كارگاه‌هاي آموزش دستورنامه رابرت (كادرها)

سازماندهي به كنوانسيون یک انجمن‌ مستقر

۸ شهریور ۱۳۹۵
دو شنبه 29 اوت 2016 بوسيله‌ى گروه نويسندگان

«کنوانسیون» - تلفظ فرانسه کلمه انگلیسی «کانونشن» (Convention) - در حقوق پارلمانی به معنای گردهمایی نمایندگان انجمن‌های سطح پایه (Society) است که می‌خواهند با هم یک کانون (Association) تشکیل بدهند: در دموکراسی‌ها، شهروندان باید حق داشته باشند که بدون کسب رضایت گروه حاکم، برای مشارکت در فرایند سیاسی و دفاع از حقوق و پیگری منافع خود، سازمان‌های مطلوب خود را ایجاد کنند. به این ترتیب، و به عننوان نمونه، داروسازان، جراحان، پزشکان یا معلمان و وکیلان ساکن یا شاغل در یک محله، انجمن محلی خود را تشکیل می‌دهند تا برای ارتقای کیفیت زندگی حرفه‌ای خود با یکدیگر همکاری کنند. این انجمن‌ها، به صورت داوطلبانه و در صورت نیاز، در سطح منطقه گردهم جمع می‌شوند و کانون منطقه‌ای خودشان را سازمان می‌دهند و به همین ترتیب، نمایندگان انجمن‌های سطح پایه، کانون‌های منطقه‌ای، شهری، استانی و ملی خود را، به عنوان انجمن ملی داروسازان، جراحان، پزشکان یا معلمان و وکیلان، سازمان خواهند داد. با این حساب می‌توان دریافت که قواعد ناظر بر سازمان‌دهی به کنوانسیون‌ها تا چه اندازه برای ساختن سازمان‌های بزرگ و سراسری لازم است. البته،‌ به شرطی که این سازمان‌ها از پائین و آزادانه شکل گرفته باشند و به اصطلاح، پیکر تشکیلات رأس آن را تعیین کند و نه بر عکس.

فصل نوزدهم کتاب دستورنامه رابرت (ویرایش دهم) در سه بخش، قواعد ناظر بر کنوانسیون‌ها را توصیف کرده است: بخش ۵۸، با عنوان «کنوانسیون‌های نمایندگان»، مقررات عمومی ناظر بر کنوانسیون‌ها را تشریح کرده است. بخش ۵۹، که ترجمه آن در ادامه تقدیم شده است، رویه‌ها و قواعد پیش‌گزیده برای «سازماندهی به کنوانسیون‌ یک انجمن»‌ مستقر را شرح می‌دهد. بخش ۶۰ نیز فرایند تشکیل کنوانسیون‌های غیرمرتبط به انجمن‌های مستقر را تشریح کرده است.

توضیح‌های لازم در مورد این نوشته‌ها، در مقدمه ترجمه فارسی ویرایش دهم کتاب دستورنامه رابرت- ذکر شده است. برای مطالعه‌ آن‌ها اینجا را کلیک کنید. در همان ,وب برگ، فهرست کلیک‌ خورٍ مطالب کتاب نیز آمده است. با کلیک آن‌ها قواعد مورد نیاز خود برای ساختن و اداره یک سازمان را بیابید. و اما:

§۵۹- سازماندهي به كنوانسيون یک انجمن‌ مستقر

بيشتر كنوانسيون‌ها بايد بر اساس يك برنامه‌ زمان‌بندي شده‌ دقيق عمل كنند و مقدار زيادي كار را با سرعت انجام دهند- اغلب با تسهيلات اجاره‌اي كه فقط براي مدت از قبل پيش‌بيني شده در دسترس قرار مي‌گيرند و هر روز اضافي نشست‌ها هزينه‌هاي قابل توجهي هم به انجمن و هم به نمايندگان تحميل خواهد كرد. در نتيجه بيشترين تلاش براي بهترين سازماندهي كنوانسيون امري اساسي است.

پيش‌تدارك

كار سازماندهي و تدارك يك كنوانسيون از هفته‌ها و ماه‌ها قبل و با درگير ساختن كميته‌هاي بسيار، تحت هدايت كلي مسؤلان و هيأت مديره‌ كانون آغاز مي‌شود.

كاركردهاي اصلي پارلماني كه اغلب به طور مستقيم با سازماندهي رسمي خود كنوانسيون ارتباط مي‌يابند توسط سه كميته به اجرا در مي‌آيند كه هر كدام از آن‌ها طبق مقررات آئين‌نامه از سوي رئيس يا بورد تشكيل مي‌شوند. اين سه كميته عبارتند از:‌ (۱) كميته اعتبارنامه‌ها، كه فهرست نام مسؤلان، نمايندگان و جانشينان را، كه بعد از احراز اعتبار آنان ثبت نام كرده است، براي كنوانسيون تهيه و تأييد مي‌كند؛ (۲) كميته‌ قواعد جاري، كه پيش‌نويس قواعد رويه‌هاي عملياتي را كه به طور خاص براي آن كنوانسيون مشخص لازم هستند، تهيه مي‌كند؛ و (۳) كميته‌ برنامه، كه برنامه‌ كنوانسيون را در تركيبي متناسب با دستور كار‌ (۴۱) با خصوصيات اختصاصي طراحي شده براي ارتقاء و توسعه كانون يا انجمن به مثابه يك كل تدارك مي‌بيند. چون وظايف اين كميته‌ها دقيق هستند هيچ عضوي هرگز نبايد جز به دليل توانمند‌يش در اين عرصه براي عضويت در هر كدام از اين كمتيه‌ها منصوب شود.

به علاوه، بسته به اندازه‌ كنوانسيون، يك يا چند كميته، مسؤل ترتيبات ضروري تداركاتي، مانند تأمين سالن، اسكان در هتل، و خدمات مربوطه تشكيل مي‌شود. اگر يك كميته مسؤل انجام تمام اين امور باشد، به عنوان كميته تدارك كنوانسيون ناميده مي‌شود.

يك كميته‌ مهم ديگر كه معمولاً قبل و حين كنواسيون فعاليت مي‌كند كميته قطعنامه است. اين كميته اقدام‌هاي مناسب براي قطعنامه و پيشنهادهاي اصلي اوليه‌ را (جداي از پيشنهادهاي ضمني)، پيگيري و طرح آن‌ها در كنوانسيون را توصيه مي‌كند.

وظايف كميته‌هاي كنوانسيون با توضيح‌هاي كامل‌تر در صفحه‌هاي آتي اين فصل توصيف مي‌شوند.

هر يك از كميته‌هاي دائمي عادي كنوانسيون - در مشاوره با رئيس، گروه يا بورد اجرايي، و كميته‌ برنامه‌- بايد با دقت اجرا و مديريت امور كنوانسيون را كه وظيفه يك كميته‌ مشخص، برنامه‌ريزي كنند.

نشست ما قبل كنوانسيون بورد اجرايي كانون معمولاً يك يا چند روز قبل از افتتاح كنوانسيون در شهر محل برگزاري تشكيل مي‌شود. تعدادي از تصميم‌هاي مؤثر بر كارهاي مطرح در كنوانسيون ممكن است در اين نشست اتخاذ شود.

خدمات پارلمانتارين

يك مشاور كليدي در تدارك كنوانسيون بايد يك پارلمانتارين باشد، كه بايد از قبل كاملاً درگير قضايا شود. خوب است كه اين شخص يك پروفشنال باشد - هرچه در جريان فعاليت‌هاي عملي سازمان‌ها باتجربه‌تر، بهتر. هرچند وظيفه‌ او ارايه‌ مشاروه‌ها و نظرات پارلماني در كنوانسيون است (و بايد كنار رئيس كنوانسيون بنشيند) (نگا ك: صص.۵۱ - ۴۴۹)، مهم‌ترين كار پارلمانتارين پيش از برگزاري كنوانسيون انجام مي‌شود. طي دوره‌ تدارك كنوانسيون و هنگامي كه كنوانسيون در حال پيشرفت است، او بايد به عنوان مشاور اصلي رئيس، مسؤلان، و رئيسان كميته‌ها در ارتباط با مديريت امور عملي كارهاي كنوانسيون خدمت كند. رئيسان كميته‌هاي اعتبارنامه‌ها، قواعد جاري، برنامه‌، قطعنامه، و كميته‌ انتخابات، اگر چنين كميته‌اي هم وجود داشته باشد، و كميته‌هاي دائمي كه قرار است برنامه‌هايي در كميته ارايه دهند، بايد طي اين دوره با پارلمانتارين مشورت كنند؛ و منطقي است كه وي در بعضي از نشست‌هاي كميته‌ها حضور يابد. پارلمانتارين بايد هميشه در نشست‌هاي پيش‌كنوانسيوني هيأت اجرايي مذكور در فوق حاضر باشد.

رويه‌ رسمي سازماندهي در كنوانسيون

پيش از آنكه يك كنوانسيون بتواند هر كار ديگري انجام دهد، بايد خودش را به صورت يك ركن رأي‌دهنده‌ واحد، رسماً شكل بدهد- امري كه در نخستين نشست كاري صورت مي‌پذيرد. مراسم مقدماتي- چه در آغاز كنوانسيون و چه در ابتداء هر روز- به عنوان كار تلقي نمي‌شود. در صورت تمايل، مراسم افتتاح جداگانه با ماهيت الهام بخش مي‌تواند پيش از سازماندهي رسمي كنوانسيون اجرا شود. وقتي مجمع نمايندگان يك انجمن مستقر طبق آئين‌نامه‌ يا قواعد ديگري كه در ادامه توصيف شده، سازمان يافت، در آن صورت به نام كل انجمن عمل مي‌كند و مي‌توان از آن به عنوان «دهمين كنوانسيون سالانه‌ انجمن ملي _____.» نام برد.

سازمانيابي رسمي كنوانسيون با بررسي و تصويب جداگانه‌ گزارش‌هاي سه كميته‌ مذكور در فوق، يعني، به ترتيب؛ كمتيه‌‌ اعتبار نامه‌ها، كميته‌ قواعد جاري و كميته‌ برنامه محقق مي‌شود.

هر گاه هر كدام از گزارش‌ها براي بررسي مطرح مي‌شود، يكي از اعضاء، معمولاً رئيس همان كميته گزارش را ارايه مي‌دهد. اين شخص بايد گزارش خود را با طرح پيشنهاد تصويب گزارش «از سوي كميته» خاتمه دهد- مگر آنكه او يك عضو صاحب حق رأي كنوانسيون نباشد، كه در اين صورت هر كسي كه صاحب رأي باشد مي‌تواند اين پيشنهاد را مطرح سازد؛ يك كار مناسب اين است كه منشي گزارش‌نويس يا يكي از اعضاء كميته اين كار را انجام دهند. اين پيشنهاد اگر از سوي يك عضو كميته مطرح شود نيازي به حمايت ندارد. اگر كسي پيشنهاد را طرح نكند رئيس مي‌تواند مطرح كند يا مي‌تواند طرح آن را فرض بگيرد، و به عنوان مثال بگويد: «موضوع رأي‌گيري تصويب گزارش كميته‌ برنامه است».

گزارش‌ هر يك از اين كميته‌ها قابل ‌مذاكره و قابل‌ اصلاح است. با اين همه، در كنوانسيون عادي يك انجمن، مذاكره يا پيشنهادهاي اصلاحي به ندرت مطرح مي‌شوند، و گزارش‌ها - اگر كميته‌ها كارشان را خوب انجام داده باشند - احتمالاً بدون رأي مخالف به تصويب مي‌رسند. (رأي لازم براي تصويب گزارش كميته‌ اعتبارنامه‌ها و كميته‌ برنامه‌ اكثريت آراء است، و رأي مورد نياز براي تصويب گزارش كميته‌ قواعد جاري به نحو مذكور در صفحه‌هاي ۶۰۱-۶۰۰، دو سوم آراء است). با تصويب اين سه گزارش جداگانه، كنوانسيون به صورت رسمي براي انجام كار سازمان مي‌يابد.

كميته‌ اعتبار‌نامه‌ها

مسؤليت‌ها. وظايف ويژه‌ كميته‌ اعتبارنامه‌ها در ادامه فهرست شده است. اقلام (۱) تا (۴) به ضرورت بايد در طول يك دوره‌ قابل‌توجه پيش از كنوانسيون توزيع شوند. اقلام (۵) تا (۶) بايد در محل برگزاري كنوانسيون و در دوره‌ منجر به افتتاح آن صورت بگيرند. اقلام (۷) تا (۸) به وظايف كميته در حين كنوانسيون مربوط مي‌شوند.

۱) توزيع (الف)‌ اطلاعات، طبق آئين‌نامه‌‌، در مورد تعداد مجاز نمايندگان و جانشينان، شرايط احراز صلاحيت، و زمان و روش انتخاب آنان؛ و (ب) توزيع فرم‌هاي اعتبارنامه‌ها همراه با دستورالعمل‌هايي در مورد اينكه در يك تاريخ مشخص بايد بازپس فرستاده شوند و نام نمايندگان و جانشينان تأييد شده از سوي تشكل مربوطه در آن‌ها قيد شده باشد و به امضاء منشي و گاهي اوقات رئيس تشكل رسيده باشد، در ميان تمام تشكل‌هاي عضو واجد صلاحيت معرفي نماينده و البته پيشاپيش. براي تمام نمايندگان و جانشينان مي‌توان از يك فرم واحد استفاده كرد، يا براي هر نماينده و هر جانشين از يك فرم به شكل كارت، با رنگ‌هاي متفاوت براي تمايز نمايندگان و جانشينان، بهره گرفت. اگر جانشين‌ها، به نحو موصوف در صفحه ۵۸۵، با نمايندگان خاص جفت هستند، از كارت‌هاي جفت نيز مي‌توان استفاده كرد.

۲) الف) بررسي تمام فرم‌هاي مرجوعي، تأييد صلاحيت هر عضو فهرست شده؛ و (ب) در صورتي كه عدم صلاحيت يك نماينده يا جايشين منتخب احراز شد (به خاطر عدم پرداخت حق عضويت، ناكافي بودن دوه عضويت و از اين قبيل)، اعلام موضوع به شعبه مربوطه، دادن مشاوره به آن واحد نسبت به حقش براي تعيين يكي از جانشينان نامبرده شده در فرم‌هاي اعتبارنامه‌ها براي احراز جاي نماينده‌ فاقد صلاحيت (مگر آنكه اين جايگزيني به خاطر جفت‌ بودن جانشين‌ها با نمايندگان مشخص به صورت خود به خودي انجام شود).

۳) تهيه‌ فهرست اعضاء واجد صلاحيت براي ثبت‌ نام و مبناي اين حق (مسؤلي كه به اعتبار سمت عضو كنوانسيون است، رئيس شعبه، عضو منتخب، جانشين، و غيره) به صورت مرتب- مثلاً به ترتيب الفباء بر اساس منطقه‌ها، باشگاه‌ها، بخش‌ها، يا هر روش ديگري كه براي ارجاع سريع به آن‌ها مناسب باشد.

۴) شروع ترتيباتي يك يا دو روز قبل از افتتاح كنوانسيون به نحوي كه ثبت‌ نام در كنوانسيون انجام شود (نگا ك: ص. ۵۹۴).

۵) ثبت‌نام- كه معمولاً شامل موارد زير مي‌شود:

الف) تقديم مداركي حاكي از داشتن صلاحيت ثبت‌نام از سوي عضوي كه چنين قصد‌ي دارد.

ب)‌ تأييد صحت مدارك عضو از سوي كميته يا زيركميته‌‌ آن كميته.

پ) گزارش عضو رسماً ثبت‌ نام‌ شده، بر مبناي پرداخت هزينه‌ ثبت ‌نام (كه گاهي از پيش ارسال مي‌شود) و امضاء ليست ثبت‌نام شدگان.

ت) ارايه كارت اختصاصي مناسب، برنامه‌ رسمي، و اطلاعات اضافي مورد نياز مانند زمان و مكان نشست‌هاي هر كميته يا بخش يا كارگاه به عضو.

۶) تهيه نخستين گزارش كميته‌ براي كنوانسيون، كه مي‌تواند شامل نام كساني باشد كه تا ساعتي كه رئيس كميته‌ اعتبارنامه‌ها بتواند اين گزارش اوليه را به عنوان اولين موضوع رسمي كار كنوانسيون ارايه دهد، ثبت‌نام كرده باشند.

۷). تداوم كار كميته تا خاتمه كنوانسيون- دادن گزارش تغييرات در فهرست ثبت‌نام‌ها به خاطر:‌ (الف) ثبت‌نام‌هاي اضافي (كه آئين‌نامه‌ يا قواعد جاري كنوانسيون ‍[ص ۵۹۹] ملزم مي‌سازد تا زمان مشخصي زودتر از ختم نهايي بسته شود)؛ يا (ب) عزيمت نمايندگان و ثبت‌ نام جانشيناني كه جايگزين آنان مي‌شوند.

۸). تقديم گزارش تكميلي اعتبار‌نامه‌ها در آغاز هر نشست كاري هر روز و هر زمان ديگري كه لازم باشد - به عنوان نتيجه‌ ناشي از تغييرات در فهرست ثبت‌نام‌ شدگان.

در انجمن‌هايي كه ستادهاي اجرايي دائمي را حفظ مي‌كنند، بيشتر اين وظايف اداري كه مستلزم تشكيل كميته‌ اعتبارنامه‌ها از قبل است به مهارت روزمره‌ تبديل مي‌شوند كه سال به سال حفظ مي‌شوند و عمدتاً از سوي كاركنان استخدامي به اجرا در مي‌آيند؛ اما اختيار و مسؤليت هدايت كلي اين كار بر عهده‌ كميته‌ اعتبارنامه‌ها باقي مي‌ماند.

زمان و مكان ثبت ‌نام. زمان و مكان ثبت ‌نام بايد در برنامه‌ي چاپي كنوانسيون اعلام شود. در يك كنوانسيون، هر چند روز كه طول بكشد، ثبت‌ نام بايد يك يا دو روز پيش از افتتاح صورت پذيرد، و طوري تدارك شود كه بخش عمده‌ ثبت‌ نام‌ها در طول عصر و شامگاه پيش از نشست كاري افتتاحيه، و نيز صبح روز نشست انجام شود. اين ثبت‌ نام معمولاً در اتاق يا سالني كه اندازه و تجهيزات آن به كل تعداد احتمالي ثبت ‌نام‌كنندگان بستگي مي‌يابد، صورت مي‌گيرد. در طول كنوانسيون يك ميز ثبت ‌نام كميته اعتبارنامه‌ها در مكاني مناسب و در زماني معقول پيش از آغاز هر نشست كاري بايد مستقر شود، و بايد در طول نشست‌ها هميشه آماده به كار باشد. نزديك ختم كنوانسيون، معمولاً يك يا دو نفر از اعضاء كميته مشغول به كار باقي مي‌مانند.

روش ثبت‌نام. روش مورد استفاده‌ كميته‌ اعتبارنامه‌ها براي ثبت ‌نام نمايندگان و جانشينان متناسب با اندازه‌ي كنوانسيون توفير مي‌كند. يك رويه‌ رايج از اين قرار است:‌ كل كانوني كه كنوانسيون برگزار مي‌كند به بخش‌هايي مانند ايالات، مناطق يا نواحي تقسيم مي‌شود، و يك بخش جداگانه‌ از دفتر ثبت نام، اغلب در سه نسخه به شكلي كه در ادامه توضيح داده شده، براي هر زيربخش تهيه مي‌شود. هر بخش دفتر ثبت - به يك ترتيب منطقي مناسب - نام تايپ شده‌ انجمن‌‌ها يا شعبه‌ها تشكيل دهنده مستقر در مناطق جفرافيايي متناظر را در بر مي‌گيرد؛ و زير نام هر شعبه نام‌هاي نمايندگان و جانشيناني كه اعزام شده‌اند، به شرطي كه صلاحيت افراد از سوي كميته احراز شود،‌ در جا‌هاي خالي اعتبارنامه‌ها به ترتيب الفباء تايپ مي‌شوند. در آغاز كار كه بخش عمده‌ ثبت‌نام‌ها صورت مي‌گيرد، معمولاً دو عضو كميته در دو ميز يا جايگاه علامت‌گذاري شده‌ي جداگانه و در ديدرس، براي هر بخش جغرافيايي گمارده مي‌شوند. در كنوانسيون‌هاي بزرگ، وجود راهنما‌ مي‌تواند در هدايت نمايندگان و جانشينان به بخش‌ مناسب، هنگامي كه مدارك خود را نشان مي‌دهند و محل تعيين شده در كنار نام‌ تايپ‌شده‌ خود را در دفتر ثبت امضاء مي‌كنند، مفيد واقع شود. دست‌كم يك، و معمولاً دو كپي از دفتر ثبت (يا فتوكپي از صفحه‌هاي دفتر)‌، علاوه بر نسخه‌ اصلي كميته‌ اعتبارنامه‌ها، ضروري است- يك نسخه به عنوان ضميمه‌ گزارش كميته براي تقديم، و ديگري براي استفاده‌ بعدي از سوي صندوق‌گردانان در جريان تأييد صلاحيت رأي‌دهندگان. با استفاده از كپي اخير،‌ با تقسيم صندوق‌گردانان به گروه‌هايي براي هر منطقه‌ي ثبت‌نام، طبق الگوي ثبت‌نام اعضاء در كميته‌ اعتبارنامه‌ها، رويه‌ي شمارش آراء در انتخابات مي‌تواند تسريع شود. كارت‌هاي نمايندگان نيز مي‌تواند متناظر با همين منطقه‌بندي برچسب يا شماره‌ بخورد تا تشخيص هويت نمايندگان تسهيل شود.
به جز در كنوانسيون‌هاي سياسي مجادله در مورد كرسي‌هاي نمايندگي به ندرت رخ مي‌دهد. در موارد نادر بروز مجادله بين دو نماينده يا دو گروه نمايندگي و بحث جدي در مورد صلاحيت احراز كرسي‌، كميته بايد هر دو را از ليست خارج كند و اختلاف را به نحوي كه در ادامه توضيح داده شده به كنوانسيون گزارش دهد.

از سوي ديگر اگر، كميته پس از استماع واقعيت‌ها، فكر كند كه اختلاف توجيه نمي‌شود، فقط بايد نام نمايندگاني را در ليست بگنجاند كه ادعاي آنان را مشروع تلقي مي‌كند. همان قواعد نسبت به مورد بيشتر رايج نمايندگان منتخب از سوي يك شعبه‌ محلي كاربرد دارد كه فاقد صلاحيت اعزام نماينده است يا بيش از حد استحقاق نماينده انتخاب كرده‌ است.

تصويب گزارش. پيش از دريافت گزارش كميته‌ اعتبارنامه‌ها، چون هنوز وضعيت عضويت مشخص نشده است، هيچ پيشنهادي تحت هيچ عنواني طبق‌ دستور نيست مگر آن‌ها كه در فقدان نصاب طبق دستور باشند. (اما بنگريد به صص. ۲۲-۶۲۱ براي ‌تنوعات ضروري در مورد كنوانسيون‌هاي مربوط به سازمان غيردائمي). حتي، براي نمونه، يك پيشنهاد مرتبط با اعتبار برگزاري كنوانسيون طبق دستور نيست. بنا بر اين،‌ اساسي است كه كميته يك مهلت براي ثبت‌‌نام‌هايي تعيين كند كه در گزارش اوليه‌اش گنجانده مي‌شود و اين مهلت به كميته فرصت مي‌دهد تا گزارش را تهيه كند. مراسم افتتاح فرصتي براي اين كار فراهم مي‌آورد، و هنگامي كه اين مراسم در جريان است،‌ نمايندگان مي‌توانند به ثبت‌نام ادامه دهند - اما نامشان در گزارش اوليه قيد نمي‌شود. اگر گزارش به موقع آماده نشود،‌ كنوانسيون مي‌تواند با موضوع‌هاي غيركاري مانند سخنراني‌ها،‌ يا در جا راحت باشد يا تنفس ادامه يابد.

گزارش كميته‌ اعتبارنامه‌ها، كه توسط رئيس كميته قرائت مي‌شود، در اساس بايد اعلام كند كه «فهرست نام اعضاء صاحب رأي كنوانسيون و جانشينان آنان كه تا . . . .(شامل ساعتي كه تا آن زمان فهرست تصحيح شده است) ثبت‌نام كرده‌اند به پيوست است». در پي اين بيانيه‌ بايد خلاصه‌ آماري كه در هر سازمان خاص مرسوم است (عالباً شامل فهرست جزئيات منطبق با مبناي رأي اعضاء همانطور كه در قلم (۳) صفحه ۵۹۳ خاطر نشان شد) ارايه شود، و هميشه بايد تعداد كل اعضاء واجد صلاحيت رأي دادن كنوانسيون و تعداد جانشينان ثبت‌نام شده ذكر شود. معمولاً فهرست نام نمايندگان و جانشينان را قرائت نمي‌كنند مگر آنكه بخشي از آن بنا به درخواست خوانده شود. اگر بين اعضاء اختلاف حل نشده‌اي باقي مانده باشد،‌ موارد خاص، و اين واقعيت كه نام نمايندگان مخالف يا مورد مخالفت در گزارش نيامده بايد اعلام شود. رئيس كميته گزارش را با بيان اينكه «از سوي كميته، پيشنهاد مي‌كنم فهرست تقديمي نمايندگان فهرست رسمي اعضاء صاحب رأي كنوانسيون تلقي شود.» تمام مي‌كند. سپس گزارش و فهرست اسامي پيوست را بايد به رئيس يا منشي ارايه دهد.

در صورتي كه مذاكره يا اصلاحيه‌ پيشنهادي وجود داشته نباشد، رئيس كنوانسيون، پيش از اخذ رأي سؤال مي‌كند: «آيا در مورد اين گزارش سؤالي هست؟» اگر كرسي‌(ها) مورد منازعه باشد اصلاحيه‌اي به اين شكل مي‌تواند مطرح شود: «پيشنهاد اصلاح با افزودن عبارت: مشروط به اينكه نام جورج جي. مورس به عنوان نماينده‌ ميسوري به فهرست تقديمي نمايندگان افزوده شود.» نام نماينده رقيب بعداً مي‌تواند به عنوان يك پيشنهاد اصلاح ثانويه مطرح شود، به عنوان نمونه، «خط زدن "جورج مورس" و گنجاندن "فرانك نورتون"». صرف‌نظر از اينكه يك اختلاف گزارش بشود يا نه،‌ پيشنهاد چنين اصلاحيه‌اي يا حتي پيشنهاد جايگزين كردن مجموعه‌ي كاملاً متفاوت از نمايندگان براي هر نمايندگي در فهرست گزاش شده، طبق دستور است،‌ اما چنين اصلاحيه‌اي نبايد نام‌ كساني به جز يك نماينده‌ مورد منازعه يا تمام نمايندگان يك هيأت نمايندگي كه به يك دليل واحد مورد منازعه است، همراه با مدعيان پرونده را شامل شود. به يك اصلاحيه‌‌‌ پيشنهادي براي تغيير ليست نمايندگان، هيچ از يك نمايندگان درگير نمي‌توانند رأي بدهند. كساني كه از سوي كميته پذيرفته‌ شده‌اند، هرچند اختلاف در يك مورد حل نشده باشد، مي‌توانند به جز مورد خودشان به تمام موارد ديگر رأي بدهند. هنگام اخذ رأي در مورد گزارش كميته‌ اعتبارنامه‌ها يا پيشنهادهاي مرتبط با بررسي آن، فقط كساني كه نامشان در فهرست اعضاء‌ صاحب‌رأي گزارش شده از سوي كميته آمده‌ باشد (فهرست موجود پس از اعمال اصلاحيه‌هاي قبلي) مي‌توانند رأي بدهند.

فهرست اعضاء صاحب‌ رأي؛ گزارش‌هاي تكميلي. وقتي گزارش كمتيه‌ اعتبارنامه‌ها تصويب مي‌شود- مشروط به تغييرات به خاطر گزارش‌هاي بعدي- از اين طريق فهرست رسمي اعضاء‌ صاحب‌رأي كنوانسيون به تصويب مي‌رسد. يك عضو صاحب‌رأي كه پس از تقديم گزارش اوليه ثبت‌نام مي‌كند، اگر وضعيتش زير سؤال نباشد، به محض ثبت‌نام، وضعيت قانوني كامل خود را كسب مي‌كند،‌ اما اگر زير سؤال باشد،‌ بايد منتظر تصميم كميته يا خود كنوانسيون باقي بماند. گرچه كميته‌ اعتبارنامه‌ها معمولاً فقط در آغاز هر روز كاري گزارش تكميلي خود را ارايه مي‌دهد، با اين حال، در زمان‌هاي ديگر، از جمله بلافاصله پيش از اخذ‌رأي در مورد مسائل مهم، مي‌توان از كميته خواست تا گزارش تكميلي خود را تقديم كند. اگر از زمان گزارش اخير در فهرست نمايندگان ثبت‌نام كرده هيچ تغييري رخ نداده باشد، به پيشنهاد و اخذ رأي نيازي نخواهد بود؛ اما در غير اين صورت، رئيس كميته بايد گزارش خود را با بيان اين عبارت خاتمه دهد: «از سوي كميته، پيشنهاد مي‌كنم فهرست بازنگري شده‌ تقديمي فهرست رسمي اعضاء صاحب رأي كنوانسيون تلقي شود.». هرچند ممكن است اين پيشنهاد يك پيشنهاد اصلاح مصوبه (۳۵) به نظر برسد، اما چون روشن است كه به خاطر دير رسيدن يا زود رفتن نمايندگان و جايگزين شدن جانشينان فهرست كم يا زياد مي‌شود، فقط با اكثريت آراء‌ به تصويب مي‌رسد.

نسخه اصلي فهرست كميته‌ اعتبارنامه‌ها شامل آخرين اعضاء ‌صاحب‌ رأي ثبت‌ نام كرده كنوانسيون بايد در تمام اوقات به نحوي در دسترس باشد كه تعداد دقيق آنان را بتوان بي‌درنگ تعيين كرد. درستي فهرست ثبت‌نام شدگان اساسي است، زيرا مي‌تواند بر نتايج انتخابات يا مسائل مورد منازعه تأثير بگذارد. اگر آئين‌نامه‌ يا قواعد جاري نصاب را تعيين نكرده باشند (۴۰) - كه بايد تعيين كنند- نصاب اكثريت اعضاء صاحب ‌رأي است كه عملاً ثبت ‌نام كرده‌اند، صرف‌نظر از اينكه چه تعداد عزيمت كرده‌ باشند.

كميته‌ قواعد جاري

مسؤليت‌ها. كميته‌ قواعد جاري قواعدي را پيش‌نويس و براي بررسي تقديم مي‌كند كه به «قواعد جاري كنوانسيون» معروف است كه، در صورت تصويب، فقط در مورد يك كنوانسيون كاربرد دارند. اين قواعد نبايد به هيچ وجه با آئين‌نامه‌ انجمن مغايرت داشته باشند، اما (برعكس قواعد جاري عادي در يك انجمن محلي) مي‌توانند مستلزم تعديل‌هايي در قواعد مندرج در مرجع پارلماني تعيين شده از سوي آئين‌نامه‌ باشند. قواعد جاري يك كنوانسيون معمولاً هم قواعد «پارلماني» مرتبط با نحوه‌ اداره‌ امور، و هم قواعد غيرپارلماني را در بر مي‌گيرند تا حدي كه شبيه تركيبي از دستورنامه اختصاصي و قواعد جاري عادي به نظر مي‌رسند (۲). با اين همه، چون تأثير آن‌ها با ختم اجلاسي كه براي آن تصويب مي‌شوند، منقضي مي‌شود، از بعضي جهات با قواعد گفته شد تفاوت دارند.

قواعد جاري كنوانسيون‌هاي متوالي كه توسط يك انجمن برگزار مي‌شوند اغلب تا مرحله‌اي تكامل مي‌يابند كه قواعد تصويب شده در كنوانسيون قبلي به تغييرات كمي نياز خواهد داشت. از سوي ديگر، گاهي اوقات كار اين كميته مستلزم يك تحقيق گسترده در سوابق قبلي سازمان است. در هر حال، در مورد قواعد جاري كنوانسيون اغلب بهتر است با پارلمانتارين مشاوره ‌شود، و او اغلب يك پيش‌نويس اوليه براي تقديم به اين كميته تدوين مي‌كند.

یک نسخه از «قواعد جاري پيشنهادي كنوانسيون» كه قرار است كميته توصيه كند - معمولاً به صورت چاپ شده در برنامه‌ رسمي- بايد به هر فردي كه ثبت نام مي‌كند داده شود.

ارايه و تصويب قواعد جاري كنوانسيون. گزارش كميته‌ قواعد جاري بلافاصله پس از تصويب گزارش كميته‌ اعتبارنامه‌ها با طرح پيشنهادي به شكل فقره ۹، صفحه‌ ۳۱ بخش خاكستري آخر كتاب، با قرائت متن كامل قواعد پيشنهادي- صرف‌نظر از توزيع قبلي - به كنوانسيون تقديم مي‌شود، به جز در مواردي كه به تمام نمايندگان يك نسخه از آن داده شده باشد و قواعد سال به سال كلاً تغيير نكند، عرف كاملاً جا افتاده‌ي آن سازمان اجازه دهد كه قرائت اين قواعد حذف شود. پس از مذاكره يا اصلاحيه (اگر باشد)، در باره‌ كليات قواعد يك رأي واحد اخذ خواهد شد. بايد توجه داشت كه بررسي پشت سر هم بندها (۲۸) كاربرد ندارد، گرچه قواعد ممكن است به اين منظور كه ظاهر يك سند واحد را داشته باشند سازماندهي شده‌اند، اما در واقع، گروهي از پيشنهادهاي اصلي جدا هستند كه توسط كميته در قالب يك پيشنهاد تصويبي مطرح شده‌اند. به درخواست يك عضو داراي رأي كنوانسيون، در مورد هر يك از قواعد منفرد مي‌توان جداگانه رأي گرفت (نگا ك: ص. ۲۶۵)، هرچند چنين درخواستي فقط هنگامي منطقي است كه يك موضوع جدي در معرض خطر به نظر برسد. اگر چنين درخواستي مطرح شد، باقي قواعد اول به تصويب مي‌رسند،‌ و سپس در مورد قواعد جدا شده رأي مي‌گيرند. در چارچوب روش معمولي براي رأي‌گيري در مورد قواعد جاري به عنوان يك «بسته»، دو سوم آراء لازم است - چون، اگر قرار است اين قواعد نيازهاي كنوانسيون را تأمين كنند،‌ به احتمال بسيار زياد شامل مقرراتي هستند كه فقط با رأي دو سوم مي‌توان آن‌ها را اعمال كرد. اگر در جريان بررسي قواعد پيشنهادي كميته يا در جريان كنوانسيون قاعده‌ي جديدي پيشنهاد شود،‌ بايد در مورد آن پس از تصويب پيشنهادهاي كميته به نحوي كه در ادامه بحث مي‌شود،‌ رأي گرفت.

رأي مورد نياز براي تصويب يك قاعده‌ منفرد. اگر يك قاعده‌ جاري كنوانسيون جداگانه به رأي گذاشته شود، رأي لازم براي تصويب آن، بسته به ماهيت آن قاعده، در بعضي موارد دو سوم و در موارد ديگر اكثريت است.

1) قواعد جاري كنوانسيون كه به دو سوم آراء نياز دارند (حتي به صورت منفرد)، در اصل،‌ با همان خصوصيات مقرراتي متمايز مي‌شوند كه، در انجمن‌هاي محلي سطح پايه يا مجمع، با دو سوم آراء در جريان يك نشست يا اجلاس به اجرا در مي‌آيند، يا مستلزم تصويب به عنوان دستورنامك اختصاصي هستند تا از يك اجلاس به اجلاس بعدي اجراي آن‌ها تداوم يابد (نگا ك به 2). يك نمونه از آن‌ها قاعده‌ محدود كننده‌ زمان مجاز براي مذاكرات است. قواعد اين دسته با اصطلاح قواعد جاري پارلماني در يك كنوانسيون، كه در اين كتاب به كار رفته، شناخته مي‌شوند.

۲) يك قاعده‌ جاري اگر در دسته‌ (۱) فوق قرار نگيرد به صورت جداگانه با اكثريت آراء كنوانسيون قابل تصويب است، و در نتيجه مي‌تواند در يك مجمع محلي به عنوان قاعده جاري عادي (نگا ك به 2) تصويب شود. نمونه‌ اين دسته از قواعد كنوانسيون مي‌تواند قواعد مرتبط به نحوه‌ نصب كارت شناسايي يا قالب گزارش‌هاي مكتوب يا قطعنامه‌‌هاي تقديمي باشد.

رأي لازم براي اصلاح يا لغو يك قاعده‌ جاري كنوانسيون. اصلاح يا لغو يك قاعده‌ جاري يك كنوانسيون مستلزم دو سوم آراء يا رأي اكثريت تمام نمايندگان يا «اعضاء داراي رأي» كنوانسيون است كه ثبت‌ نام كرده‌اند،‌ به جز آن قاعده‌اي كه به صورت منفرد با اكثريت آراء به تصويب رسيده باشد كه مي‌تواند با اكثريت آراء پس از صدور اخطاريه دست كم در روز قبل، اصلاح يا لغو شود.

تعليق يك قاعده‌ جاري كنوانسيون هر قاعده‌ جاري يك كنوانسيون (به جز قاعده‌اي كه مرجع پارلماني مقرر مي‌كند) مي‌تواند به خاطر يك منظور مشخص با اكثريت آراء تعليق شود،‌ حتي اگر تصويب آن قاعده مستلزم دو سوم آراء بوده باشد. با اين حال،‌ تحت چنين تعليقي، قواعد به كاربردني مندرج در مرجع پارلماني تعيين شده در آئين‌نامه (يا تعيين شده توسط يك قاعده‌ كنوانسيون) به اجرا در مي‌آيد - انگار كه قاعده‌ جاري به تصويب نرسيده است. براي تعليق قاعده‌ جاري يك كنوانسيون و نيز قاعده‌ عام پارلماني كه معمولاً در چنان شرايطي به كاربردني است، به دو سوم آراء نياز خواهد بود، درست مانند تعليق يك قاعده‌ي عام وقتي مستلزم قاعده‌ جاري‌ نباشد (۲۵). هيچ قاعده‌ جاري يك كنوانسيون نمي‌تواند براي باقيمانده‌ اجلاس كنوانسيون تعليق شود، و هيچ قاعده‌ جاري كه فقط يك كابرد واحد دارد،‌ نمي‌تواند تعليق شود، چرا كه معادل لغو آن قاعده خواهد بود، و با اين مورد بايد به شيوه‌ متناسب برخورد كرد.

نمونه‌اي‌ از يك مجموعه قواعد جاري كنوانسيون. قواعد جاري يك كنوانسيون بايد متناسب با اندازه‌، نوع، و مسؤليت‌هايش توفير كند. در حاليكه امكان تدوين مدل قواعدي كه به صورت عام كاربرد داشته باشند وجود ندارد، مجموعه نمونه‌ها‌يي كه در ادامه ارايه مي‌شود ماهيت قواعد جاري را كه از طرف كنوانسيون‌ها به تصويب مي‌رسند نشان مي‌دهد.

قواعد جاري كنوانسيون _____
قاعده يك. (الف) كميته‌ اعتبار‌نامه‌ها، درست پس از مراسم افتتاح نخستين نشست كاري، تعداد نمايندگان و جانشينان ثبت‌ نام كرده را كه مدارك مناسب را ارايه داده‌اند، گزارش خواهد داد، و گزارش تكميلي خود را پس از مراسم افتتاح روز‌هايي كه كار ادامه دارد تقديم خواهد كرد.
(ب) عضوي كه به عنوان جانشين ثبت‌ نام كرده است مي‌تواند طبق مجوز مناسب كميته‌ اعتبارنامه‌ها و در هر زماني در طول نشست‌هاي كاري از جانشين به نماينده تبديل شود.
قاعده‌ دو. براي پذيرش در سالن مجمع، و براي تسهيل احراز هويت و استقرار، اعضاء، جانشين‌ها، و ديگران بايد علائم صادر شده از سوي كمتيه‌ اعتبارنامه‌ها را هنگام ثبت ‌نام، روي سينه‌ خود نصب كنند.
قاده‌ سه. قطعنامه‌هاي تقديمي از سوي اعضاء منفرد بايد مكتوب و از سوي پيشنهاد دهنده و حمايت كننده امضاء شده باشد- هر دو نفر آنان بايد از اعضاء داراي رأي كنوانسيون باشند- و آن را مستقيماً به منشي ضبّاط ارايه دهند.
قاعده‌ چهار. (الف) تمام قطعنامه‌ها به جز قطعنامه‌ها‌ي ارايه شده از سوي بورد اجرايي [يا هيأت مديران» و غيره]، يا از سوي كمتيه‌ها، و تمام توصيه‌هاي ارايه شده در گزارش‌هاي مسؤلان يا كميته‌ها، بدون مذاكره بايد به كميته‌ قطعنامه‌ها ارجاع شوند؛ قطعنامه‌هاي پيشنهادي از سوي بورد اجرايي يا از سوي كمتيه‌ها بايد از سوي بورد يا كميته‌ ارايه دهنده به صورت مستقيم به كنوانسيون تقديم شوند.
(ب) به هر عضوي كه قطعنامه‌اي ارايه مي‌دهد بنا به تقاضاي خودش فرصتي داده خواهد شد تا آن را براي كميته قطعنامه‌ها تشريح كند.
(پ) كميته قطعنامه‌ها، قطعنامه‌هاي مناسبي براي اجرايي شدن توصيه‌هاي ارجاع شده به كميته را آماده خواهد ساخت، و اين‌ها و تمام قطعنامه‌هاي ديگر ارجاع شده به كميته را، همراه با توصيه‌ها‌ي خودش راجع به اقدام مناسب، به كنوانسيون تقديم خواهد كرد، به جز مسائلي كه كميته با رأي دو سوم آراي اعضائش تصميم مي‌گيرد گزارش نكند.
(ت) كنوانسيون با اكثريت آراء مي‌تواند قاعده 4 را تعليق كند و مي‌تواند بلافاصله يك مسأله را مورد بررسي قرار دهد،‌ يا به كميته قطعنامه‌ها دستور دهد تا يك مسأله را در يك زمان خاص، حتي اگر كمتيه به ارايه گزارش آن رأي نداده باشد، گزارش كند.
قاعده پنج. هيچ عضوي در مذاكره در خصوص يك موضوع و در يك روز بيش از يك بار، يا طولاني‌تر از دو دقيقه، بدون مجوز اعطاء شده با دو سوم آراء بدون مذاكره كنوانسيون، صحبت نخواهد كرد.
قاعده شش. تمام گزارش‌ها و ساير مطالب براي ثبت دائمي يا اقدامات چاپي تايپ خواهد شد و، بلافاصله پس از عرضه، براي منشي ضبّاط ارسال خواهد شد.
قاعده هفت. معرفي نامزد‌هاي هر سمتي كه قرار است توسط كنوانسيون پر شود به يك نطق نامزدي سه دقيقه‌اي و يك نطق حمايتي يك دقيقه‌اي براي هر نامزد محدود خواهد شد.
قاعده هشت. اخطار‌ها براي اعلام به كنوانسيون بايد مكتوب، و با امضاء شخص (يا نماينده مناسب اشخاصي) باشد كه اعلاميه صادره تحت اختيار او است، و به ميز منشي ضباط ارسال خواهد شد.
قاعده نه. قواعد مندرج در آخرين ويرايش دستورنامه رابرت بر تمام امور كنوانسيون كه در مورد آن‌ها به كاربردني باشند و با آئين‌نامه انجمن [يا «فدراسيون» يا «كانون» و غيره] و با اين قواعد جاري مغايرت نداشته باشند حاكم خواهند بود.

كميته برنامه

كميته برنامه جدول زمانبدي شده پيشنهادي، اقدامات، و برنامه‌هاي اختصاصي كنوانسيون را برنامه‌ريزي كرده و نقديم مي‌كند. وفتي برنامه‌اي از سوي ركن رأ‌ي دهنده، با يا بدون مذاكره، به تصويب مي‌رسد، به دستور كار كل اجلاس كنوانسيون بدل ‌مي‌شود ۴۱. اين برنامه معمولاً يك مجموعه مختلط از سخنراني‌ها، سخنگاه‌ها، كارگا‌ه‌ها، نمايشگاه‌ها، گردش‌ها، و ساير فعاليت‌‌هاي طراحي شده آموزشي، الهام بخش، يا تفريحي را نيز شامل مي‌شود.

مسؤليت‌ها. ماهيت مسؤليت‌هاي يك كميته برنامه كنوانسيون بسيار پيچيده‌تر از كميته‌اي با همين نام در يك انجمن محلي است كه يك «برنامه» به عنوان بخشي از يك نشست را در بر مي‌گيرد. برنامه فراگير بايد تمام جنبه‌هاي فعاليت‌ يك انجمن را در سطحي كه كنوانسيون در آن برگزارمي‌شود (منطقه‌اي، ايالاتي، ملي و غيره) در بر بگيرد- مرور يك دوره از كنوانسيون قبلي و پيش‌بيني مسير انجمن تا كنوانسيون بعدي. علاوه بر توانمندسازي كنوانسيون به اداره تمام اموري كه بايد در يك زمان قابل‌دسترس بررسي شوند، برنامه بايد چنان ماهيتي داشته باشد كه هر نماينده را به ارزيابي سياست‌ها، اجرا‌ها، و فرصت‌هاي انجمن تشويق كند، چرا كه منافع ناشي از كنوانسيون براي كل اعضاء مي‌تواند عمدتاً بستگي به تأثيري داشته باشد كه هر رئيس يا نماينده محلي به شعبه تحت نمايندگي نمايندگي خود منتقل مي‌كند.

كميته برنامه معمولاً كار را بعد از ختم كنوانسيون قبلي شروع مي‌كند، و وظايفش در طول برگزاري كنوانسيوني كه برنامه‌اش را تدوين مي‌كند ادامه مي‌يابد- انگار كه عملاً به عنوان يك كميته دائمي براي سازمان فعاليت مي‌كند. كميته برنامه بهتر است در ارتباط نزديك با رئيس سازمان و پارلمانتارين عمل كند.

تدوين برنامه. هرچند برنامه بايد براي تصويب به مجمع بيايد و مجمع مي‌تواند آن را اصلاح كند، بسياري از جزيئات آن بايد از قبل تعيين شود. كميته برنامه بايد اختيار داشته باشد (گاهي با اعضاء تعيين شده از كميته اجرايي يا بورد به عنوان مشاور، و اغلب در همكاري با كميته ترتيبات كنوانسيون) قبل از كنوانسيون، سخنگويان و هنرمندان برون‌‌سازماني را براي تعيين دستور كاري كه به هر موضوع مدت زمان مناسبي اختصاص دهد، و تمام ترتيبات لازم را پيشاپيش مشخص كند، مشاركت دهد.

بعضي انجمن‌ها طرح اوليه برنامه را به عنوان بخشي از «فراخوان كنوانسيون» چند هفته قبل به شبعه‌ها ارسال مي‌كنند. برنامه كامل كه كميته انتظار دارد توصيه كند بايد به صورت چاپي در آخرين زمان ممكن در اختيار هر شخصي كه در كنوانسيون ثبت نام مي‌كند قرار بگيرد.

دستور كار براي مجموعه كاملي از كارهاي نشست‌هاي كنوانسيون، در شكل بسط يافته‌اش، معمولاً شامل عناصري از دستور كار در نشست‌هاي عادي شعبه‌هاي تشكيل دهنده انجمن است (۴۱).با اين وجود، در مورد كنوانسيون، به دو دليل اصلي، جزئيات بيشتر و دقيق‌تر ضروري است: (۱) اگر قرار است كار كنوانسيون كامل شود دنبال كردن ترتيبات از پيش‌ برنامه‌ ريزي شده اهميت مي‌يابد- اگر قرار است در ساعت‌هاي مشخص از راديو و تلوزيون مطلبي پخش شود، مقامات دولتي نطق كنند، يا هنرمندان حرفه‌اي به صحنه بروند، عامل زمانبدي به خصوص اهميت زياي خواهد يافت. (۲) هر عضوي حق دارد بداند در كدام نشست و در حدود چه زماني يك مطلب مشخص قرار است به كنوانسيون بيايد، تا بتواند در طول بحث‌ها يا رأي‌گيري‌هاي مهم در سالن حاضر شود.
بعضي سازمان‌ها برنامه چاپي كنوانسيون را به دو قسمت تقسيم مي‌كنند، قسمت اول كه زمان و مكان رخدادهاي خاص- و براي هر نشست كاري- فقط ساعت‌هاي دعوت به دستور، ختم جلسه، و هر زمانبدي لازم ديگر را بيان مي‌كند. قسمت دوم، اقلام و دسته‌‌هاي كاري تنظيم شده براي هر نشست را، كه به اجندا معروف است، فهرست مي‌كند (41). استفاده از اين اصطلاح اين واقعيت را تغيير نمي‌دهد كه اقلام بايد به ترتيب نامبرده شده، و نه در وقتي كه نشست يا ساعتي براي آن‌ها تنظيم مي‌شود، به كنوانسيون عرضه شوند.
هرچند تدوين يك برنامه الگو كه براي تمام كنوانسيون‌ها مناسب باشد ممكن نيست، اصول زير عموماً به كاربردني هستند:

• اخطار در خصوص زمان ثبت نام بايد قبلاً از طريق ارسال عمومي نامه داده شود، و در برنامه چاپي كنوانسيون نيز بيايد. همراه با برنامه، توزيع جدول زمانبندي نشست‌هاي ما قبل كنوانسوين بورد و كميته‌ها اغلب منطقي است، گرچه اشخاص مرتبط با اين نشست‌ها لازم است جداگانه و زودتر مطلع شوند.
• هنگام اجراي مراسم دعا، سرود ملي، و ذكر سوگند وفاداري در مراسم افتتاح، بهتر است به همين ترتيب ارايه شوند- يعني اول دعا و در آخر ذكر سوگند.
• اگر قرار است خيرمقدم گفته شود- اغلب از سوي يك مقام رسمي دولتي در آغاز كنوانسيون- به خاطر حفظ نزاكت بهتر است رئيس سازمان يا نماينده او از سوي سازمان از وي تشكر كند.
• برنامه بايد ساعت افتتاح و اختتام هر نشست را مشخص كند، و برنامه يا اجندا همچنين بايد ترتيبي را كه موضوع‌ها يا دسته‌هاي موضوعات اختصاص يافته به آن نشست قرار است بر اساس آن ارايه شوند مشخص سازد. در مورد ميزاني كه اين دسته‌ها به زيردسته‌ تقسيم مي‌شوند بايد از طريق شرايط مشخص و مشكلات احتمالي زمانبندي كنوانسيون‌هاي جداگانه راهنمايي لازم صورت بگيرد. زمان كافي براي بررسي كامل هر مسأله مهم سياستي كه انتظار مي‌رود در كنوانسيون مطرح شود بايد اختصاص يابد. براي هر قلم از اين قبيل امور، هميشه منطقي خواهد بود كه يك ساعت مشخص تنظيم شود كه خود به خود مطلب يك دستور خاص مي‌شود مگر آنكه به نحو ديگري مقرر شده باشد (نگا ك: ص. 360). موضوع‌هاي فهرست شده كه براي آن‌ها ساعتي مشخص نشود دستورهاي عام نشستي هستند كه براي آن اختصاص يافته‌اند.
• گزارش‌هاي مقامات معمولاً به ترتيبي ارايه مي‌شود كه مقامات در آئين‌نامه فهرست شده‌اند، رئيس سازمان اول گزارش مي‌دهد، مگر آنكه عرف سازمان فرق داشته باشد يا تمايل چيز ديگري باشد. گزارش خزانه‌دار بايد بلافاصله بعد از اقدام در خصوص گزارش حسابرسان ارايه شود. اغلب گزارش‌هاي مقامات ديگر فقط محض اطلاع هستند و به اقدام كنوانسيون نياز ندارند چاپ و از قبل در كنوانسيون توزيع مي‌شوند. در چنين موردي لازم نيست گزارش قرائت شود؛ رئيس مي‌تواند براي سؤال‌‌هاي نمايندگان از مسؤل گزارشگر مكث كند، و مسؤل گزارش دهنده مي‌توانند در خصوص گزارش خود در آن زمان نظرات اضاي ارايه دهد. گزارش بورد، اگر باشد،‌ معمولاً بايد به دنبال گزارش مسؤلان ارايه شود.
• گزراش‌هاي كميته‌ها كه فقط محض اطلاع هستند و به اقدام كنوانسيون نيازي ندارند بايد، تا حد امكان ديرتر، به ترتيب در همان جاي دستور كار در كنوانسيون مطرح شوند. با توليد و توزيع پيش هنگام اين گزارش‌ها در وقت صرفه‌جويي خواهد شد، در اين حالت قرائت آن ها با صداي بلند براي كنوانسيون لازم نخواهد بود. رئيس مي‌تواند فقط نام هر كميته را به ترتيب ذكر كند، و در انتظار طرح سؤال منتظر بماند. به رئيس هر كميته مي‌توان اجازه داد تا نظرات اضافي در خصوص گزارش كميته را در همان زمان ارايه دهد.
• گزارش كميته‌اي كه قطعنامه يا پيشنهاد ديگري براي طرح دارد مي‌تواند در هر زمان مناسب دريافت شود، اما معمولاً بهتر است قبل از گزارش كميته‌ قطعنامه‌ها باشد.
• بلافاصله قبل از ختم هر جلسه كنوانسيون بهتر است وقتي به بيانيه‌ها اختصاص يابد.
• صورتجلسه نشست‌هاي روز قبل بايد در شروع دومين روز كنوانسيون و بلافاصله بعد از مراسم افتتاح در نخستين نشست روز قرائت شود (مگر آنكه يك قاعده يا قطعنامه به تصويب برسد كه تصويب صورتجلسه كل كنوانسيون را از سوي بورد يا يك كميته مقرر كند). اختيار تصويب چنين صورتجلسه‌اي معمولاً از طريق يك قاعده جاري كنوانسيون يا يك قطعنامه مصوب ارايه شده از طرف كميته قطعنامه‌ها، به بوورد يا يك كميته ويژه تفويض مي‌شود.
• كار ناتمام در پايان يك روز معمولاً بعد از قرائت صورتجلسه (يا اگر صورتجلسه قرائت نمي‌شود، بعد از افتتاح نشست) و شروع دوباره كار در روز بعد به دست گرفته مي‌شود- مشروط به اينكه برنامه هيچ شرط خاصي براي كار ناتمام در آن روز مقرر نكرده باشد و هيچ مغايرتي با يك دستور خاص وجود نداشته باشد. اگر كار ناتمام به معناي دقيق كلمه در برنامه هر روز فهرست ‌نشود، با اين وجود، زمانبندي برنامه ريزي شده بايد اجازه آن را بدهد؛ يك سرفصل «كار ناتمام» بهتر است نزديك به پايان آخرين نشست كاري، و در هر نقطه‌اي كه به خاطر دستورهاي خاصي كه اوايل آن روز برنامه‌ ريزي شده‌اند، منطقي باشد، پيش‌بيني شود (نيز نگا ك: ۴۱).
• معرفي نامزدها و انتخاب مقام‌ها نسبتاً در اوايل هر كنوانسيون، اگر ممكن باشد، صورت مي‌پذيرد، تا وقت براي تكميل اخذ رأي با برگه در صورتي كه بيش از يك بار بايد انجام شود، وجود داشته باشد.
• اگر قرار است مقام‌ها به صورت رسمي منصوب شوند، اين مراسم اغلب بخشي از مراسم ضيافت نشست اختتاميه است، كه در آن چكس‌ها، سنجاق‌ها، لوح افتخارها و از اين قبيل تقديم مي‌شود.

اغلب معقول است نشستي از ركن اجرايي يا بورد كانون يك روز بعد از تعطيل كنوانسيون تشكيل شود و از اعضاء بورد و ديگر پرسنل ضروري خواسته شود تا در شهر محل برگزراي كنوانسيون به همين منظور باقي بمانند. اگر قرار است چنين نشستي برگزار شود،‌ زمان و مكان آن بايد در برنامه چاپي كنوانسيون اعلام شود.

تصويب برنامه كنوانسيون. برنامه، حتي پيش از آنكه كنوانسيون آن را رسماً تصويب كند، راهنماي رئيس راجع به دستور كار‌ها در جريان اقدام‌هاي مقدماتي است. درست بعد از تصويب قواعد جاري، گزارش كميته برنامه- معمولاً توسط رئيس كميته- تا حدودي به اين شرح ارايه مي‌شود: «آقاي رئيس، يك نسخه چاپي از برنامه به نحو تقديمي از سوي كميته برنامه در دست هر يك از ثبت‌ نام كنندگان كنوانسيون قرار دارد. از سوي كميته پيشنهاد مي‌كنم برنامه چاپي تصويب شود». (اگر رئيس يا شخص ديگري كه گزارش را ارايه مي‌دهد عضو رأي‌دهنده كميته نباشد، وي پيشنهاد تصويب را حذف مي‌كند. براي رويه در اين خصوص بنگريد به صص. ۵۹۱).
اگر تغييرات دقيقه آخر در برنامه ضروري شود، رئيس مي‌تواند گزارش خود را با گفتن: «آقاي رئيس، به خاطر . . . [بيان خلاصه دلايل]، كميته برنامه توصيه مي‌كند تعديل‌هاي زير در برنامه پيشنهادي كه چاپ شده و در اختيار ثبت نام‌ كنندگان كنوانسيون قررا گرفته است اعمال شود: . . . [بيان دقيق هر تغيير، با ارجاع به صفحه و خط در برنامه چاپي]. از سوي كميته برنامه، پيشنهاد مي‌كنم همراه با اين تغييرات،‌ برنامه چاپي تصويب شود». اين پيشنهاد قابل اصلاح و قابل مذاكره است. اكثريت آراء برنامه را- حتي اگر شامل دستورهاي خاص باشد- تصويب مي‌كند. هرچند ايجاد دستور خاص مستلزم دو سوم آراء تحت شرايط خاص است، وضعيت در مورد برنامه كنوانسيون، كه دستور خاص بخشي از دستور كار كامل است كه براي اجلاس جاري به تصويب مي‌رسد، فرق مي‌كند.
اصلاح برنامه بعد از تصويب آن مستلزم دو سوم آراء يا آراء اكثريت تمام نمايندگان يا ساير «اعضاء رأي ‌دهنده» ثبت نام كرده كنوانسيون- يا اجماع عمومي است، كه معمولاً بدون دشواري در موارد تعديل انحراف از برنامه كسب مي‌شود. به اين ترتيب، رأي مثبت به اصلاح برنامه نمي‌تواند تجديد نظر شود. (بنگريد به صص. ۵۳-۵۱؛ نيز برنامه و به دست‌گيري كار خارج از برنامه مناسب. صص.۵۳-۳۵۱). تغيير برنامه براي افزودن نشست‌هاي اضافي تحت همان اجلاس مستلزم چنين رأيي است مگر آنكه طي آخرين نشست برنامه ريزي شده در برنامه يك نشست اضافي از طريق استفاده از پيشنهاد تعيين زمان نشست تعويقي (۲۲) با اكثريت آراء تعيين شود. هر تغيير پيشنهادي بهتر است به كميته برنامه ارجاع شود مگر آن‌ها كه صراحتاً بديل منطقي برايشان نباشد. كميته مي‌تواند ضمن ادامه كنوانسيون، اگر و هر وقت لازم شد، تغييرات را توصيه كند، اما نه رئيس و نه كميته آزاد نيستند برنامه مصوب را- كه فقط كنوانسيون مي‌تواند تغيير بدهد- تغيير دهند.
(در خصوص قواعد پارلماني به كاربردني در مورد انقضاء زمان تخصيصي به يك موضوع، و رويه در خصوص زمان‌هاي زمانبندي شده براي ختم جلسه، بنگريد به صص. ۲۱۵، ۳۲-۲۳۰، ۳۵۹ ،۳۶۲).

كميته تداركات كنوانسيون

تداركات پيچيده ضروري براي يك كنوانسيون به طور كلي مستلزم هماهنگي جزئيات فراوان ديگري است كه خارج از قلمرو ساير كميته‌هاي مذكور در اين فصل قرار مي‌گيرند. در ساده‌ترين مورد كميته تداركات كنوانسيون معمولاً از سوي بورد در سطح كنوانسيون منصوب مي‌شود. اغلب اوقات اعضاء اين كميته عمدتاً مركب از اعضاء انجمن‌ يا انجمن‌هاي تشكيل دهنده فعال به عنوان ميزبان كنوانسيون هستند؛ در هر حال، بهتر است اشخاص داراي تجربه در امور كنوانسيون‌هاي قبلي هم عضو اين كميته باشند. در موارد وجود رقابت بين شهرها براي ميزباني كنوانسيون، اغلب بهتر است كه اعضاء محلي كه در گزينش شهرشان مؤثر بوده‌اند در اين كميته قرار بگيرند.
كميته تداركات ممكن است اختيار بيابد تا با متخصصان، از جمله با مديران حرفه‌اي كنوانسيون مشورت كنند.هميشه مي‌توان از كاركنان هتل‌هاي محل برگزاري كنوانسيون‌ها و از دفاتر كنوانسيون‌ها در بسياري از شهر‌ها كسب‌‌ مساعدت كرد.
با توجه به اندازه و مدت كنوانسيون، وظايف عادي كميته تداركات گاهي به زير‌كميته‌ها تفويض يا حتي بين كميته‌هاي جداگانه توزيع مي‌شود. در آغاز، ستاد كنوانسيون بايد گزينش شود و تداركات اوليه در ارتباط با محل اسكان در تعداد هر چه بيشتر هتل ضروري است. اين كميته مي‌تواند براي رزرو اتاق براي نمايندگان و ثبت نامشان در كنوانسيون با كميته اعتبارنامه‌ها همكاري كند. در حاليكه كميته برنامه براي تمام سخنراني‌ها و برنامه‌هاي تفريحي تدارك مي‌بيند، جزئيات مربوط به اوقات خارج از كنوانسيون و اقامت اين مهمانان معمولاً بر عهده كميته تداركات است. تضمين استقبال از مهمانان افتخاري و عالي رتبه در فرودگاه و ساير نكات مربوط به پيشواز نيز يكي از كاركردهاي كميته تداركات است.
اقلام چاپي يا تكثيري تهيه شده با همكاري كميته برنامه براي توزيع بين نمايندگان قبل از كنوانسيون بايد مسيرهاي مختلف براي رسيدن به كنوانسيون با وسايل نقليه در دسترس، و اطلاعات در باره محل، نقاط جذاب، رستوران‌ها، تفرجگاه‌ها، گردش‌هاي برنامه‌ريزي شده از سوي كميته برنامه، و تسهيلات پارك براي كساني كه با خودرو به كنوانسيون مي‌آيند را در بر بگيرد.
به ترتيبات نشستن در سالن بايد توجه دقيق مبذول شود، اعضاء رأي‌ دهنده هميشه در بخش جداگانه‌ جا داده مي‌شوند اگر قرار باشد ساير اشخاص در فضايي در صحن كنوانسيون مستقر شوند. پيشخدمت‌ها، پيك‌ها، راهنما‌ها، و دربانان كه در نظم كنوانسيون‌هاي بزرگ اساسي هستند بايد آموزش ببينند كه وظايفشان را به آرامي و نزاكت انجام دهند. طي كنوانسيون، روابط با كميته برنامه براي، به عنوان نمونه، تضمين جادهي مناسب در جايگاه، كه با تغيير نيازها از اين نشست به آن نشست تغيير مي‌كند، بايد حفظ شود.
تأمين نيروي انساني براي ميز اطلاع‌‌رساني در طول كنوانسيون، با كاركردهاي ديگر در عرصه اطلاع‌رساني و روابط عمومي مي‌تواند در قلمرو مسؤليت كميته تداركات كنوانسيون قرار بگيرد. اگر قرار است نشست‌ها از سوي مطبوعات پوشش داده شود، نمايندگان رسانه‌هاي مختلف بايد از تحولات مطلع باقي بمانند و محوطه‌اي نزديك جايگاه در صحن يا نقطه مناسب ديگري در سالن براي آنان پيش‌بيني شود. در اختيار داشتن تسهيلات تايپ و كپي، توزيع مطالب مكتوب اغلب مفيد خواهد بود. در كنوانسيون‌هاي بسيار بزرگ بررسي تلفن و ساير تسهيلات ارتباطي و در صورت لزوم پيش‌بيني افزايش آن‌ اغلب مفيد است.

كميته قطعنامه‌ها

وظيفه اساسي كميته قطعنامه‌ها- كه گاهي اوقات كميته مرجع يا در بعضي موارد مذكور در زير، كميته پلتفورم ناميده مي‌شود- غربال كردن تمام پيشنهادهاي اصلي (10) است كه ساير كميته‌ها آن‌ها را غربال نكرده‌اند و به كنوانسيون آمده‌اند يا قرار است بيايند. معمولاً غرض فقط ملزم ساختن ارايه پيشنهادهاي اصلي ضمني يا رسمي به كميته قطعنامه‌ها، يا ارجاع قطعنامه‌هاي گزارش شده به كنوانسيون از سوي كميته‌هاي ديگر به اين كميته نيست (نيز نگا ك: 51).

تنوع‌‌هاي قواعد مرتبط با كميته قطعنامه‌ها. استقرار كميته قطعنامه‌ها در كنوانسيون محدوديت نسبت به حق عادي اعضاء براي طرح هر تعداد پيشنهاد از طرف صحن بدون اخطار را نشان مي‌دهد- محدوديتي ناشي از نياز به حفظ مقدار زيادي كار تحت زمانبندي و تعيين تكليف‌ آن‌ها در يك زمان كوتاه. ميزان محدوديت تحميلي و شيوه كاركرد كميته، بسته به سازمان، به نحو چشم‌گير، در موارد خاص به شرح زير، توفير مي‌كند:
تنوع‌ها در زماني كه يك قطعنامه مي‌تواند مطرح شود. در ساده‌ترين وضعيت يك قطعنامه از صحن كنوانسيون به روشي مثل يك نشست عادي مطرح مي‌شود. چنين ترتيبي در قاعده 3 و 4 (الف) در صفحه‌هاي 604-603 توصيف شده است. در اين صورت مكاني در برنامه يا اجندا با سرفصلي مثل «كار جديد» بايد در هر نشست پيش‌بيني شود. تحت اين نظام، ارايه دهنده قطعنامه مي‌گويد: «آقاي رئيس، تصويب قطعنامه‌اي را كه به ميز منشي ارسال كرده‌ام پيشنهاد مي‌كنم». منشي قطعنامه را قرائت مي‌كند، نام‌هاي پيشنهاد دهنده و حمايت كننده را اعلام مي‌كند، و رئيس مي‌گويد: «تحت قواعد اين قطعنامه به كميته قطعنامه‌ها ارجاع مي‌شود».
حتي براي حفظ همين زمان در يك كنوانسيون، ترتيبي مي‌توان داد كه از طريق آن قطعنامه‌ها بدون اينكه رسماً در نشست عمومي پيشنهاد و قرائت شوند در اختيار منشي ضبّاط قرار بگيرند، و منشي نيز فوراً آن‌ها را به رئيس كميته قطعنامه‌ها تقديم كند. با اين وجود، كنوانسيون مي‌تواتد چنين قاعده‌اي را- اگر يك قاعده جاري كنوانسيون باشد- با اكثريت آراء، در هر زمان تعليق كند (ص.17) و به اين ترتيب مي‌تواند يك قطعنامه را بدون ارسال به كميته قطعنامه‌ها به دست بگيرد.
اگر طبق معمول قطعنامه‌هاي زيادي از سوي اعضاء پيشنهاد شود، يك قاعده يا مقرره دائمي در آئين‌نامه مي‌تواند از سوي سازمان تصويب شود كه تقديم تمام قطعنامه‌ها به كميته‌ قطعنامه‌ها، يا به دبير اجرايي براي تقديم به اين كميته، طي چند روز، هفته، يا حتي ماه قبل از كنوانسيون را الزامي سازد. ترتيب دادن اين نظام مي‌تواند فرصت ارسال نسخه‌هايي از تمام قطعنامه‌هاي بررسي شده از سوي كميته قطعنامه‌ها به انجمن‌هاي عضو و نمايندگان آن‌ها قبل از كنوانسيون را فراهم مي‌آورد، و به اين وسيله وقت بررسي، و احتمالاً، دستور به نمايندگان را در اختيار آنان مي‌گذارد. در چنين مواردي منطقي است شرط شود كه بتوان قطعنامه‌ها را با دو سوم آراء در هر مورد جداگانه به كنوانسيون نيز عرضه كرد.
تنوع‌ها در قطعنامه‌هاي اوليه مجاز. در حالت عادي فقط اعضاء كنوانسيون- يعني، نمايندگان- اجازه دارند قطعنامه‌هايي براي بررسي از سوي مجمع عرضه كنند، و ساير اعضاء انجمن‌هاي تشكيل‌دهنده (كه عضو كنوانسيون نيستند) اجازه دارند با نيت تقديم پيشنهادها فقط با كسب اجازه از كنوانسيون صحبت كنند. چنين رضايتي فقط مي‌تواند به صورت موردي اعطاء شود، يا مي‌توان قاعده‌اي به تصويب رساند كه، علاوه بر نمايندگان، اشخاص مشخص بتوانند قطعنامه‌ تقديم كنند؛ مورد اخير به خصوص وقتي ارزش دارد كه تقديم قطعنامه قبل از نشست‌هاي كنوانسيون الزامي باشد.
در بعضي موارد هر عضو يك انجمن تشكيل دهنده، چه نماينده باشد و چه نباشد، مجاز به ارايه قطعنامه است. در سازمان‌هاي ديگر يك قطعنامه لازم است حمايت خود انجمن تشكيل دهنده را داشته باشد. تعدادي از سازمان‌ها حتي شرط مي‌گذارند كه قطعنامه تقديمي از سوي كميته‌هاي دائمي و ويژه سازمان غربال شود و از سوي كميته قطعنامه‌ها گزارش شود. در بعضي از انواع سازمان‌ها كميته قطعنامه‌ها قطعنامه‌هاي خودش را براي تقديم به مجمع تهيه و پيش نويس مي‌كند. در هر انجمني، وقتي يك مقام يا يك كميته به سادگي يك يا چند قطعنامه تهيه مي‌كند، كميته قطعنامه‌ها طبق معمول وظيفه پيدا مي‌كند كه توصيه‌‌(ها) را به صورت قطعنامه(ها) در آورد.
تنوع‌ها در قدرت كميته قطعنامه‌ها. در ساده‌ترين ترتيبات، كميته قطعنامه‌ها فقط قدرت دارد قطعنامه‌ها را به صورت مناسب درآورد، وقتي قطعنامه‌هاي مشابه ارايه مي‌شود مكررات را حذف كند، و مطمئن شود كه تمام قعطنامه‌هاي مرتبط به يك موضوع خاص به يك ترتيب منطقي ارايه خواهد شد. در موارد ديگر به كميته اختيار داده مي‌شود تا تغييرات اساسي در قطعنامه بدهد، اما فقط با رضايت حامي آن؛ هرچند در موارد ديگر، با رأي كميته- گاهي با دو سوم آراء- جوهر قطعنامه مي‌تواند تغيير كند و قطعنامه به صورت تغييريافته گزارش شود به نحوي كه گويي كميته آن را تهيه كره است.
جز وقتي قواعد طور ديگري مقرر كنند، كميته قطعنامه‌ها ملزم است تمام قطعنامه‌هاي دريافتي را گزارش كند؛ اما كميته مي‌تواند، اگر بخواهد، يك قطعنامه را «بدون توصيه» گزارش دهد. اگر به كميته قدرت «گزارش ندادن»‌ يك قطعنامه- در نتيجه ممانعت از بررسي آن توسط كنوانسيون- داده شود، هميشه بايد شرط يك رأي بالا در كميته (مانند سه چهارم آراء و يا رأي دو سوم اعضاء كميته) ِاعمال شود؛ و به كنوانسيون هميشه بايد قدرت داده شود كه يك چنين تصميم كميته قطعنامه‌ها را با اكثريت آراء رد كند و به كميته دستور دهد قطعنامه را گزارش كند (بنگريد به قاعده 4 (ت) در قواعد جاري نمونه يك كنوانسوين، ص. 604). در اين ارتباط، بايد خاطر نشان ساخت كه اخذ رأي «گزارش ندادن» يك قطعنامه، گزارش دادن آن «بدون توصيه»، و گزارش دادن آن همراه با توصيه كه توسط كنوانسيون رد شود كاملاً با هم متفاوت هستند.

پلتفورم‌ها و بيانيه‌هاي خط‌مشي. در سازمان‌هاي سياسي و بعضي ديگر از انواع سازمان‌ها، كميته قطعنامه‌ها ملزم است يك پلتفورم را براي تصويب از سوي سازمان، جهت اعلان نظرات، هدف‌ها و آرمان‌هايش، آماده و گزارش كند. كانون‌هاي ديگر بعضاً كميته را ملزم مي‌سازند تا پيش‌نويس بيانيه‌هاي خط‌مشي يا اسناد مشابه را كه بيشتر شكل يك پلتفورم را مي‌يابد تا يك قطعنامه، آماده سازد. در چنين پلتفورم‌ها و بيانيه‌هايي بسياري از اصول به كاربردني در تدوين پيش‌نويس قطعنامه‌ها رعايت مي‌شوند.
اگر مقدمه‌اي وجود داشته باشد، به جاي آنكه هر بند با عبارت «از آنجا كه» شروع شود، از يك وجه وصفي استفاده مي‌شود؛ به عنوان نمونه، «با اعتقاد به اينكه . . . [و غيره] ». هر بند با نقطه ويرگول تمام مي‌شود، و بند ما قبل آخر با كلمه «و». عبارت «بنا بر اين» مي‌تواند در پايان بند آخر مقدمه بيايد. هر بند جديد مقدمه با يك وجه وصفي ديگر شروع مي‌شود. در متن نوشته، هر بند، به جاي اينكه با عبارت «تصويب شد، كه» آغاز شود، با يك فعل شروع مي‌شود كه دلالت بر يك رويكرد يا يك موضع دارد- به عنوان نمونه، «تأكيد مي‌شود. . . »، «دعوت مي‌شود . . . »، «خاطر نشان مي‌شود . . . » و از اين قبيل. مثل قطعنامه، هيچ بندي در چارچوب ساختار خودش نبايد نقطه داشته باشد. بندهاي متن يك سند، مانند مقدمه، با نقطه ويرگول و كلمه «و» به هم وصل مي‌شوند، يا فقط از نقطه ويرگول استفاده مي‌شود. بند اول متن بيانيه اغلب تا حدي كلي است. مقدمه و متن بيانيه مي‌تواند با كلماتي از قبيل «اين بيانيه‌ي . . . صادر مي‌شود؛ و . . . » به هم مرتبط شوند. نام كامل سازمان مي‌تواند قبل از اين كلمات بيايد، يا قبل از مقدمه قرار بگيرد، به عنوان نمونه، اين طور:

با اعتقاد به اينكه . . . ؛
با يادآوري . . . ؛ و
انجمن ارتقاء فونيكس اين بيانيه اصول اساسي حاكميتي خود را صادر مي‌كند؛ و
تأكيد مي‌كند . . . ؛
اطمينان مي‌دهد. . . ؛
توصيه مي‌كند. . .

يا:

انجمن ارتقاء‌ فونيكس،
با اعتقاد به اينكه . . . ؛ و
با حفظ . . . ؛ از همين رو
اين بيانيه اصول اساسي حاكميتي خود را صادر مي‌كند؛ و
تأكيد مي‌كند. . . ؛
اطمينان مي‌دهد. . . ؛ [و از اين قبيل].

قطعنامه‌هاي تكريمي. كميته قطعنامه‌ها علاوه بر وظايفش در خصوص قطعنامه‌هايي كه به آن ارجاع مي‌شود و وظايف مرتبط با مطالب سياستي، اغلب وظيفه تهيه قطعنامه‌هاي تكريمي، كه ممكن است مناسب به نظر برسند، و تقديم آن‌ها به مجمع را نيز بر عهده دارد. معمولاً، قطعنامه‌هاي تكريمي قدرداني كنوانسيون را نسبت به كساني كه مكان‌هايي براي تأمين نيازهاي فيزيكي در اختيار گذاشته‌اند يا خدمتي ارايه داده‌اند ابراز مي‌كنند.

نشست‌هاي كميته. كميته قطعنامه‌ها معمولاً از طريق برنامه يا بيانيه‌ها زمان‌ها و مكان‌هاي نشست‌هاي خودش را اطلاع مي‌دهد. بهتر است به هر شخصي كه قطعنامه‌اي عرضه مي‌كند اجازه داده شود آن را براي كميته توضيح دهد و به سؤال‌هاي مربوط به آن جواب بدهد؛ و نمايندگان علاقمند نيز مجاز باشند تا در اين بحث‌ها حضور يابند و حتي مشاركت كنند. بسياري اوقات اين قبيل بحث‌هاي آزاد اختلاف را كه سبب افزاش نگراني نسبت به قطعنامه شده باشد كاهش مي‌دهد، و در نتيجه كنوانسيون راحت‌تر جلو مي‌رود. بعد از هر «استماع» علني از اين نوع، كميته نشست غيرعلني (9) برگزار مي‌كند تا هر قطعنامه را بررسي و گزارش خود را تهيه كند. مي‌توان از پارلمانتارين خواست تا در نشست‌هاي كميته حضور يابد.

گزارش‌هاي كميته قطعنامه‌ها. كميته قطعنامه‌ها در جريان گزارش‌دهي رويه‌اي را دنبال مي‌كند كه هر كميته‌اي قطعنامه‌ ارجاعي به خود را، به نحو مذكور در 51، به همان روش گزارش مي‌دهد. حتي وقتي قطعنامه‌ها قبل از افتتاح كنوانسيون به اين كميته تقديم ‌شوند، با گزارش در خصوص هر قطعنامه طوري رفتار مي‌شود كه گويي آن قطعنامه در يك مجمع و پيش از ارجاع به كميته، پيشنهاد و حمايت شده باشد. هرگز لازم نيست رئيس كميته قطعنامه‌ها يا عضو گزارشگر تصويب قطعنامه‌ گزارش شده را مطرح كنند- مگر آنكه، مثل مورد قطعنامه‌هاي تكريمي، كميته خودش آن را تهيه كره باشد.
وقتي كميته اصلاحيه‌هايي را نسبت به يك قطعنامه توصيه مي‌كند، در مواردي كه خودش اختيار گنجاندن آن‌ها را نداشته باشد، رئيس كميته به شرح زير گزارش مي‌دهد:

رئيس كميته قطعنامه‌ها: آقاي رئيس، كميته قطعنامه‌ها توصيه مي‌كند كه قطعنامه مرتبط با . . . [يا «قطعنامه شماره 6» و غيره] با خط زدن كلمه «. . . » و گنجاندن كلمات «. . . » اصلاح شود، و وقتي به اين ترتيب اصلاح شد، قطعنامه به تصويب برسد. از سوي كميته قطعنامه‌ها، تصويب اصلاحيه توصيه شده را پيشنهاد مي‌كنم.

اگر اعضاي كنوانسيون كپي تكثير شده قطعنامه را نداشته باشند، رئيس بهتر است قبل از اخذ رأي اصلاحيه را قرائت كند. بعد ادامه مي‌دهد:

رئيس: كميته قطعنامه‌ها تصويب قطعنامه را همراه با اين اصلاحيه توصيه مي‌كند . . . [قرائت اصلاحيه]. مسأله مورد مذاكره اين اصلاحيه است.

در مواردي كه به خاطر اهميت فوق‌العاده يك قطعنامه منطقي باشد كه به جاي بخشي از متن اصلي يك قطعنامه گزارش شده از سوي كميته قطعنامه‌ها به عنوان يك دستور خاص مورد بررسي قرار بگيرد، ترتيب اين امر از طريق ارتباط با كميته برنامه داده مي‌شود. در آن صورت رئيس كميته قطعنامه‌ها قطعنامه را در زمان مقرر در اجندا گزارش مي‌دهد. در صورت تمايل، گزارش كميته مي‌تواند، مشابه رويه در مجلس نمايندگان ايالات متحد، شامل يك پيشنهاد پارلماني مبني بر ايجاد قواعد خاص براي بررسي قطعنامه باشد. در ادامه نمونه‌ چنين قاعده‌اي ارايه مي‌شود:

تصويب شد، كه در زمان مقرر در اجندا قطعنامه مرتبط با _____ به عنوان يك دستور خاص مورد بررسي قرار بگيرد، بحث عمومي محدود به دو ساعت مي‌شود كه به صورت مساوي بين آقاي الف، رهبر موافق، و آقاي ب، رهبر مخالف تقسيم و كنترل مي‌شود؛ كه بعد از انقضاي مدت بحث عمومي، قطعنامه در معرض اصلاح قرار بگيرد، بحث در مورد اصلاحيه‌(هاي) مذكور محدود به دو دقيقه براي هر عضو خواهد بود.

تحت چنين قاعده‌اي، رهبران هر دو طرف از سوي رئيس جلسه به ترتيب تخصيص صحن مي‌شوند و مي‌توانند خودشان صحبت كنند يا صحن را براي بخشي زمان تحت اختيار خودشان به اعضاء ديگر واگذارند. معمولاً رهبران مدافعان پرشورتر يا مجاب‌كننده‌تر دو موضع هستند، و هميشه اول آنان صحبت مي‌كنند و وقت كافي براي خودشان نگاه مي‌دارند تا بتوانند در پايان مذاكره موضع خودشان را جمع‌بندي كنند. يك رويه بديل تخصيص يك دوره طولاني‌تر بحث به آقاي الف و آقاي ب، و محدود ساختن وقت ساير اعضاء است. اغلب مفيد است كه بحث عمومي قبل از آنكه اصلاحيه‌ها مطرح شوند اول صورت بگيرد، اما اين شرط مي‌تواند كنار گذارده شود.


پذيرش | تماس | نقشه‌ى سايت | | آمار سايت | بازديد كنندگان : 199 / 149934

 پيگيرى فعاليت سايت fa   پيگيرى فعاليت سايت دستورنامه رابرت - ويرايش دهم   پيگيرى فعاليت سايت فصل نوزدهم: كنوانسيون‌ها   ?

سايت با اسپيپ درست شده است 3.0.17 + AHUNTSIC

Creative Commons License