كارگاه‌هاي آموزش دستورنامه رابرت (كادرها)
فصل شانزدهم

منشي

شنبه 26 آوريل 2014

الف - نقش منشي
ب - ارسال فراخوان يا اخطا ر نشست ها
پ - تهيه دستور كار براي رئيس جلسه
ت - وظايف در جريان نشست
ث - تهيه ي پيش نويس صورت جلسه
ج - تصحيح و تصويب صورت جلسه
چ - وظايف خارج از نشست

الف - نقش منشي

شما، به عنوان منشي، پيش از هر نشست، در جريان نشست، براي آماده كردن
صورتجلسه نشست، و خارج از نشست مسؤوليت هاي مهمي بر عهده داريد.

ب - ارسال فراخوان يا اخطا ر نشست ها

پيش از هر نشستي براي تمام اعضا «فراخوان » مي فرستيد كه اطلاعات مربوط به زمان ،
مكان و تاريخ برگزاري نشست را به آنان اطلاع مي دهد. )ص 443 خط 12 تا 13 (
هر عضوي كه بخواهد در باره ي پيشنهادي كه مايل است در نشست آتي مطرح
كند، «اخطار قبلي » بدهد مي تواند اخطار خود را پيشاپيش براي شما بفرستد، و
شما نيز بايد آن را با هزينه ي گروه در فراخوان بگنجانيد و ارسال كنيد ]ص 118 .
خط 28 - 21 [.

يك فراخوان نمونه
نشست عادي ماهانه ي «ائتلاف دانشجويان » روز سه شنبه 11 ژانوي هي سال
20 ساعت 30 / 8 پيش از ظهر در مركز دانشگاهي مارتيان روم برگزار
خواهد شد.
آشلي مك كلان اخطار داده است كه در آن نشست پيشنهاد لغو قطعنامه ي
مصوب 10 مارس سال _ 20 در ارتباط با پاركينگ دانشجويي را مطرح
خواهد كرد.

پ - تهيه دستور كار براي رئيس جلسه

پيش از برگزاري نشست، بر اساس پيش نويس صورت جلسه نشست قبلي، بايد به
شيوه ي درست، يادداشتي از كارهايي كه قرار است در دستور كار قرار بگيرد براي
رئيس جلسه تهيه كنيد.
به عنوان نمونه، اگر كميته اي دستور دارد گزارش ارايه دهد، يك پيشنهاد خاص
تا اين نشست تعويق شده است،، و نشست قبلي هنگامي خاتمه يافته كه پيشنهاد
ديگري در دست بررسي بوده است، يادداشت شما، در موارد مربوطه، بايد شبيه
يادداشتي باشد كه در زير ارايه شده است:

دستور كار: نشست عادي 12 ژوئن سال _ 20
دعا ساعت: 30 / 8 صبح
سوگند وفاداري
قرائت و تصويب صورت جلسه
گزارش ها
مسؤولان:
رئيس
نايب رئيس
منشي
خزانه دار
هيأ ت مديره)توسط منشي(
كميته هاي دائمي:
كميته ي عضويت
كميته ي برنامه ريزي
كميته ي ويژه در باره ي ستاد مركزي جديد)با دستور ارايه گزارش(
كار ناتمام
پيشنهاد: «كه ائتلاف از يك بيانيه ي جديد مالياتي براي آموزش
حمايت كند .»
اصلاحيه ي در دست بررسي: «افزودن - غير از ماليات املاك- .»
پيشنهادي كه از جلسه ي قبلي به اين جلسه تعويق شد: «كه كميته اي براي
استخدام مديران تشكيل شود .»
كار جديد

ت - وظايف در جريان نشست

شما بايد همراه خودتان اقلام زير را به نشست بياوريد:

  1. الف( فهرست نام اعضا رسمي
  2. ب( فهرست كميته هاي موجود و اعضا آ نها
  3. پ( آئين نامه، دستورنامه اختصاصي، و مقررات اجرايي، و
  4. ت( صورت جلسه ي اخير

اگر رئيس و نايب رئيس غائب باشند، وظيفه ي شماست كه به عنوان منشي رسميت
جلسه را اعلام كنيد، و از گروه بخواهيد تا افرادي را براي رياست موقت معرفي
كنند و روند انتخابات را مديريت نمائيد. ]ص 437 خ 13 تا 25 ، ص. 443 خ 23
تا 25 [

1 - قرائت صورت جلسه، نامه ها و قطعنامه ها براي نشست
در اوائل نشست، وقتي رئيس دستور داد، صورتجلسه را براي گروه قرائت مي كنيد.
هنگام گزارش مسؤولان، وقتي نوبت گزارش دهي منشي رسيد، شما نامه هاي ارسالي
به گروه را قرائت مي كنيد. در جريان برگزاري نشست، ممكن است از شما خواسته
شود كه متن پيشنهادها و، به ويژه قطعنامه ها طولاني را قرائت كنيد. ]ص. 32 خ 16
تا 27 ، ص. 36 خ. 30 تا ص. 37 خ. 5[

2 - ثبت پيشنهادها
هم به خاطر صورت جلسه و هم به خاطر كمك به رئيس در جريان نشست، شما
بايد واژه بندي پيشنهادها، به ويژه پيشنهادهاي اصلي و قطعنامه ها را درست كنيد.
شما نبايد در تقاضا از رئيس براي تكرار پيشنهاد، يا در تقاضا از رئيس براي اعمال
اختيار خويش در خصوص مكتوب ارايه دادن پيشنهاد اصلي، اصلاحيه، يا دستور به
كميته ها به خودتان ترديد راه بدهيد. ]ص. 38 خط 13 تا 16 [

3 - كمك در رأي گيري
اگر قرار شد آرا شمرده شود، ممكن است شما براي كمك به رئيس در شمارش
آرا دعوت شويد.

اگر رأي گيري از روي فهرست اعضاء انجام مي شود، شما بايد با اين روش رأي گيري
آشنا باشيد، چرا كه منشي بيشترين نقش را در اين زمينه دارد.

ث - تهيه ي پيش نويس صورت جلسه

در ارتباط با منشي مردم عموماً فكر م يكنند كه وظيفه اش پيش نويس كردن
صورت جلسه يا گزارش هاي رسمي هر نشست است. منشي ها اغلب با گنجاندن
چيزهايي در صورت جلسه كه لازم نيست كار خودشان را زياد مي كنند. رايج ترين
اشتباه ها تلاش براي خلاصه كردن گزارش هاي ارايه شده يا بحث هاي انجام شده در
جريان مذاكرات، و گنجاندن تمام اصلاحيه ها و ساير پيشنهادهاي فرعي است. در
واقع، صورت جلسه در شكل استاندارد، بايد فقط شامل آنچه كه انجام شده باشد و نه
آنچه كه گفته شده است. ]ص. 451 خط 25 تا 28 [.

صورت جلسه بايد شامل متن پيشنهادهاي اصلي به شكلي كه در نهايت به تصويب
رسيده، باشد. با چند استثنا )كه به اجمال توضيح داده مي شود(، در صورت جلسه
نبايد پيشنهادهاي فرعي ارايه شود.
شكل استاندارد صورت جلسه به چهار بخش تقسيم مي شود: بند اول، بخش اصلي،
بند آخر، و امضا.

1 - بند اول
بند اول صورت جلسه بايد شامل نكات زير باشد:

  • 1( نوع نشست )يعني، عادي يا ويژه(؛
  • 2( نام سازمان يا مجمع؛
  • 3( تاريخ ، زمان و)اگر هميشه يك جا برگزار نمي شود( مكان؛
  • 4( حضور رئيس و منشي يا نام جانشينان آنان؛ و
  • 5( اينكه صورت جلسه ي نشست)هاي( قبلي قرائت و تصويب شد؛ و يا «تصحيح
  • و تصويب » شد؟ خود تصحيحات بايد در صورت جلسه تصحيحي اعمال شود
  • و نه توصيف هاي اضافي در صورت جلسه ي نشستي كه در آن اين تصحيح ها
  • صورت مي پذيرد.

نمونه اي از بند اول صورت جلسه
نشست عادي ماهانه ي «ائتلاف دانشجويان » ساعت 30 / 8 پيش از ظهر
روز سه شنبه 11 ژانويه سال _ 20 در مركز دانشگاهي مارتين روم با
حضور رئيس و منشي برگزار شد. صورت جلسه ي نشست قبل قرائت و
تصحيح شده آن به تصويب رسيد.

2 - بخش اصلي صورت جلسه
بخش اصلي صورت جلسه بايد براي هر موضوع يك بند داشته باشد. در صورت جلسه
اصلاً نبايد نظر منشي در مورد چيزهاي گفته يا انجام شده قيد شود)به عنوان نمونه،
نبايد بنويسيد: «آقاي زيد يك گزارش عالي در مورد. . . ارايه داد »(. نام يا موضوع
سخنراني يك سخنران مهمان يا برنامه هاي ديگر ذكر مي شود، اما خلاصه ي سخنراني
لازم نيست.

الف( گزار ش ها
نيازي نيست محتواي گزار ش مسؤلان يا كميته ها قيد شود، مگر آنكه براي توضيح
پيشنهادهايي كه از آن گزار شها استخراج شده لازم باشد. به يك نمونه از نحوه ي
توصيف گزار شده ي در صورت جلسه توجه كنيد: «داريان ويل رئيس و روناكس
آرتور نايب رئيس و فلاني منشي و فلاني خزانه دار، و فلان كس از سوي كميته ي
آموزش گزارش هاي خود را ارايه داند ». به يك نمونه از صورت جلسه اي كه در آن
پيشنهاد برگرفته از يك گزارش قيد شده توجه كنيد: «دنيس مك آرتور، ضمن ارايه
گزارش از طرف كميته ي عضويت، پيشنهاد كرد «كه ويليام جانسون به عنوان عضو
انجمن پذيرفته شود .»

ب( فقط پيشنهادهاي اصلي
تمام پيشنهادهاي اصلي كه در جريان يك نشست ارايه مي شوند)فقط به جز آ نهايي
كه پيشنهاد دهنده پس مي گيرد( بايد در صورت جلسه قيد شوند. با دو استثنا كه در
باره ي آ نها بحث خواهد شد ، متن تمام پيشنهادهاي اصلي ، اعم از اينكه به تصويب
مي رسند يا رأي نمي آورند، بايد در صور ت جلسه قيد شود. در مورد تمام پيشنهادهاي
مهم، نام پيشنهاد دهنده ، و نه نام حمايت كننده، بايد ذكر شود.

متن هر پيشنهاد اصلي، با استفاده از واژه بندي آن پيشنهاد، بلافاصله پيش از آنكه به
صورت نهايي به تصويب رسيده يا به هر نحو ديگري تعيين تكليف شده باشد، بايد
در صورت جلسه ضبط شود. اين واژه بندي هر اصلاحيه اي را كه در جريان بررسي
پيشنهاد اصلي تصويب شده باشد ضميمه خواهد كرد.

صورت جلسه بايد بگويد كه پيشنهاد اصلي، «پس از مذاكره » يا «پس از اصلاح » يا «پس از مذاكره و اصلاح » به تصويب رسيد يا رد شد. در حالت عادي يك پيشنهاد اصلي كه سرانجام به تصويب
رسيده يا به نحوي در جريان نشست تعيين تكليف شده باشد، صورت جلسه نبايد
هيچ گونه اطلاعات اضافي در مورد اصلاحات پيشنهادي، صر فنظر از تصويب يا
رد آن ها، ارايه دهد.

پ - استثنای اول: پيشنهادهاي فرعي هنگامي كه پيشنهاد اصلي به نشست ديگر موكول مي شود
نخستين مورد از دو مورد استثنا كه در آ نها اصلاحيه ها يا ديگر پيشنهادهاي فرعي
به طور جداگانه در صورت جلسه قيد مي شوند، هنگامي است كه يك پيشنهاد اصلي
به نشست بعدي منتقل شده باشد. در نتيجه، صورت جلسه شامل يك پيشنهاد اصلي به
شكلي است كه در آن زمان مطرح شده، همراه با تمام اصلاحيه هاي در دست بررسي
يا ديگر پيشنهادهاي فرعي مربوط به آن ، و نيز پيشنهادي كه سبب انتقال پيشنهاد
اصلي به نشست بعدي شده است. به عنوان نمونه:

ت( استثنای دوم: پيشنهادهاي فرعي مورد نياز براي توضيح
استثنای دوم هنگامي رخ مي دهد كه لازم باشد براي توضيح يا تكميل به يك پيشنهاد
فرعي استناد شود ، مانند «رأ ي گيري با ورقه در دستور قرار گرفته، صندوق داران
گزارش كردند . . . .»

نمونه برخورد با پيشنهادها در صورت جلسه
دنيس مك الفي پيشنهاد كرد «كه استاريس جانسون به عضويت پذيرفته
شود ». اين پيشنهاد پس از مذاكره پذيرفته شد.

سام لي پذيرش قطعنامه اي را پيشنهاد كرد كه پس از مذاكره و اصلاح به
اين شكل تصويب رسيد: « تصويب شد، كه ائتلاف از تأسيس كليني كهاي
بهداشتي با سرمايه گذاري عمومي در دبستان ها و دبيرستا نها تا هنگامي
پشتيباني كند كه چين كليني كهايي رضايت والدين براي درمان دانشجويان
را كسب كنند. »

داليا ساترلند پيشنهاد كرد «كه ائتلاف از برگزاري يك اردوي تابستاني
در ملك كنار درياي خود براي كودكان پشتيباني كند ». لوئيس توماس
اصلاحي هاي پيشنهاد كرد كه بر اساس آن عبارت «مسافرخانه ي شهري »
پيش از «كودكان » گنجانده شود. بر اساس پيشنهاد آنجلا مركوري، پيشنهاد
برگزاري اردو ، همراه با اصلاحيه ي در دست بررسي، به كميته اي متشكل
از سه نفر به انتخاب رئيس ارجاع شد با اين دستور كه در نشست بعدي
گزارش دهد.

ث( آرا، اخطار هاي پيشنهادها، اخطار دستورنامه اي ، و فرجام ها
اقلام ديگري كه بايد در بخش اصلي صورت جلسه قيد شوند عبارتند از:

● آرا:
- معمولاً فقط آرای پيشنهادي كه «تصويب » يا «رد » شد؛
- اگر آرای شمارش شده يا با برگه بوده، تعداد آرای دو طرف موافق و مخالف؛
- براي رأ ي گيري از روي فهرست اعضا، نام آنان كه به هر يك از دو طرف
رأي داده اند و نيز كساني كه در پاسخ گفته اند: «حاضر .»
● مضمون هر اخطار قبلي ارايه شده در مورد پيشنهادهايي كه در نشست آتي
مطرح خواهند شد؛ و
● اخطارهاي دستورنامه اي و فرجام خواهي ها، اعم از اينكه تأييد يا رد شده
باشند، همراه با دلايل ارايه شده از سوي رئيس براي تبين حكم خويش.

3 - بند آخر
بند آخر بايد زمان ختم جلسه را اعلام كند اما لازم نيست نام پيشنهاد دهنده يا
تصويب پيشنهادهاي مربوط به ختم جلسه را قيد كند. به عنوان نمونه: «جلسه
ساعت 18 / 7 پيش از ظهر خاتمه يافت .»

4 - امضا
صورت جلسه را بايد منشي و، اگر گروه تمايل داشته باشد، رئيس امضاء كنند. لازم
نيست قيد شود: «با تقديم احترام .»

يك صورت جلسه نمونه در صفحه 454 تا 456 كتاب اصلي ارايه شده است، و هر
كس كه تازه به عنوان منتشي انتخاب مي شود خوب است آن را مرور كند و براي
جزئيات بيشتر در مورد برخورد با صورت جلسه به كتاب اصلي مراجعه نمايند. ]ص.
451 تا 458 [

ج - تصحيح و تصويب صورت جلسه

مهم است توجه كنيد صورت جلسه اي كه شما مي نويسيد فقط يك صورت جلسه ي
پيشنهادي است، كه تا از سوي سازمان تصحيح و تصويب نشود به يك سند رسمي
تبديل نخواهد شد. منشي اغلب رونوشت صورت جلسه را پيش از نشستي كه قرار
است در آن تصويب شود، معمولاً همراه با فراخوان ارسال مي كند، اما تذكر اين نكته
مفيد است كه قيد «پيش نويس » در آ نها به اعضا كمك مي كند تا به خاطر آورند كه
هنوز مي توانند پيش از آنكه به تصويب برسند آن را تصحيح كنند.

تصحيحات انجام شده در پيش نويس صورت جلسه، در نشستي كه قرار است در
آن به تصويب برسد بايد در متن صورت جلسه و پيش از تصويب اعمال شود.
صورت جلسه ي نشستي كه در آن تصحيح ها اعمال مي شوند بايد صرفاً خاطر نشان
كند كه صورت جلسه ي «تصحيح شده » تصويب شد.

چ - وظايف خارج از نشست

وظيفه ي شماست كه گزارش هاي رسمي گروه را حفظ كنيد. اين گزار شها،
آئي ننام هها، دستورنامه اختصاصي و مقررات اجرايي، صورت جلسه ها، فهرست اعضا،
و گزارش كميته ها را شامل مي شود. شما بايد صورت جلسه ها را در زمان و مكان
معقول براي بازرسي در دسترس اعضا قرار دهيد، و هر نوع سند مورد نياز كميته ها
را در اختيارشان بگذاريد.

مسؤوليت انجام مكاتبات رسمي گروه، شامل اطلاع دادن رسمي به مسؤولان، به اعضا
كميته ها و به نمايندگان كنوانسيون در مورد انتخاب يا انتصابشان نيز بر عهده
شماست.

نيز ممكن است لازم شود به عنوان منشي، با امضای خود اقدام هاي سازمان، و هر از
گاه، اعتبارنامه هاي نمايندگان گروه در كنوانسيون را تأييد كنيد.


پذيرش | تماس | نقشه‌ى سايت | | آمار سايت | بازديد كنندگان : 283 / 578079

 پيگيرى فعاليت سايت fa   پيگيرى فعاليت سايت دستورنامه رابرت (براي نوآموزان)   پيگيرى فعاليت سايت قسمت ششم: حالا كه انتخاب (يا منصوب)‌ شديد   ?

سايت با اسپيپ درست شده است 3.0.17 + AHUNTSIC

Creative Commons License