسؤلان را مشخص مي‌كند،‌ با اين مضمون كه: «اين مسؤلان وظايفي را كه اين آئين‌نامه و مرجع پارلماني مصوب انجمن مقرر كرده‌اند،‌ اجرا خواهند كرد». با اين حال، در مواردي كه وظايف فوق‌العاده‌ مسؤلان متعدد باشد ماده‌ي جداگانه‌اي با عنوان «وظايف مسؤلان» در ادامه‌ي اين ماده قيد مي‌شود و وظايف هر مسؤلي را در بخش‌ جداگانه برمي‌شمرد. حسن چنين رويه‌اي اين است كه اطلاعات مربوطه را در يك جا جمع مي‌كند، اما منجر به تكرار شده و گاهي ممكن است سبب بروز مشكلات ناشي از تفسير شود. هنگام نوشتن اين ماده بايد كاملاً توجه كرد كه هيچ وظيفه‌اي جا نيافتد، زيرا معناي ضمني الزامي نبودن وظيفه‌ مي‌تواند به عنوان حذف تلقي شود. به همين خاطر، اگر قرار است چنين ماده‌اي گنجانده شود، خوب است كه بخش مربوط به هر مقام با چنين عبارتي بسته شود: «. . . و ساير وظايف مربوط به اين مقام آنگونه كه در مرجع پارلماني مصوب انجمن قيد شده است».
روش نامزد كردن مسؤلان (نگا ك: 46) مي‌تواند در بخشي از اين ماده توصيف شود؛ در فقدان چنين شرطي يا نبود سنت جا افتاده در انجمن، نامزدها از سوي افراد حاضر در نشست يا به روش ديگري كه انجمن هنگام برگزاري انتخابات خود به آن رأي مي‌دهد، معرفي مي‌شوند (نيز نگا ك: 31). اگر در آئين‌نامه كميته‌ معرفي نامزد پيش‌بيني شده باشد و اين كميته «نامزدهاي هر سمت» را معرفي مي‌كند، كميته محدوديت ندارد كه براي هر سمت يك نامزد معرفي كند. در صورت تمايل به اعمال اين محدوديت، اين شرط بايد قيد شود كه كميته براي هر سمت يك نامزد معرفي خواهد كرد.
انتخاب با برگه، اغلب همراه با جزئيات اضافي مربوط به رويه‌ انتخابات آنگونه كه در 46 توصيف شده است، معمولاً در بخش مربوطه به انتخاب و دوره‌ مسؤليت مسؤلان قيد مي‌شود. يك شرط مي‌تواند گنجانده شود مبني بر اينكه، وقتي فقط يك نامزد براي يك سمت معرفي شده باشد، اخذ رأي با برگه‌ كنار گذاشته ‌مي‌شود، هرچند اين كار اعضاء را از امتياز افزودن نام ديگران در برگه‌ رأي محروم مي‌كند. اگر اخذ رأي با نامه، از طريق اكثريت نسبي، با رأي ترجيجي، يا رأي انباشتي مطلوب باشد، بايد به صراحت قيد شود، و جزئيات ضروري رويه‌‌ آن نيز بايد بيايد (نگا ك: 45). دوره‌ي مسؤليت هر مقام بايد ذكر شود، و جز در موردي كه قرار است فعاليت يك مسؤل هنگامي كه رئيس اعلام مي‌كند، آغاز شود، زمان شروع فعاليت بايد قيد شود. براي تضمين تداوم خدمات مسؤلان در حوادثي مانند فوريت‌هاي عمومي يا دشواري در يافتن نامزد براي يك سمت، خوب است مشروط شود كه «مدت مسؤليت اين سمت . . . سال، يا [ يا «و» ] تا انتخاب جانشين است». از عبارت غيرمشروط «مدت مسؤليت . . . سال است» بايد پرهيز شود، چرا كه در خاتمه‌ي دوره خدمت اگر مسؤلي انتخاب نشده باشد سمت بدون مسؤل مي‌ماند.
از آنجا كه چرخش منطقي در سمت‌ها تقريباً در تمام سازمان‌ها امر مطلوبي است، يك بخش از اين ماده مي‌تواند قيد كند كه «هيچ مسؤلي صلاحيت ندارد بيش از . . . دوره متوالي [تعداد مشخص مي‌شود] يك سمت را احراز كند». به منظور تعيين صلاحيت تدوام احراز سمت تحت چنين شرطي، مقامي كه بيش از نصف مدت دوره مسؤليت را گذرانده باشد، فرض مي‌شود كه تمام دوره‌ خود را خدمت كرده است.
روش پركردن سمت‌هاي خالي نيز بايد تعيين شود. جز در مواردي كه آئين‌نامه با صراحت نحو‌ه ديگري مقرر كرده باشد، اطلاعيه مربوط به پر كردن سمت خالي بايد هميشه به اعضاء ركني داده شود كه شخصي را براي احراز سمت خالي انتخاب خواهد كرد. اگر آئين‌نامه در مورد روش پر كردن سمت‌ خالي در مورد ويژه‌اي مانند رياست ساكت باشد، نائب رئيس يا نائب رئيس اول به طور خود به خودي براي مدت باقي‌مانده رئيس مي‌شود، و سمت نائب رئيسي و سمت‌هاي پائين‌رتبه‌تر خالي مي‌ماند؛ اگر روش ديگري براي پر كردن سمت خالي رياست مورد نظر باشد، بايد توصيف شود و كاربست آن در مورد مقام رياست به طور خاص مشخص گردد.
ماده V: نشست‌ها. نخستين بخش ماده‌ مربوط به نشست‌ها بايد روزي را كه نشست‌هاي عادي انجمن قرار است برگزار شود مشخص كند- به عنوان نمونه، با تعيين «نخسيتن جمعه‌ي هر ماه». اگر عبارت «مگر آنكه انجمن [يا هيأت مديره] طور ديگري تصميم بگيرد» افزوده شود، تاريخ تعيين شده مي‌تواند در شرايط غيرعادي، اما فقط براي همان يك نشست در آن موقعيت ويژه، و نه براي يك دوره‌ي زماني شامل چندين نشست، تغيير كند. تغيير قاعده‌ كلي ناظر بر تعيين تاريخ نشست‌ها مستلزم اصلاح آئين‌نامه خواهد بود. ساعت برگزاري نشست نبايد در آئين‌نامه تعيين شود، بلكه بايد در مقررات اجرايي انجمن مشخص شود (2). بعضي از سازمان‌ها ترجيح مي‌دهند نشست‌ها را با تصويب قطعنامه برنامه‌ريزي كنند. در اين صورت، آئين‌نامه بايد تعداد روزها‌ي بين صدور و برگزاري نشست‌ها را مشخص كند، چون تحت چنين وضعيتي اعضاء نمي‌توانند تاريخ نشست‌ها را به استناد آئين‌نامه تعيين كنند.
در يك بخش جداگانه بايد قيد شود كه «نشست عادي . . . [يك نشست مشخص مي‌شود،‌ مانند «روز سه‌شنبه ماه مه»] به عنوان نشست سالانه شناخته مي‌شود». همانگونه كه در 9 توضيح داده شده است، اين نشست مانند ساير نشست‌هاي عادي برگزار مي‌شود، جز آنكه در اين نشست، مسؤلان انتخاب مي‌شوند و گزارش مسؤلان و گزارش كميته‌هاي دائمي ارايه خواهد شد.
يك بخش كه اختيار دعوت به نشست‌هاي ويژه را مي‌دهد بايد اشخاصي را كه مي‌توانند اين نشست‌ها را دعوت كنند- مانند رئيس، هيأت مديره، تعداد مشخصي از اعضاء تقريباً معادل نصاب- (كه بدون اين بخش مجاز نيستند؛ بنگريد: ص. 90-89)، و مهلت اطلاعيه را مقرر ‌كند. بهتر است قيد شود كه در نشست ويژه هيچ موضوعي جز آنچه كه در فراخوان ذكر شده مطرح نخواهد شد، هر چند اين قاعده حتي اگر به صراحت بيان نشده باشد نيز بايد رعايت شود.
نصاب براي تمام نشست‌ها را بايد در اين بخش از ماده تعيين كرد (نگا ك: 40).
در تشكل‌هاي ايالتي يا ملي كه يك اجلاس- معمولاً به نام كنوانسيون- به صورت سالانه، دوسالانه، يا در فواصل منظم كم‌تر- برگزار مي‌شود، عنوان ماده‌ مربوط به اين نشست‌ها «كنوانسيون» است. در حاليكه بيشتر آنچه كه در بالا گفته شد به طور كلي براي چنان ماده‌اي به كاربردني است، به نحو موصوف در صفحه‌هاي 83-582 ، تعديل‌ قابل‌ ملاحظه نيز لازم است.
ماده VI: بورد (يا هيأت مديره). به نحو مذكور در صفحه‌هاي 66-464، تمام انجمن‌ها غير از كوچكترين آن‌ها تعيين هيأتي را كه اعضاء آن مقام‌هاي انجمن هستند معقول مي‌دانند، و ميزان اختيار و مسؤليتي كه به چنين ركني داده مي‌شود با هر سازمان توفير مي‌كند. اگر قرار است چنين هيأتي وجود داشته باشد، بخش‌هاي اين ماده بهتر است:

● تركيب هيأت را تعيين كند؛
● قدرت اين هيأت را تحديد كند؛
● قواعد ويژه‌اي را اعلام كند كه هيأت طبق آن‌ها كارش را انجام دهد، مانند زمان وتعداد نشست‌هاي هيأت، نصاب آن، و از اين قبيل.

در بيشتر انجمن‌ها اين بورد را «هيأت اجرايي» مي‌نامند مگر آنكه قرار باشد هيأت كوچك‌تري تحت اين بورد تشكيل شود كه در فاصله‌ بين نشست‌هاي بورد عمل كند، كه در اين صورت، هيأت كامل معمولاً به عنوان «هيأت مديره» شناخته مي‌شود و هيأت كوچك‌تر را هيأت اجرايي مي‌نامند (نگا ك: ص. 468). سپس كميته‌ي اجرايي در ماده‌ي ديگري به دنبال ماده‌ مربوط به هيأت مديره، با همان شرايط تعيين مي‌شود. سازمان‌ها ممكن است گاهي به بوردهاي كامل خود نام‌هاي ديگر مانند «هيأت امناء»، «هيأت مديران»، «هيأت حكام»، «شوراي اجرايي» و غيره بدهند. در چنين مواردي، ماهيت يك بورد خاص مانند نوعي كه در بالا توصيف شد مي‌تواند در ماده‌اي از آئين‌نامه كه آن را پيش‌بيني مي‌كند، تعيين شود.
بخش 2 ماده VI آئين‌نامه‌ي‌ نمونه (ص. 568) عبارات مناسبي براي تعريف قدرت‌هاي بورد، به نحوي كه مجمع انجمن كنترل كامل خود را حفظ كند اما جزئياتي را كه تمايل دارد به بورد تفويض نمايد، ارايه مي‌دهد. اگر سازمان مايل باشد تمام امور خود را به بورد واگذارد- آنطور كه، به عنوان نمونه، در بسياري از كلوپ‌هاي احتماعي رخ مي‌دهد- همان بخش بايد به عبارت زير تقليل يابد:

هيأت اجرايي [يا «هيأت مديره»، و غيره] در مورد امور انجمن قدرت و اختيار كامل دارد جز در موارد . . . [كارهايي را كه انجمن دوست دارد در اختيار مجمع خود نگه دارد مشخص مي‌شود].

ماده VII: كمتيه‌ها. ماده‌ي مربوط به كميته‌ها بايد ايجاد كميه‌هاي دائمي را كه لازم هستند، منظور كند. بخش جداگانه‌اي كه به هر يك از اين كميته‌ها اختصاص ‌مي‌يابد، بايد نام، تركيب، شيوه‌ انتخاب، و وظايف آن را مشخص سازد. اگر اين ماده، چند كميته‌ دائمي را نام ببرد، كميته‌ دائمي ديگري بدون اصلاح آئين‌نامه نمي‌تواند به تصويب برسد، مگر آنكه شرطي، آنطور كه در ادامه مي‌آيد، در بخش جداگانه‌ اين ماده، گنجانده شود، كه ايجاد كميته‌‌‌هاي ديگري را كه براي انجام كارهاي انجمن لازم باشند، بدهد. در هر حال،‌ اگر يك كميته‌ دائمي قرار است اختيار دائمي داشته باشد كه بدون دستورالعمل‌هاي خاص براي انجمن فعاليت كند، اگر قرار است يك دسته‌ از كارهاي خاص به صورت خود به خودي به اين كمتيه‌ ارجاع شود، يا اگر بعضي از قواعد رويه‌ پارلماني تحت تأثير كاركرد خاص كميته قرار مي‌گيرد، چنين رويه‌اي بايد در يكي از شرايط آئين‌نامه يا در دستورنامك اختصاصي، كه كميته‌ي مزبور را ايجاد مي‌كند، مقرر شود.
تعداد و ماهيت كميته‌هاي دائمي كه بايد در بخش‌هاي جداگانه‌ي اين ماده ذكر شوند به اندازه و هدف سازمان بستگي خواهد داشت. كمتيه‌هاي دائمي كه معمولاً از سوي انجمن‌هاي محلي ايجاد مي‌شوند معدود هسند: يك كميته براي عضويت، كميته‌ برنامه‌ريزي، وگاهي اوقات كميته‌ امور مالي. (بخش مربوط به كميته‌ معرفي نامزدها، اگر باشد، معمولاً نه در اين ماده، كه در ماده‌ مربوط به مسؤلان انجمن مي‌آيد، كه معمولاً رويه‌هاي معرفي و انتخاب را توصيف مي‌كند). در تشكل‌هاي ملي و ايالتي كميته‌هاي بيشتري مورد نياز است، اما شعبه‌هاي محلي نبايد شبيه‌ هر كميته‌اي كه در تشكيلات مافوق وجود دارد، ايجاد كنند، و تشكيلات مافوق نيز عموماً آن‌ها را ملزم به چنين كاري نمي‌كنند.
معمولاً تشكيل كميته‌هاي ويژه در بخش جداگانه‌‌اي پيش‌بيني مي‌شود كه ايجاد كميته‌هاي دائمي اضافي را نيز، همانطور كه در بالا آمد، پيش‌بنيي مي‌كند. وقتي اين بخش به رئيس سازمان قدرت مي‌بخشد كه چنين كميته‌هاي ويژه يا كميته‌هاي دائمي اضافي را، آنطور كه انجمن يا بورد تعيين خواهد كرد، تشكيل دهد، ديگر اختيار ندارد كه به ابتكار خودش كميته‌هاي ديگري تأسيس كند. اگر قرار است كه رئيس سازمان كميته‌هايي تشكيل دهد و اين تمايل وجود دارد كه وي اختيار دائمي براي تشكيل كميته‌هايي بدون حضور اعضاء‌ مجمع را داشته باشد، اين بخش بايد مقرراتي براي اين منظور پيش‌بنيي كند (نگا ك: صص. 167، 476، 79-478). اين بخش مي‌تواند مقرر سازد كه بعضي از اعضاء- به عنوان نمونه، رئيس سازمان- «عضو به اعتبار سمتِ تمام كميته‌ها به جز كميته‌ معرفي نامزد‌ها خواهد بود». در اين مورد، رئيس حق، اما نه وظيفه، دارد كه در كار كمتيه‌ها مشاركت كند(نيز نگا ك: ص 67-466، 480). بدون چنين شرطي، او در كميته‌ها حق رأي نخواهد داشت، و نمي‌تواند در نشست‌ آن‌‌ها شركت كند مگر آنكه از سوي يك كميته‌ مشخص دعوت شود. كميته‌ معرفي نامزدها هميشه بايد با صراحت در يك مقرره رئيس سازمان را از عضويت به اعتبار سمت مستثناء كند.
اگر در آئين‌‌نامه ماده‌اي در مورد كميته‌ها قيد نشود، كمتيه‌هاي دائمي و خاص طبق خواست انجمن تأسيس مي‌شوند (بنگريد: 13،‌ 50).
ماده‌ي VIII: مرجع پارلماني. مرجع پارلماني- كه يك انجمن با تصويب آن دستورنامه خود را تعيين مي‌كند- بايد در يك ماده‌ يك جمله‌اي به اين شرح قيد شود: «قواعد مندرج در آخرين ويرايش كتاب . . . [تعيين يك كتاب راهنماي استاندارد فعاليت پارلماني، مانند همين كتاب] در تمام مواردي كه به‌كاربردني باشند و با آئين‌نامه و دستورنامك‌هاي اختصاصي انجمن كه ممكن است به تصويب برسند مغايرت نداشته باشند، ناظر بر تمام امور انجمن خواهند بود». انجمن‌ها مي‌توانند دستورنامك‌هاي اختصاصي كه براي تكميل مرجع پارلماني خود نياز دارند، به نحو مذكور در2، به تصويب برسانند. وقتي كتاب مشخصي به عنوان مرجع پارلماني به تصويب مي‌رسد، هرآنچه كه كتاب‌ ديگر در يك مورد مطرح مي‌كند اگر با آنچه كتاب مصوب در آن مورد گفته مغاير باشد مرجعيت نخواهد داشت. در ساير موارد، ممكن است قانع كننده باشد اما براي انجمن الزام‌آور نيست.
ماده‌ي IX: اصلاح آئين‌نامه. آئين‌نامه هميشه بايد رويه‌ اصلاح خودش را مشخص كند، و چنين شرطي دست‌كم مستلزم صدور اخطار‌ قبلي طبق يك روش خاص، و تصويب اصلاحيه با دو سوم آراء است. اگر آئين‌نامه‌اي شرط اصلاح خودش را نداشته باشد، در هر نشست كاري مي‌تواند با دو سوم آراء اصلاح شود، به شرط آنكه اخطار قبلي (به معنايي كه در صفحه‌ 116 تعريف شده) داده شده باشد؛ يا بدون اخطار قبلي، مي‌تواند در هر نشست عادي با اكثريت كل اعضاء سازمان اصلاح شود. در تعيين اين شرط كه اخطار همراه با تقديم اصلاحيه در نشست ماقبل نشستي كه قرار است در آن بررسي شود، اين شرط هميشه بايد مشخص كند كه اخطار قبلي درست در نشست ماقبل بايد صادر شود و نه در نشست‌هاي قبل، زيرا عبارت دومي مي‌تواند اجازه تأخير نا‌مشخصي را بدهد كه موضوعيت اخطار قبلي را- يعني، دادن هشدار به اعضاء نسبت به اطلاحيه به نحوي كه افراد علاقمند بتوانند در بررسي آن حاضر شوند- منتفي سازد. الزام اخطار‌ قبلي اصلاح آئين‌نامه را به اصلاح تغييراتي كه در محدوده‌ اخطاريه قيد شده، به نحو مذكور در صفحه‌هاي 77-576، منحصر مي‌كند (نيز بنگريد به خصوصيت استاندارد 6 در صفحه 295).
روش‌ مقرر براي دادن اخطار قبلي بايد با نيازها‌ي مجمع مشخص متناسب باشد. براي بعضي از مجامع ممكن است احطار شفاهي كفايت كند؛ بعضي‌ها شايد اخطار مكتوب لازم داشته باشند. بعضي‌ها ممكن است ملزم سازند كه متن دقيق اصلاحيه اعلام شود. اگر آئين‌نامه فقط اخطاريه قبلي يك اصلاحيه را بدون محدوديت زماني كه طي آن اخطار بايد صادر شود الزامي كرده باشد، و كميته‌‌اي براي بازنگري آئين‌نامه تشكيل شود و به يك نشست مشخص گزارش كند، اقدام به تشكيل كميته تمام آن چيزي است كه اخطار به آن نياز دارد، و هنگامي كه كميته گزارش مي‌دهد مي‌توان در مورد اصلاحيه‌ها بي‌درنگ اقدام كرد. اما اگر لازم باشد كه خود اصلاحيه، يا «اخطاريه چنين اصلاحيه‌اي» به نشست عادي قبلي تقديم شود، بازنگري نمي‌تواند صورت بپذيرد تا نشست ما بعد نشستي كه كميته گزارش خودش را به آن تقديم كرده است فرابرسد. در انجمن‌هايي كه نشست‌هاي عادي زياد بيشتر براي اجراي برنامه برگزار مي‌كنند، و نيز ماهانه يا فصلي نشست‌هاي كاري دارند (ص. 88)، خوب است كه اجازه اقدام نسبت به اصلاح آئين‌نامه فقط در نشست‌هاي فصلي يا سالي و نشست هاي تعويقي داده شود. وقتي مجمع به صورت مرتب فقط سالي يك بار برگزار مي‌شود، به جاي الزام تقديم اصلاحيه به نشست سال قبل، آئين‌نامه بايد ارسال اخطاريه‌ و رونوشت اصلاحيه‌ي پيشنهادي را از طريق نامه به اعضاء هيأت‌هاي نمايندگي يا به انجمن‌هاي عضو پيش‌بيني كند.
اگر اساسنامه‌اي جداي از آئين‌نامه وجود داشته باشد، الزام اصلح اساسنامه بايد مشكل‌تر از اصلاح آئين‌نامه باشد؛ در غير اين صورت دليلي براي داشتن اسناد جداگانه وجود ندارد. با اين همه، در هر حال، رأي مورد نياز بايد دست‌كم دو سوم آراء باشد.
در توصيف آراء مورد نياز براي تصويب يك اصلاحيه، عبارت‌ «رأي دو سوم اعضاء» هرگز نبايد در انجمن‌هاي سطح پايه به ويژه در سازمان‌ها بزرگ به كار برود. در چنين انجمن‌هايي دو سوم كل اعضاء، اگر نه هرگز، به ندرت در نشست حاضر مي‌شوند. شرط «دو سوم آراء» معقول‌تر است (بنگريد: ص. 89-388).
در واژه‌بندي اين ماده بايد از حشو بيان مانند «اصلاح، تغيير، افزودن، يا لغو»، يا «تغيير يا اصلاح» يا «اصلاح يا هر نوع تغيير» اجتناب كرد. كلمه‌ي اصلاح هر تغييري را شامل مي‌شود، اعم از اينكه كلمه يا عبارتي افزوده شود يا خط بخورد، يا جايگزين شود، يا اينكه يك مجموعه‌ جديد از ماده‌ها قرار باشد جايگزين مواد قديمي شوند. از تلاش براي تعريف معناي عبارتي مانند «دو سوم آراء» در اين ماده نيز بايد اجتناب شود، چرا كه تعاريف در كتاب مرجع پارلماني ارايه شده است.

ماده‌هاي اضافي آئين‌نامه. بعضي انجمن‌ها ممكن است، همانطور كه در بالا ذكر شد، ماده‌هاي اضافي در مورد موضوع‌هاي مالي، وظايف مسؤلان، و كميته‌ اجرايي هيأت مديره را در آئين‌نامه بگنجانند. در يك سازمان ملي،‌ ممكن است ماده‌اي كه روابط انجمن‌هاي عضو و شعب منطقه‌اي، ايالتي يا محلي را با ساختار سازماني تعريف كند، لازم باشد. در كانون‌هاي داراي دپارتمان، ماده‌اي كه آن‌‌ها را ايجاد مي‌كند- با عنوان «دپارتمان‌ها»- به دنبال ماده‌ مربوط به «كميته‌ها» ‌مي‌آيد. در انجمن‌هاي پروفشنال و بعضي ديگر از انجمن‌ها ممكن است ماده‌‌اي در مورد رويه‌هاي انضباطي وجود داشته باشد، و چنين ماده‌‌اي مي‌تواند بسيار ساده يا خيلي مفصل باشد. با اين همه، بيشتر اين شرايط، معمولاً در انجمن‌هاي سطح پايه، دست‌كم در سطح محلي، غيرلازم هستند.

آئين‌نامه‌ي نمونه

در ارتباط با قابليت استفاده از الگوي زير، بنگريد به صفحه 551، سطرهاي 4 تا 14. عنوان‌ بخش‌ها اختياري هستند، اما بايد احساس شود كه جذاب‌اند، به ويژه اگر، به عنوان نمونه، مانند مورد سازمان‌هاي ملي پيچيده، آئين‌نامه‌ مفصل باشد.

آئين‌نامه‌‌
انجمن -------

ماده I
نام
نام اين انجمن ---------- خواهد بود.

ماده II
هدف
هدف اين انجمن ----------؛ و ---------؛ و -------- خواهد بود.

ماده III
اعضاء
بخش 1. حداكثرعضويت. تعداد اعضاء اين انجمن حداكثر 200 عضو خواهد بود.
بخش 2. صلاحيت عضويت و رويه‌ پذيرش. هر فرد بزرگسال ساكن در ------- شايسته‌ي عضويت خواهد بود، مشروط بر اينكه اين فرد از سوي يك عضو پيشنهاد و از سوي يك عضو ديگر انجمن مورد حمايت قرار بگيرد. پيشنهاد عضويت، با امضاء اين دو معرف، به منشي ارائه خواهد شد، و او نيز اين پيشنهاد را همراه با نام دو معرف، به نشست آتي عادي انجمن گزارش خواهد كرد. اخذ رأي در مورد پذيرش عضويت در نشست بعدي عادي انجمن صورت خواهد گرفت. عضويت با دو سوم آراء تصويب خواهد شد. شخصي كه به اين ترتيب رأي بياورد پس از پرداخت وروديه‌ اوليه و حق عضويت سالانه‌ سال اول به عنوان عضو انجمن اعلام مي‌شود.
بخش 3. حق ورودي و حق عضويت. حق ورودي ----- دلار خواهد بود. حق عضويت سالانه ----- دلار خواهد بود، كه از پيش قابل پرداخت است يا پيش از ----- هر سال بايد پرداخت شود. خزانه‌دار ----- ماه بعد به بدهكاران تذكر خواهد داد، و كساني كه طي------- بعد حق عضويت خود را پرداخت نكنند به طور خود به خودي عضويتشان از اين انجمن لغو خواهد شد.
بخش 4. استغفا از عضويت. هر عضوي كه مايل به استغفاء از انجمن باشد، استعفاءنامه‌ مكتوب خود را به منشي تقديم خواهد كرد، او نيز استعفاء‌نامه را براي اقدام به هيأت اجرايي ارايه خواهد داد. استعفاء هيچ عضوي پذيرفته نخواهد شد مگر آنكه حق عضويت‌هاي خود را پراخت كرده باشد.
بخش 5. عضويت افتخاري. براساس توصيه‌ي امضاء شده‌ يك عضو، و حمايت شده از سوي عضو ديگر، و با سه چهارم آراء اخذ شده با ورقه در نشست سالانه، عضويت افتخاري به هر سالمند ساكن ------ كه خدمات قابل توجهي به انجمن ارايه داده باشد، اعطاء مي‌شود. يك عضو افتخاري هيچ يك از الزام‌هاي عضويت در انجمن را نخواهد داشت، اما شايسته‌ تمام مزاياي عضويت در انجمن، به جز ارايه‌ پيشنهاد، دادن رأي، و احراز سمت خواهد بود.

ماده IV
مقام‌ها
بخش 1. مقاما‌ها و وظيفه‌ها. مقام‌هاي انجمن عبارتند از: يك رئيس، يك نايب رئيس اول، يك نايب رئيس دوم، يك منشي مكتوبات، يك منشي مرسولات، يك خزانه‌دار، و چهار مدير. اين مسؤلان وظايف مقرر در اين آئين‌نامه‌ و در مرجع پارلماني مصوب انجمن را انجام خواهند داد.
بخش 2. رويه‌ معرفي نامزد، زمان انتخابات. در نشست عادي كه دومين سه‌شنبه فوريه برگزار مي‌شود، كميته‌ معرفي نامزد مركب از پنج عضو از سوي انجمن تشكيل خواهد شد. وظيفه‌ اين كميته معرفي نامزدها بري احراز سمت‌‌ها در نشست سالانه در ماه آوريل خواهد بود. كميته‌ معرفي نامزدها در نشست عادي ماه مارس گزارش خود را ارايه خواهد داد. پيش از انتخابات در نشست سالانه در آوريل، معرفي نامزدهاي ديگر از سوي انجمن مجاز خواهد بود.
بخش 3. انتخاب با برگه، دوره سمت. مسؤلان با برگه و براي مدت يك سال يا تا انتخاب جانشين آنان انتخاب خواهند شد، و زمان خدمت آنان از خاتمه‌ نشست سالانه كه در آن انتخاب مي‌شوند آغاز خواهد شد.
بخش 4. محدوديت‌هاي احراز سمت. هيچ عضوي در آن واحد بيش از يك سمت احراز نخواهد كرد، و هيچ عضوي نمي‌تواند بيش از دو دوره‌ متوالي يك سمت را احراز كند.

ماده V
نشست‌ها
بخش 1. نشست‌هاي عادي. نشست‌هاي عادي انجمن در دومين سه‌شنبه هر ماه از سپتامبر تا پايان مه برگزار خواهد شد مگر آنكه انجمن تصميم‌ ديگري اتخاذ كند.
بخش 2. نشست سالانه. نشست عادي دومين سه‌شنبه‌ ماه آوريل به عنوان نشست سالانه‌ انجمن شناخته مي‌شود و در اين نشست انتخاب مسؤلان، استماع گزارش مسؤلان و كميته‌ها، و رسيدگي به كارهاي ديگري كه مطرح شود، صورت خواهد گرفت.
بخش 3. نشست‌هاي ويژه. نشست‌هاي ويژه مي‌تواند از سوي رئيس انجمن يا از سوي هيأت اجرايي فراخوان ‌شود و براساس درخواست كتبي ده نفر از اعضاء انجمن فراخوان خواهد شد. هدف از نشست بايد در اطلاعيه‌ فراخوان قيد شود. به جز در موارد اضطراري، دست كم اطلاعيه سه روزه بايد داده شود.
بخش 4. نصاب. پانزده عضو انجمن نصاب را تشكيل خواهند داد.

ماده VI
هيأت اجرايي
بخش 1. تركيب هيأت. مقامات انجمن، از جمله مديران، هيأت اجرايي را تشكيل مي‌دهند.
بخش 2. وظايف و اختيارات هيأت. هيأت اجرايي، در فاصله‌ي نشست‌هاي كاري انجمن، سرپرستي كلي امور انجمن، تعيين ساعت و مكان نشست‌ها، ارايه توصيه به انجمن، و اجراي ساير وظايفي را كه در اين آئين‌نامه مشخص شده است برعهده خواهد داشت. هيأت تابع دستورهاي انجمن است، و هيچ يك از اقدام‌هايش با اقدام‌هاي انجام شده از سوي انجمن در تضاد نخواهد بود.
بخش 3. نشست‌هاي هيأت. نشست‌هاي عادي هيأت اجرايي در نخستين سه‌شنبه‌ هر ماه از سپتامبر تا آخر ژوئن برگزار خواهد شد مگر آنكه هيأت اجرايي تصميم ديگري اتخاذ كند. نشست‌هاي ويژه‌ي هيأت مي‌تواند با فراخوان رئيس برگزار شود يا بر اساس درخواست كتبي سه نفر از اعضاء هيأت فراخوان خواهد شد.

ماده VII
كميته‌ها
بخش 1. كميته‌ مالي. كميته‌ي مالي مركب از خزانه‌دار و چهار نفر از اعضاء، درست پس از هر نشست سالانه از سوي رئيس تشكيل خواهد شد. وظيفه‌ اين كميته تهيه‌ يك بودجه براي سال مالي از نخستين روز ماه آوريل، و تقديم آن به نشست عادي انجمن در ماه مارس خواهد بود. كميته‌ مالي مي‌تواند هر از گاه اصلاحيه‌هاي بودجه را براي سال جاري مالي ارايه دهد كه مي‌بايست با اكثريت آراء به تصويب برسند.
بخش 2. كميته‌ برنامه‌ريزي. يك كميته‌ برنامه‌ريزي مركب از پنج عضو بلافاصله پس از نشست سالانه از سوي رئيس تشكيل مي‌شود كه وظيفه‌اش تدوين برنامه‌ سالانه‌ براي انجمن است. گزارش اين كميته براي تصويب به نشست عادي انجمن در سپتمامير تقديم خواهد شد.
بخش 3. كميته حسابرسي. يك كميته‌ حسابرسي مركب از سه عضو در نشست ماه مارس انجمن از سوي رئيس تشكيل خواهد شد كه وظيفه‌اش حسابرسي حساب‌هاي خزانه‌دارد در پايان سال مالي و ارايه گزارش به نشست سالانه است.
بخش 4. كميته‌هاي ديگر؛ عضويت رئيس در كميته‌ها به اعتبار سمت. كميته‌هاي ديگري از اين قبيل، اعم از دائمي يا ويژه، به تشخيص انجمن يا هيأت اجرايي براي انجام كارهاي انجمن از سوي رئيس تشكيل مي‌شود. رئيس به اعتبار سمت عضو تمام كميته‌ها به جز كميته‌ي معرفي نامزد خواهد بود.

ماده VIII
مرجع پارلماني
قواعد مندرج در كتاب «دستوررابرت- آخرين ويرايش»، در تمام مواردي كه كاربرد داشته باشند و با اين آئين‌نامه‌ و دستورنامك‌‌هاي اختصاصي انجمن كه ممكن است تصويب شوند، تعارض پيدا نكنند، حاكم بر انجمن خواهند بود.

ماده IX
اصلاح آئين‌نامه
اين آئين‌نامه‌ مي‌تواند در هر نشست عادي انجمن با دو سوم آراء اصلاح شود، مشروط بر اينكه اصلاحيه به صورت مكتوب در نشست آتي ماقبل تقديم شده باشد.

اصول تفسير

در تهيه‌ آئين‌نامه و تفسير آن‌، اصول تفسير زير- كه در مورد ساير قواعد و اسناد مصوب يك سازمان كاربرد يكسان دارند- ممكن است مفيد باشند.

1) هر انجمني براي خودش در مورد معناي آئين‌نامه‌اش داوري مي‌كند. با اين همه، وقتي معنا روشن باشد، انجمن حتي با توافق عمومي نمي‌تواند آن معنا را تغيير دهد مگر با اصلاح آئين‌نامه. پيش از هر موردي براي تفسير مي‌بايست ابهامي وجود داشته باشد. اگر يك قسمت از آئين‌نامه مبهم باشد، در صورت امكان بايد در هماهنگي با ساير قسمت‌هاي آئين‌نامه تفسير شود. تفسير بايد در انطباق با نيت انجمن هنگام تصويب آئين‌نامه، تا جايي كه مي‌توان آن را تعيين كرد، صورت پذيرد. وانگهي، نيت هيچ نقشي ايفاء نمي‌كند مگر آنكه معنا ناروشن يا غيرقطعي باشد، اما وقتي ابهامي در ميان باشد، رأي اكثريت تعيين تكليف مي‌كند. عبارت مبهم يا ترديد‌آميز بايد حتي‌الامكان اصلاح شود.
2) وقتي مقرره‌اي در آئين‌نامه مستعد دو معنا باشد، يكي از آن‌ها با مقرره ديگر آئين‌نامه در تعارض باشد يا آن را غيرمعقول كند، و معناي ديگر چنين نباشد، معناي اخير بايد به عنوان معناي درست تلقي شود. به عنوان نمونه، فرض كنيد كه آئين‌نامه‌ مسؤلان را به عنوان «يك رئيس، يك نايب رئيس، يك منشي، يك خزانه‌دار، و پنج عضو ديگر كه همه به عنوان اعضاء بورد خدمت مي‌كنند. . . »‌ تعريف كرده باشد. فرض كنيد كه در جاي ديگر نيز آئين‌نامه از عضو بورد بودن «مديران» سخن بگويد. اين عقيده كه «مديران»‌ جزو مسؤلان نيسند و اعضاء اضافي بورد محسوب مي‌شوند در آئين‌نامه يك تعارض ايجاد مي‌كند و نمي‌تواند معناي حقيقي تلقي شود. «اعضاي ديگر» همان «مديران» مديران هستند.
3) يك قاعده يا يك حكم كلي هميشه از يك قاعده يا يك حكم خاص اقتدار كم‌تري دارد و تسليم آن مي‌شود. بيان يك قاعده با تمام جزئيات آن در هر بار ارجاع به آن عملي نيست. احكام كلي قواعد به ندرت در تمام موارد استعمال احتمالي آن‌ها به صورت مطلق صدق نمي‌كنند. هميشه بايد يك حكم خاص از يك قاعده كه جزئيات كاربردي براي يك مورد مشخص را ارايه مي‌دهد مورد بررسي قرار بگيرد. به عنوان نمونه، در بخش دو ماده سه آئين‌نامه‌ نمونه، (ص.66- 565) قيد شده است كه «هر ساكن بزرگسال» با دو سوم آراء به عنوان عضو انتخاب خواهد شد. اين يك حكم كلي است كه از شرطي كه در بخش يك همان ماده مبني بر محدوديت عضويت به دويست نفر قيد شده است پائين‌تر قرار مي‌گيرد. به اين ترتيب، انجمن قدرت ندارد عضو دويست و يكم را با دو سوم آراء بپذيرد. هيچ كس حق ندارد يك حكم كلي را به عنوان مرجع عليه يك حكم خاص نقل كند.
4) اگر آئين‌نامه به طور خاص بعضي چيزها را مجاز سازد، به موجب آن، چيزهاي ديگر از همان طبقه ممنوع مي‌شود. فرض بر اين است كه هيچ چيز بي‌دليل در آئين‌نامه گنجانده نمي‌شود. دليل معتبري براي مجاز ساختن انجام بعضي چيزها كه بتوان بدون اجازه‌ آئين‌نامه انجام داد، نمي‌تواند وجود داشه باشد، مگر آنكه نيت از مجاز ساختن آن چيزها، ممنوع ساختن ساير چيزها ازهمان طبقه باشد. از اين قرار، وقتي بخش يك ماده‌ IV آئين‌نامه‌ نمونه (ص 67-566) برخي از مسؤلان را فهرست مي‌كند، انتخاب مسؤلان ديگري كه نامشان قيد نشده است، مانند افسر انتظامات، ممنوع است.
5) مقرره‌اي كه بعضي امتيازها را اعطاء مي‌كند حق برخي از امتيازها را تصويب مي‌كند، اما يك امتياز بزرگتر را ممنوع مي‌كند. بخش دوم ماده‌ي VI آئين‌نامه‌ نمونه (ص.568) قيد كرده است كه هيأت اجرايي مي‌تواند «ساعت و مكان نشست‌هاي انجمن را تعيين كند». بنا بر اين هيأت مي‌تواند زمان يا مكان نشست‌هاي انجمن يا هر دو را تغيير دهد. اما نمي‌تواند روز تعيين شده‌ نشست‌ را عوض كند.
6) يك ممنوعيت يا محدوديت هر چيزي بزرگتر از آنچه را كه ممنوع است، يا فراتر از آن محدوديت مي‌رود، ممنوع مي‌كند؛ اما آنچه را كه كم‌تر از محدوديت است مجاز مي‌سازد، و نيز چيزهايي از همان طبقه‌ را كه در آن ممنوعيت يا محدوديت ذكر نشده باشند يا آشكارا نامناسب نباشند مجاز مي‌سازد. بخش چهار ماده‌ي IV آئين‌نامه‌ نمونه (ص567) يك عضو را به احراز يك سمت در آن واحد محدود مي‌كند. اين محدوديت، البته كه همراه با خود محدوديت احراز بيش از دويا سه سمت را نيز با خود دارد. جمله‌ي بعدي بخش چهار ماده‌ IV مسؤلان را به احراز دو دوره‌ي متوالي يك سمت محدود مي‌سازد (ص. 567). به اين ترتيب، يك مسؤل نمي‌تواند سه يا چهار دوره‌ متوالي سمتي را احراز كند، اما مي‌تواند كم‌تر از دو دوره متوالي مسؤليت بپذيرد. ماده IX آئين‌نامه‌ نمونه (ص.570) اصلاحيه‌هاي آئين‌نامه را محدود به آن‌‌هايي كرده كه از پيش اعلام شده باشند و با دو سوم آراء به تصويب برسند. بر اين قرار، تغيير يك كلمه‌ نيز ممنوع است مگر آنكه شرايط فراهم شود، و بازنگري كل آئين‌نامه نيز مستلزم برداشتن همان گام‌هاست.
7) تحميل يك تنبيه مشخص براي يك اقدام خاص افزايش يا كاهش تنبيه را ممنوع مي‌سازد. اگر آئين‌نامه‌ اعلام كند كه عضويت يك عضو هيأت مديره به دليل عدم حضور در سه نشست متوالي لغو مي‌شود، وي نمي‌تواند با رأي هيأت مديره ابقاء شود، و نمي‌تواند تنبيهي سخت‌تر، از قبيل پرداخت جريمه را تحمل كند. اگر، به عنوان نمونه، اين تمايل وجود داشته باشد كه به هيأت اجازه داده شود تا تنبيه را كم يا حذف كند، يا افزايش دهد، آئين‌نامه نبايد تنبيه را تعيين كند يا بايد كاهش،‌ افزايش يا حذف تنبيه را به طور خاص پيش‌بيني نمايد.
8) در مواردي كه آئين‌نامه يك اصطلاح عام و نيز دو يا چند اصطلاح خاص را كه زير اصطلاح عام قرار مي‌گيرند به كار ‌ببرد، قاعده‌اي كه در آن فقط اصطلاح عام مورد استفاده قرار گرفته باشد براي تمام اصطلاح‌هاي خاص كاربرد دارد. وقتي آئين‌نامه در فهرست‌بندي انواع عضويت پيش‌بيني مي‌كند كه «اعضاء مي‌توانند فعال، وابسته، و افتخاري» باشند، ا‌صطلاح عام «عضو» براي كاربرد در مورد هر سه نوع عضو مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اما اگر،‌ در ماده‌ مربوط به اعضاء، اعلام شود كه اعضاء مي‌توانند هم عضو فعال و هم عضو وابسته باشند،‌ يا اگر آن ماده صرفاً «اعضاء» را بدون دسته‌بندي توصيف كند، مانند ماده III آئين‌نامه‌ نمونه (66-565)، اصطلاح «عضو» فقط براي آن دسته‌ها يا آن دسته از اعضاء به كار مي‌رود، حتي اگر اعضاء افتخاري در جاي ديگري پيش‌بيني شده باشد- كه در اين صورت عضو افتخاري عضو واقعي نيست. همچنين، اگر آئين‌نامه «مسؤلان انتخابي» و «مسؤلان انتصابي» را پيش‌بيني كند، كلمه‌ي «مسؤلان» يا عبارت «تمام مسؤلان»، كه جاي ديگري براي تعيين مدتي كه سمت‌ها بايد احراز شود،‌ مورد استفاده قرار بگيرد، هم براي مسؤلان انتخابي و هم براي مسؤلان انتصابي كاربرد دارد.