بخش 2: در يك نشست چه می‌گذرد؟

• الف - نقش رییس و دبير
• ب - حد نصاب
• پ -دستوركار استاندارد
   1 - قرائت و تصويب صورت جلسه
   2 - گزارش‌ها
   3 - كار ناتمام
   4 - كار جديد
• ت - اجندا: جايگزيني براي دستوركار استاندارد
• ث - اختتام، تنفس ، درجا راحت باش

الف - نقش رییس و دبير
براي حفظ نظم یک نفر انتخاب می‌شود تا بر جلسه رياست كند. اين شخص قواعد را اعمال مي‌كند و مشخص می‌سازد كه چه كسي در موعد مقرر صحبت كند. مسئول اداره‌ی جلسه ممكن است براي همان جلسه انتخاب شود، در آن صورت رییس [1] نامیده می‌شود. بيشتر اوقات، وي براي يك دوره‌ی يك ساله يا بيشتر، با عنوان رییس (پرزيدنت) [2]، انتخاب می‌شود. به كسي كه دارد جلسه را رياست مي‌كند، رئيس [3] مي‌گويند. (اين تمايزها در زبان فارسي به اين ترتيب وجود ندارد. اما براي مسؤل اداره جلسه عنوان‌هاي مختلفي جعل شده است. مثلاً در انجمن معتادان گمنام رئيس جلسه را كرداننده يا خدمت‌گذار مي‌نامند. در بعضي از مجامع رئيس جلسه را دبير و دبير جلسه را منشي صدا مي‌زنند. وقتي دستورنامه رابرت را مطالعه مي‌كنيد، به معناي اين اصطلاح‌هاي پارلماني طبق اين كتاب، توجه داشته باشيد - مترجم).

براي نوشتن گزارشي از آنچه رخ می‌دهد، كه معمولاً به آن صورت‌جلسه میگویند، يك دبير (يا دمنشي) (به انگليسي: سكرتري) انتخاب می‌شود. (دبير معادل فارسي كلمه ‌عربي منشي است، به معناي نويسنده يا ميرزا بنويس! و هر دو يك معنا دارند. اما در عرف پارلماني ايرانيان، وظايف يك سكرتري كه هم ثبت صورتجلسات است و هم حفظ و نگه‌داري آن‌ها و هم مسؤل دعوت اعضا به جلسه، حضور و غياب و به طور كلي، مديريت جلسات، به دو قست تقسيم شده است: بخش ثبت صورتجلسه به عهده كسي است كه اور را معمولاً منشي صدا مي‌زنند، اما ساير وظايف سكرتري را شخص ديگري كه به عنوان دبير انتخاب مي‌شود انجام مي‌دهد. بايد توجه داشته باشيد كه طبق دستورنامه رابرت، وظايف منشي و دبير را يك نفر انجام مي‌دهد كه سكرتري ناميده مي‌شود و در اين متون آن را دبير ترجمه بايد بكنيم. البته، در سازمان‌هاي بزرگ چند جور سكرتري دارند كه كارهاي مختلف را انجام مي‌دهند. براي درك بهتر اين قضايا و قواعد ناظر بر آن‌ها بايد به ترجمه كتاب اصلي مراجعه كنيد. مترجم)

ب - حد نصاب
در بيشتر سازمان‌ها كه نشست‌های منظم دارند، بسياري از اعضا اغلب غایب هستند. سازمان نبايد وابسته به تصمیم‌های تعداد اندكي از اعضا باشد كه می‌بایست در جلسه شركت می‌کردند. براي جلوگيري از اين امر، يك حد نصاب 5، حداقلي از اعضا که بايد حاضر باشند، براي يك نشست لازم است تا كارهاي اساسي خود را انجام دهد.

سازمان‌ها معمولاً در آیین نامه‌ی خود مشخص می‌کنند نصاب لازم براي نشست‌شان چقدر باشد. اگر سازماني تعيين نكند، با بعضي استثناها، حد نصاب، اكثريت)اكثريت يعني نصف به علاوه يك( اعضا است.

اگر نصاب حاصل نشود جلسه فقط می‌تواند كارهاي محدودي مانند تعيين زمان [4] و مكان نشست بعدي را انجام دهد. هر اقدام اساسي انجام شده در غياب حد نصاب بي اعتبار است. حتي اگر نشستي با حد نصاب آغاز شود، اما با ترك تعدادي از حاضران حد نصاب بشكند، جلسه حق انجام كارهاي اساسي را از دست می‌دهد. فقط موقعي می‌توان نسبت به كارهاي اساسي اقدام كرد كه به تعداد كافي اعضا برگردند يا اعضای ديگري بيايند و حد نصاب دوباره حاصل شود.

پ - دستور كار استاندارد
جلسه با بيان لطفاً بفرماييد از سوي رییس آغاز می‌شود. پرزيدنت يا چيرمن سر جاي خود می‌نشیند و با صداي واضح می‌گوید: جلسه رسمي است. بعد مراسم افتتاح، مانند «تعهد به اتحاد » انجام می‌شود)مراسم افتتاح می‌تواند پيچيده تر باشد، كه در آن صورت بايد به تصويب برسد(. بيشتر نشست‌ها دستور كار 1 سنتي را اجرا می‌کنند. ساده شده‌ی آن عبارت است از:

1 - قرائت و تصويب صورت جلسه
رییس می‌گوید: «منشي صورت جلسه را قرائت مي‌كند ». وقتي منشي آن را خواند، رییس می‌گوید: «آيا اصلاحيه اي هست؟ ». معمولاً اصلاحیه‌ها بدون مخالفت اعمال می‌شوند، اما اگر مخالفتي وجود داشته باشد می‌توان بحث كرد و به اصلاحیه‌ی پيشنهادي رأي داد. پس از آن رییس می‌گوید: «اگر اصلاحیه‌ی ديگري وجود ندارد، صورت جلسه تصويب می‌شود».

فقط هنگامي كه صورت جلسات نشست‌ها به اين ترتيب تصويب می‌شوند به گزارش رسمي آنچه كه رخ داده تبديل خواهند شد. اغلب، منشي پي نویس صورت جلسات نشست قبلي را پيش از نشستي كه قرار است در آن تصويب شوند
ارسال می‌کند. در اين صورت، لازم نيست صورت جلسه قرائت شود مگر آنكه عضوي اصرار كند. در صورتي كه پي نویس صورت جلسات براي اعضا ارسال شده دستور كار استاندارد ساده شده :

1. قرائت و تصويب صورت جلسه
2. گزارش‌ها
3. كارهاي تمام نشده
4. كارهاي جديد
5.  [5] باشد، رییس می‌گوید: «صورت جلسه‌ي نشست قبلي توزيع شده است، آيا كسي اصلاحيه اي دارد؟ »

2 - گزارش‌ها
مجمع سپس به استماع گزارش‌های مسئولان، هیئت مديره، و كميته‌هاي سازمان
می‌پردازد)اطلاعات بيشتر در مورد هیئت مديره و کمیته‌ها در فصل‌های 6، 18 و 19 (.
به عنوان نمونه، رییس ممكن است بگويد: «گزارش منشي قرائت می‌شود « .» رياست
جلسه از رییس کمیته‌ی عضويت می‌خواهد گزارش خود را قرائت كند « .» آيا
کمیته‌ی برنامه‌ريزي گزارشي دارد؟ .»

اغلب، اين گزارش‌ها فقط اطلاعات می‌دهند. با اين حال، گاهي اوقات،
توصیه‌هایی براي اقدام از سوي مجمع، ارايه می‌کنند. اين توصیه‌ها، در پايان گزارش
مورد توجه يك عده قرار می‌گیرد، درباره‌ی آن‌ها بحث شده و رأی‌گیری می‌شود.

3 - كارهاي ناتمام

پس از استماع گزارش‌ها، گروه اموري را مورد توجه قرار می‌دهد كه، اگر وجود
داشته باشد، از جلسه‌ی قبل مانده است. رییس جلسه بايد به طور خود به خود
موضوع‌هایی را در دستور كار بگذارد كه در خاتمه‌ی جلسه‌ی قبلي ناتمام باقي
ماندند. «از موضوع‌های باقي مانده، نخستين موضوع دستور كار اين پيشنهاد
مربوط به . . . ، كه در خاتمه‌ی نشست قبلي در دست بررسي بود. مسئله اين است
كه با تصويب اين پيشنهاد كه]پيشنهاد را مطرح می‌کند[. . . ]پس از آنكه اين موضوع
بررسي شد:[دستور كار بعدي اين است كه . . . .»

در نشستي كه درست اداره شود، هيچ نوع موضوعي كه «موضوع قديمي » ناميده
شود وجود ندارد. اين يك خطاي رايج يك رییس جلسه است كه از «موضوع
قديمي » حرف بزند و در چارچوب اين مقوله‌ی نادرست به اعضا اجازه دهد دوباره
مسائلي را مطرح كنند كه در نشست‌های قبلي مورد بحث قرار گرفتند يا مسائلي
مطرح شود كه صرفاً در مورد آن‌ها پيشنهاد رسمي مطرح شده كه در نشست فعلي
مورد بحث قرار بگيرند. در واقع، آنچه كه در چارچوب مقوله‌ی درست «كارهاي
ناتمام » مطرح می‌شود، عبارتند از:

1. 1( موضوعي)اگر باشد( كه عملاً هنگام تعطيلي نشست قبلي در جريان بررسي
2. بود، و در پي آن
3. 2( موضوع‌هایی كه قرار بود در نشست قبلي مطرح شوند اما پيش از خاتمه‌ی
4. نشست مطرح نشدند، به ترتيبي كه قرار بود در آن نشست مطرح شوند.

4 - كارهاي جديد

رییس می‌پرسد: «آيا موضوع جديدي در دستور كار است؟ ». هر عضوي
می‌تواند، با توجه به روش كار، كه در فصل بعدي توصيف شده است، موضوع‌هاي
جديدي را مطرح كند و پيشنهاد بدهد.

نمونه‌ی يك دستور جلسه
I - مراسم افتتاح ساعت: 9 صبح

• الف - دعا جان هرناندز كشيش
• ب - سوگند اتحاد به رهبري جان سيمپسون II - تصويب دستور جلسه III - قرائت و تصويب صورت جلسه IV - گزارش مسئولان
  • الف - رییس- سين دوناهو
  • ب - معاون رییس- احمد حسن
  • پ - منشي- ب نچائوت
  • ت - خزانه دار- ساندارا نوريس V - گزارش هیئت مديره منشي ب نچائوت V I - گزارش کمیته‌ها
• الف - کمیته‌ی عضويت مليسا نولس، رییس
• ب - كميته‌ي آموزش آليس مك لين، رییس VII - تنفس براي نهار ساعت 30 / 12 VIII - تشكيل جلسه ساعت 14 IX - برنامه: سخنگو استفان لانگ ساعت 05 / 14 X- بررسي خريد دبیرخانه‌ی جديد XI - موضوع جديد X II - ختم جلسه

ت - دستور جلسه: جايگزيني براي دستور کار استاندارد

به جاي دنبال كردن يك دستور کار استاندارد، يك گروه می‌تواند يك دستور جلسه
تصويب كند. دستور جلسه نظمي است كه در آن موضوع‌های خاص بايد مورد
توجه قرار بگيرند، و گاهي اوقات، مسائل دقيقي را براي رسيدگي مطرح می‌کند.
بسياري از اوقات، رییس يك پيش‌نويس دستور جلسه ارايه مي‌دهد، اما براي آنكه
الزام آور شود بايد از سوي اكثريت گروه در ابتدا‌ی نشست يا پس از شروع نشست
به تصويب برسد. گروه پيش از تصويب آن می‌تواند هر تغييري را كه دوست دارد
در آن بدهد.

ث - ختم جلسه، تنفس، استراحت درجا

هنگامي كه نشستي كار خودش را تمام می‌کند، رییس مي‌گويد: «كار ديگري هست؟
. . . چون كار ديگري نيست، ختم جلسه اعلام می‌شود ». ختم جلسه به معناي
تعطيلي نشست است. حتي اگر هنوز موضوع بررسي نشدهاي وجود داشته باشد،
اكثريت می‌تواند به ختم جلسه رأي بدهد.

هنگامي كه گروه بخواهد تنفسي داده شود، بايد)از سوي اكثريت( به پيشنهاد
تنفس رأي داده شود. پيشنهاد تنفس می‌تواند مدت داشته باشد، مانند «پنج دقيقه
تنفس ». يا «تنفس تا فراخوان از سوي رییس »، كه تصميم‌گيري در مورد خاتمه‌ي
تنفس و شروع دوباره‌ي نشست را بر عهده‌ي رییس جلسه می‌گذارد.

اگر هيچ عضوي مخالفت نكند، رییس جلسه می‌تواند، با اعلام استراحت در جا
به گروه، يك وقفهي كوتاه به جريان كار بدهد. توقف در جا به اين معناست كه
اعضا سر جاي خود باقي می‌مانند، حتي آرام حرف می‌زنند، تا اينكه رییس جلسه
دوباره رسميت جلسه را اعلام كند.

ويرايش ادامه دارد. . .

 [6]

برگشت به صفحه فهرست مطالب