بخش9. انوع ويژه نشست‌هاي كاري

نشست عادي

اصطلاح نشست عادي به نشست كاري دوره‌اي يك انجمن دائمي، شعبه‌ي محلي، يا بورد اشاره مي‌كند كه به صورت هفتگي، ماهانه، فصلي، يا در فواصل مشابه، در روزي (مانند «سه‌شنبه‌ي اول هر ماه»)، كه بايد توسط آئين‌نامه تعيين شده باشد، برگزار مي‌شود و ساعت برگزاري جلسه را نيز مقررات اجرايي انجمن تعيين مي‌كند. اگر يك سازمان تاريخ نشست‌هاي عادي خود را از طريق تصويب قطعنامه تعيين مي‌كند، اطلاعيه بايد مدتي قبل از هر نشست عادي براي تمام اعضاء ارسال شود، و مهلت مورد نياز براي ارسال اطلاعيه بايد از سوي آئين‌نامه مشخص شده باشد (صفحه: 558). معمولاً هر نشست عادي يك اجلاس جداگانه را، همانگونه كه در صفحه‌هاي 82-81 توضيح داده شد، تكميل مي‌كند (نيز نگا ك: نشست مختومه صفحه: 91-90 زير). بعضي انجمن‌ها نشست‌هاي مستمر براي مقاصد اجتماعي يا فرهنگي برگزار مي‌كنند كه ممكن است در آن‌ها به بررسي امور نيز پرداخته شود، و نيز هر ماه يا هر سه ماه يك اجلاس به ويژه براي رسيدگي به كارها برگزار كنند. در چنين انجمن‌هايي، اصطلاح نشست‌ عادي به ويژه براي اجلاس‌هاي كاري عادي به كار مي‌رود.

قواعد مهم مرتبط با تدوام يك موضوع از يك اجلاس به اجلاس بعدي بستگي به اين دارد كه آيا بيش از يك دوره‌ي سه ماهه‌ فاصله بين اين دو اجلاس افتاده است يا نه. در اين كتاب، منظور از دو اجلاس متوالي اين است كه بين آن‌ها بيش از يك فصل فاصله نيفتاده باشد و اگر اجلاس دوم در هر زماني در طول يك ماه تقويمي برگزار مي‌شود، سه ماه بعد از آن ماه تقويمي باشد كه در آن اجلاس اول برگزارش شده است. به عنوان نمونه، با ارجاع به اجلاسي كه در هر زماني در ماه ژانويه برگزار مي‌شود، اگر اجلاسي در اول اكتبر يا بعد از آن در سال تقويمي قبل تشكيل شده باشد، بين اين اجلاس و اجلاس قبلي اخير بيش از سه ماه فاصله نيفتاده است، و اگر اجلاس آتي پيش از 30 آوريل سال جاري برگزار شود، بين اين دو اجلاس نيز كم‌تر از سه ماه فاصله خواهد افتاد.

وقتي بين دو اجلاس كاري متوالي يك سازمان كم‌تر از سه ماه فاصله بيفتد، يك پيشنهاد اصلي، كه تكليف آن نه به صورت دائم بلكه به صورت موقت مشخص شده و به همين خاطر گفته مي‌شود پيشنهاد تحت بررسي مجمع است، از طريق چهار رويه مي‌تواند از يك اجلاس به اجلاس بعدي احاله شود: (1) از طريق تعويق يا ساخت يك دستور اختصاصي (4 و 14)؛ (2) از طريق گذاشتن روي ميز (17)؛ (3) از اين طريق كه موضوع پيشنهادي شود كه مشمول پيشنهاد تجديدنظر قرار گرفته است و پيشنهاد اخير هنگامي طرح و حمايت شده باشد كه امكان بررسي آن وجود نداشته است؛ و (4) يا اينكه، همراه با اين دستور به كميته‌اي ارجاع شده باشد كه گزارش آن در اجلاس بعدي ارايه شود (13). در مواردي كه اجلاس بعدي با گذشت بيش از يك فصل برگزار شود، تنها رويه‌ي احاله‌ي پيشنهادها به اجلاس ديگر ارجاع آن به يك كميته است (نيز نگا ك: ص 30-329).

هر كاري كه در چارچوب هدف‌هاي سازمان آنطور كه در آئين‌نامه‌اش تعريف شده قرار بگيرد (يا، در مورد بورود، هر كاري كه در چارچوب اختيارات بورد باشد) در هر نشست عادي مي‌تواند بررسي شود (مشروط بر آنكه قواعد پارلماني مرتبط با اقدام قبلاً صورت گرفته، يا موضوع‌هايي كه به طور نهايي تكليف آن‌ها روشن نشده و تحت بررسي مجمع قرار دارند، از مواردي كه در آن‌ها به كار مي‌روند تبعيت كنند؛ مقايسه كنيد با صص.108-106 و نيز نگا ك: 35 و 38).

نشست ويژه

نشست ويژه (يا نشست فوق‌العاده) اجلاس جداگانه‌ي يك انجمن است كه در زماني متفاوت با زماني كه نشست‌هاي عادي برگزار مي‌شوند شكل مي‌گيرد، و فقط براي بررسي يك يا چند موضوع كاري كه نشست براي آن فراخوان شده تشكيل مي‌شود. اطلاعيه زمان،‌ مكان، و موضوع دقيق نشست بايد در مدت زمان معقولي زودتر براي تمام اعضاء ارسال شود. دليل نشست‌هاي ويژه برخورد با موضوع‌هاي مهمي‌ است كه در فاصله‌ي بين دو نشست عادي بروز مي‌يابند و انجمن بايد پيش از برگزاري نشست عادي بعدي كاري انجام دهد. مانند مورد نشست‌ عادي، اجلاس نشست ويژه در يك انجمن عادي معمولاً در يك نشست تنها خاتمه مي‌يابد، مگر آنكه اجلاس در نشست ويژه يك نشست مختومه را برنامه‌ريزي كند (زير را بنگريد).
آن بخش از آئين‌نامه كه اختيار فراخواني نشست‌هاي ويژه را مي‌دهد(كه بدون آن نشست‌هاي ويژه نمي‌توانند به شيوه‌ي مناسب فراخون شوند) بايد موارد زير را توضيح دهد:

1 - چه كسي بايد يك نشست ويژه را فرابخواند- بيانيه‌اي كه رئيس (يا در سازمان‌هاي بزرگ، رئيس با تصويب هيأت مديره) مي‌تواند از طريق آن يك نشست ويژه را فرابخواند معمولاً چه شكلي است، و اينكه رئيس بنا به درخواست مكتوب چه تعداد خاصي از اعضاء مي‌تواند نشست ويژه را فرابخواند؛ و

2 - فراخوان چند روز زودتر بايد منتشر شود. براي محاسبه‌ي اين رقم، تمام روزهاي تقويم (شامل تعطيلات، و روزهاي آخر هفته)، از جمله روز پست كردن فراخوان‌ به استثناء روز نشست، شمارش مي‌شوند، مگر آنكه آئين‌نامه‌ي سازمان رويه‌ي ديگري را تعيين كرده باشد.

مسؤل جلسه به منشي دستور مي‌دهد تا فراخوان نشست ويژه را به حساب انجمن براي تمام اعضاء طبق آئين‌نامه و چند روز زودتر ارسال كند و مطمئن مي‌شود كه تمام اطلاعات لازم در آن گنجانده شده باشد.
به استثناء پيشنهادهايي كه بدون ارتباط مستقيم با يك فقره مشخص از كار واقعي، به رويه‌ مربوط مي‌شوند، فقط موضوع‌هايي كه در دعوتنامه‌ي نشست ويژه خاطر نشان شده باشد مي‌توانند در چنان نشستي مطرح شوند. اگر در يك نشست ويژه يك موضوع غيرمترقبه سربرآورد كه به اقدام فوري نياز داشته باشد و در اطلاعيه فراخوان قيد نشده باشد، آن اقدام براي قانوني شدن (نگا ك: ص20-118)، بايد از سوي سازمان در يك نشست عادي تأييد شود (يا اگر نتوان براي تأييد تا نشست عادي صبر كرد، بايد در نشست ويژه‌ي ديگري كه براي همان موضوع فراخوان مي‌شود، به تأييد برسد).

نشست مختومه

يك نشست مختومه نشستي است در ادامه‌ي اجلاس نشست عادي يا ويژه‌ي بلافاصله‌ ما قبل. نام نشست مختومه به اين معناست كه آن نشست از سوي مجمع با تصويب «ختم به» يا «ختم تا» زمان خاص (و اگر تعيين نشده باشد، مكان) ديگري برنامه‌ريزي شده است. اگر يك نشست عادي يا ويژه قادر به تكميل كار خود نباشد، از طريق تصويب يك پيشنهاد اصلي يا فوريتي (هر كدام كه به كاربردني باشند) تعيين زمان نشست مختومه، يا تصويب پيشنهاد اصلي خاتمه تا زمان مشخص (نگا ك:21 و 22) ، يك نشست مختومه براي بعد از همان روز يا براي وقت مناسب ديگري قبل از نشست عادي بعدي از سوي مجمع برنامه‌ريزي و تصويب مي‌شود. در چنين موردي، از نشست مختومه به عنوان «تعويقي از» نشست عادي يا ويژه نيز صحبت مي‌شود. اين استفاده نبايد با عمل خاتمه بخشيدن خلط شود.

وقتي عبارات رايجي مانند «نشست عادي»، «نشست ويژه [يا فوق‌العاده]»، و «نشست سالانه» (زير را بنگريد) در آئين‌نامه‌ها، قواعد يا قطعنامه‌هاي مصوب از سوي يك سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد، كلمه‌ي نشست به معناي اجلاس در مفهوم پارلماني آن‌ فهميده مي‌شود، و در نتيجه تمام نشست‌هاي مختومه را در بر مي‌گيرد.

نشست سالانه

اصطلاح نشست سالانه به دو معنا به كار مي‌رود.
بعضي از انواع انجمن‌ها ممكن است سالي فقط يك نشست كاري با حضور تمام اعضاء برگزار كنند، و مديريت امور سازمان را در اين مدت به يك هيأت مي‌سپارند. در نتيجه، چنين نشستي نشست سالانه‌ انجمن است.
در سازمان‌هاي محلي كه نشست‌هاي كاري عادي در طول سال برگزار مي‌كنند، آئين‌نامه‌ها مي‌توانند مقرر كنند كه يكي از اين نشست‌هاي عادي در يك زمان خاص در طول سال به عنوان نشست سالانه شناخته شود. تنها فرق بين اين نوع نشست سالانه و ديگر نشست‌هاي عادي اين است كه در كنار امور معمولي كه بايد بررسي شوند، گزارش سالانه‌ مسؤلان و كميته‌هاي دائمي، و انتخاب مسؤلان، و هر كار ديگري كه آئين‌نامه براي نشست سالانه در نظر گرفته باشد در دستور هستند.

صورتجلسه‌ نشست‌ عادي قبلي در نشست سالانه قرائت و تصويب مي‌شود، و صورتجلسه‌ نشست سالانه نيز در نشست عادي بعدي قرائت شده و به تصويب مي‌رسد. صورتجلسه‌ يك نشست سالانه نبايد براي اقدام بر اساس آن تا نشست سالانه‌ بعدي بر زمين بماند.

كاري كه قانوناً مستلزم آن است كه در «نشست سالانه» انجام شود، مي‌تواند در هر زمان در جريان برگزاري اجلاس نشت سالانه (وقتي كه طبق دستور باشد) صورت پذيرد، يا، به عبارت ديگر، هم در نشستي كه اصالتاً برگزار شده يا در نشستي كه نشست مختومه است. اگر چنين فقره‌اي از كارها، همانطور كه لازم بوده، عملاً به دست گرفته شده و ثابت شود كه تكميل آن در جريان اجلاس نشست سالانه ممكن يا عملي نيست، در موردي كه تا نشست كاري عادي بعدي كم‌تر از يك فصل زمان فاصله باشد (نگا ك: ص88)، موضوع مي‌تواند براي تكميل به اجلاس عادي بعدي تعويق شود.

اجلاس غيرعلني

اجلاس غيرعلني در استعمال رايج پارلماني آن بايد به معناي هر نشست مجمع مشورتي، يا بخشي از يك نشست گرفته شود كه مسائل مطرح در آن محرمانه است. رويه سازمان‌هايي كه تحت نظام لُژ فعاليت مي‌كنند معادل انجام تمام امور در يك نشست غيرعلني است. در هر انجمن، مسائل انضباطي- به ويژه محاكمه‌ها- بايد به شكل مناسب فقط در نشست‌هاي غيرعلني بررسي شوند. در بيشتر سازمان‌‌ها، به جز آن‌ها كه تحت نظام لُژ عمل مي‌كنند، در عمل يا طبق قاعده، نشست‌ اعضاء به روي مردم باز است؛ اما نشست‌ بوردها و كميته‌ها طبق عرف به صورت اجلاس غيرعلني برگزار مي‌شوند. در مورد اخير، اعضاء سازمان كه عضو كميته يا بورد نيستند، و گاهي افراد غيرعضو، چه بسا براي ارايه‌ي گزارش دعوت مي‌شوند، اما آنان حق حضور ندارند.

پيشنهاد رفتن به اجلاس غيرعلني يك تقاضاي فوري (19) است، و بنا بر اين با رأي اكثريت به تصويب مي‌رسد. فقط اعضا، مدعوان خاص، و كاركنان و كارمنداني كه مجمع يا قواعد آن حضورشان را ضروري تعيين كرده باشد مجاز به باقي ماندن در سالن هستند.

اگر عضوي محرمانه بودن يك نشست غيرعلني را نقض كند مي‌تواند تحت رويه‌ي انضباطي تنبيه شود (61). هر كس ديگري كه مجاز به حضور مي‌شود طبق شرف نبايد آنچه را كه رخ داده است افشاء كند. صورتجلسه‌، يا صورت مذاكرات يك اجلاس غيرعلني بايد فقط در اجلاس غيرعلني قرائت شده و روي آن كار شود، مگر آنچه كه بايد در صورتجلسه بيايد- يعني، اقدام صورت گرفته، متمايز از آنچه كه در مذاكرات بيان شده- محرمانه نيستند، يا محرمانگي آن از سوي مجمع منتفي شده است. وقتي صورتجلسه‌ يك اجلاس غيرعلني بايد براي تصويب در يك اجلاس غيرعلني كه فقط براي همان منظور تشكيل شده بررسي شود، خلاصه‌ صورتجلسه‌ نشست اخير از سوي آن نشست به تصويب مي‌رسد يا تصويب شده تلقي مي‌شود.

اجلاس عمومي

اين نوع نشست برعكس نشست غيرعلني است. بسياري از تشكيلات دولتي يا نيمه دولتي تحت حاكميت قوانين آفتاب اداره مي‌شوند- يعني بايد به روي مردم باز باشند. معمولاً چنين قوانيني براي بخش خصوصي و تشكيلات غيردولتي كاربرد ندارند.
مردم مي‌توانند در نشست‌هاي بسياري از تشكيلات عمومي، مانند بورد‌هاي دانشكده‌ها شركت كنند. همچنين، در برخي از سازمان‌هاي بخش خصوصي مانند شوراي كليساها مريدان مي‌توانند حضور يابند. اين حضار عضو نشست نيستند و معمولاً حق حضور ندارند. بعضي تشكيلات، به ويژه نوع عمومي آن‌ها، افراد غيرعضو را براي بيان ديدگاه‌هايشان دعوت مي‌كنند، اما اين امر تحت كنترل مسؤل جلسه مشروط به قواعد مربوطه‌ي مصوب از سوي آن تشكيلات و در معرض فرجام خواهي از سوي هر عضو صورت مي‌پذيرد. اغلب، طبق قاعده يا عرف، محدويت زماني بر سخنرانان اعمال شده و وارد بودن سخنراني با دقت پيگيري مي‌شود.